認真對待電子郵件,讓自己顯得更靠譜

2020-12-22 凱恩格斯

本文是Kevinshao的第131篇原創文章

靠譜有各種各樣的定義,在我的心目中,認真對待電子郵件的人很靠譜。

我最佩服的是我的上一任領導。

她真的每一封郵件都會看,還會看得特別細,任何一點小問題都逃不過她的眼睛。

白天很忙,她沒時間處理郵件,但在晚上她一定會處理完,「未讀郵件」在她的郵箱裡從不過夜。

作為公司的最高領導,郵件篇幅不會太長,語言通常很犀利,問的問題很尖銳,表達出的態度很堅決,但無論再什麼情況下,郵件中她都會用「您」來代替「你」,讓每個人都能感受到該有的尊重。

她的郵件思路清楚,文通句順,用詞準確,排版漂亮,確實是值得學習的範本。

三年時間,我也只是學了個皮毛。

01

靠譜的人不會漏過重要郵件。

郵箱可以設置許多規則,比如依照團隊組織、主題議題、客戶、供應商等分門別類的進行歸類,隨你喜歡。每天收到的郵件是很多的,第一時間看到,敏銳的識別和挑揀出重要、緊急的郵件,並作出快速的回覆,這是非常重要的。

總有些同事的郵箱裡有大量的未讀郵件,可能有幾百封甚至幾千封。和這樣的同事交流時會有些吃力,他們說的是已經過世的狀況,似乎還處在上個世紀。

你想,現在的節奏多快,變化越來越頻繁,如果你不能及時看郵件,就很難將內外部的信息串起來獲得最新的進展。在這種情況下,開口閉口都是錯。

如果你問他們:為什麼有這麼多的未讀郵件?答覆可能是「太忙了,沒時間看」。很明顯,這只是一個藉口而已,聽起來更像是一種逃避,展現的是消極的工作狀態。

快速反應,及時反饋,讓自己更靠譜。

收到郵件後,對於能馬上給出明確和正面答案的,最好能快速給出答覆——「秒回」是最佳的處理態度,比如,別人幫忙了,要表達對別人的善意,就單獨回郵件表達謝意,很簡短的一句」Thanks, Bella」。

如果短時間內不能給出答案的郵件,可以主動告知相關人:已經在處理了,並給出預計完成時間。然後,及時(定期或不定期)報告進度,主動溝通事情進展。

這麼做,不是刻意的要顯擺什麼,更不是讓人覺得很閒,只是表現出自己的工作態度,使得和別人的配合更好一些。只要能讓別人感覺更好,自己的感覺也會更好——這是很大的私心吧——我希望我和周圍的人都能感覺良好,在和諧合作的環境下工作比薪水還重要。

如果別人知道你會處理或在處理,在貫徹「用戶思維」方面,你就已經拿到了60分。

即便最後沒法給出別人滿意的答覆,別人也不會有太多的抱怨。

這也很好理解,因為每個人都對自己關注的事情特別上心,如果我們能快速反應,不讓別人等得太久,別人心理上有一種滿足感,自然會覺得你還蠻靠譜。

02

給別人一種專業的印象,給自己一個靠譜的形象。

郵件只發給必要的人。收件人並非多多益善,你希望人人都處理的事情,結果只會是人人都不處理。

抄送給自己的頂頭上司,讓他知道你在做什麼、怎麼做,也給上司隨時能介入的機會,有時會有意想不到的收穫,比如為你答疑解惑、分擔壓力。郵件帶上上司,只有好處沒有壞處,雖然看不看是上司的選擇,裝死也是他的選擇,但出了問題,他是不可以推脫說不知道的——偶爾讓上司擋擋子彈不是很好嗎?

抄送給收件人的頂頭上司,雖然這個上司不一定會看這個郵件,但對於收件人而言,因為有主管在郵件中,可能要賣力的表現表現,從而讓事情向前推進更順利。

這樣做,你讓上司知道你在做什麼,滿足他的掌控權,也給其它同事創造的表現機會。

當事情推進不力時,你也不必當背鍋俠,就把郵件發給收件人的頂頭上司,再將這位主管的主管加在「抄送「名單中。如此逐步往上,讓捲入的層級越來越高,事情搞的大了,離解決就不遠了。

密送,從某種程度而言,是對人的一種不尊重,我從未使用過。

主題簡潔明了,最好加入關鍵字,如分類、項目名稱、客戶名稱、供應商名稱和料號信息等,便於自己檢索,也方便收件的人歸類、歸檔。

郵件正文,如果不是吵架,中當有頭有尾:開頭有稱呼,結尾有落款。

一句話的郵件更容易得到答覆。關於一件事情的專題郵件,獲得及時答覆的可能性會更大。

稱呼之後,開門見山的用序號1、2、3由重要到次要呈述3條左右的主要內容,注重條理性,簡明扼要,用詞力求準確,多說「抽空」、「麻煩」、「敬請」這樣顯得客氣的詞,臨近最後,別忘了說「謝謝」。

具體的數據、論據或其它補充信息,用表格的形式展示或作為附件黏貼,供參考(大部分人根本不需要打開郵件附件的)。

附件一定要註明版本,從草擬到定稿可能有很多的版本,為了讓溝通在同一個層面上,切記要標註不同的版本號。

重點內容可以用粗體或不同的顏色標示,讓他知道你想表達什麼,不浪費收件人找重點的時間。

郵件中的文字(包括表格和附件中的文字),除非是你有意為之,應當選用同樣的字體、字的大小和顏色、文字的底紋也應當統一。

這其實一點也不難,就是在發出郵件之前,用格式刷刷一遍即可,只是很多人都不注重而已。

一封郵件呈現在收件人眼前,應該是賞心悅目,讓人眼前一亮的。

郭德綱說,當年看看誇女演員,說這個演員「色藝雙絕」,為什麼把「色」放在前面,不是每個人進門都能聽得懂黛玉的葬花詞,他得先賞心悅目看你好看,然後才能坐下來。

如果發出的是邋遢的、賣相不好的郵件,發件人很容易被認為是不專業或不靠譜的。

有句話是這麼說的,沒有人有義務,透過你邋遢的外表,發現你金子一般的內心。

03

不隨便發郵件。

第一,可以不回的郵件就不回。這種情況還是很多的,往往是你搞不定的人,如老闆、客戶等,發出的一些無理取鬧的郵件,因為你搞不定他,那就默認吧,解釋沒用——越解釋越錯。

第二,偶爾和人吵架是可以的。

但注意不要經常在郵件中和別人吵,避免留下不好合作的名聲。

在有人欺人太甚就必須反擊,被人潑髒水的時候一定要發出聲音——自然不會有什麼好話。

如果是要吵架,不要單獨和當事人吵,兩個人吵是沒有結果的,每個人都認為自己是對的,不肯讓步、越鬧越兇是可以預見的。

在郵件的收件人或抄送人中多放幾個人在裡面,吵給別人看。像辯論賽一樣,如《奇葩說》,選手自由發揮,交由別人評判即可。

但在郵件中吵架一定要適可而止,最多兩個來回,多的回合就不要了。

第三,情緒太衝動的時候不要發郵件。

前些年,我在北歐的一家大型外資公司裡工作,一位SQM(供應商質量管理)的團隊主管,在一個深夜,給事業部群組裡的500多人發了一封郵件,訴說自己的不幸遭遇。

郵件的收件人是一個群組,有500多人。SQM的團隊主管歷數質量經理的種種不堪,說SQM團隊被質量經理踢出質量部,到了採購部又被採購經理如何如何,事業部老闆在整個過程中表了哪些態、做了那些事、又是怎樣的不作為。

力透紙背,我能從郵件中感受到發件人的委屈、憤懣和不平,當然也不乏主觀臆斷和無端猜測,還夾雜著一些較為惡毒的言辭。

一時之間,這封文採不錯的中英雙語郵件成為熱點,同事們紛紛珍藏。我也列印了一份,滿滿兩頁A4紙。

自然,沒有收到任何人回復這封郵件,他和公司不歡而散。

一封不恰當的郵件,鬧得事情無法收場。

---THE END---

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