通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。
休息時間儘量別打電話
嚴格地講，晚上10點之後，早上7點之前，沒有什麼特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，最好要先說一句「抱歉，事關緊急，打攪你了! 」
就餐時儘量別打電話
現代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食慾？
節假日儘量別打電話
在現代社會裡，儘量不打擾他人的節假日休息應該成為常識。在工作中遇到緊急情況，應該隨時與有關部門和人員電話聯絡，但也要注意把握分寸。
電話打多長好呢？在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，工作電話通話時間是宜短不宜長，要長話短說，廢話少說，沒話不說，一定要有時間觀念。
正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通後要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，後講次要的事情。
首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重複要點，比如：「陳老師，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。按照我們約定的，我下周一早晨8點到您家樓下，接您過來。」這就是重複要點的方法。
其次，要熟知掛機的順序。不少人以為通話完畢應該由對方先掛斷電話，這雖然是出於禮貌，但從禮儀角度來說，通話完畢應該應該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方職務一樣，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。
當我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向對方問好，說明電話撥錯了。然後要將本單位的電話號碼重複一下，讓對方驗證。
在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，可能是掉線了，也可能是電話沒電了。遇到這種情況，要告訴對方，自己所在的位置可能網絡不好，並請對方指定一個時間，再撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話「啪」地斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候要先道歉，並告知對方斷線原因，請對方理解。
從保密的要求來講， 一個有經驗的工作人員是不應該用手機來傳送重要信息的，尤其是在國際交往中。此外，還要注意遵守安全規範，比如開車的時候不打手機，乘坐飛機時手機要關機，在加油站附近和病房內不使用手機等。
（據「秘書工作」微信公眾號）
總監製/單慶 責編/劉文韜 編輯/武淳 製作/溫婉茹
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