教程|別再只把Excel當作畫表格的工具了,這些實用技能你都get了嗎?

2021-02-23 UniCareer

自帶神器屬性的Excel,看似貌不驚人,實則炫酷好用。小白能快速上手,高手可玩出花樣。Excel到底有多好,不在於它本身,而取決於用它的人。有些人一邊撓頭一邊吃力地輸數據的同時,有人已經能用Excel畫畫了。

這是一種什麼感受呢?就是你還在小米加步槍的時候,人家已經分分鐘甩出了重磅核武器!

還在把Excel僅僅當成一個畫表格的工具?圖樣圖森破,看看下面這張圖。


它顯示的是美國紐約曼哈頓的24小時人口活躍圖。

分析公司DarkHorse Analytics 從美國勞工統計處獲得數據,並製作了這張二十四小時會唿吸的地圖,顯示曼哈頓的工作與在宅人口。

利用條件格式與小方塊,地圖便在 Excel 上被視覺化了。每個 GIF 圖的框架就是一張 Excel 的螢幕截圖。

是的,沒有錯,想跟我一樣獻出膝蓋的同學們,讓我看到你們的雙手!

當然啦,也許你並不需要用Excel畫出逆天的圖畫,但如果說職場如戰場的話,Excel絕對是你制勝的核武器,重要性不言而喻。

 

接下來一大波Excel實用技巧來襲,保證讓你分分鐘擺脫原地踏步的基本操作,向表哥表姐之路更進一步!

有時我們拿到一張報表,卻發現裡面有許多沒用的空行,處女座的小夥伴看到了一定會瘋,一行一行刪除又擔心累到手酸……

如何把這些討人厭又沒用的空行一次性都刪除呢?

依次單擊「數據」與「篩選」,在下拉菜單中勾選「空白」選項,篩除所有的空行,再點擊「刪除」按鈕,你會發現,所有的空行都狗帶了!

對了,搞定之後千萬不要忘記再次在「篩選」菜單中取消「自動篩選」哦。


 小編有個做HR的好朋友,有一次辛辛苦苦地做了一個人員信息統計表發給公司同事填寫,結果許多「豬隊友」沒有看清表頭,在日期選項中填寫了姓名,在身份證選項中填寫了手機號碼……結果把好好的一張表搞成了一團亂麻,只能自己含淚加班來調整。

 

遇到這種情況,可以通過限制數據有效性來事先「打好預防針」。

比如說,在某一列中,想要限定只能填寫日期,可以依次點擊「數據」——「數據有效性」(「數據驗證」)——「設置」,在「允許」列表中選擇「日期」,在「數據」列表中選擇「介於」;然後設定日期起始點即可。

設置完後,你會發現如果想要填寫除日期以外的信息,還會收到額外的報錯提醒哦。

雖然Excel以處理數據為主,但我們在看到一坨一坨的數據時,總免不了頭皮發麻,更別提要找尋並分析這些數字背後隱藏的意義了。

 

其實Excel中的「數據條」功能,可以讓原本冰冷的數字變得親切而直觀起來——

 

選中數據,依次點擊「開始」——「條件格式」——「數據條」,這下就一目了然了!


例如,我想在以下數字中用顯著的格式體現出各個國家的GDP情況。

你可以做成這樣:


或這樣:


以及這樣:


在日常工作中,我們常常需要搜索某一類有規律的數據, 精確搜索又太麻煩……

 

別怕!讓通配符來幫你進行模糊查找!

 

在Excel中,「?」可以在搜索目標中代替任何單個字符,「*」可以代替任何多個連續的字符。

比如,我想搜以「A」開頭的單元格,在搜索中輸入「A*」,勾選「單元格匹配」就行了。


下面這張萬能搜索的表格請一定熟記!


下次別再對著數據吭哧吭哧畫圖表了!一個F11讓你見證奇蹟!


柱形圖、折線圖和餅圖,簡直是Excel小白們的三大法寶。但是,Excel中有更多生動豐富的圖表形式,讓你在清晰展示數據的同時,更能玩出花樣,讓老闆眼前一亮。趕緊跟柱形圖和折線圖say goodbye吧!

1. 瀑布圖

麥肯錫顧問公司獨創的圖表類型,升級版的柱狀圖,適合展現數據間的差異性。



2. 樹狀圖


Excel2016版新增的樹狀圖,非常適合展示數據的比例和數據的層次關係,如果你身處某個sales team可以用它來分析銷售成果——例如什麼產品銷量最高、什麼產品利潤最大、哪位員工業績最好……它的直觀和易讀,是其他類型的圖表所無法比擬的。


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