很多人都會有一個待辦事項清單，每天不停地堆積要做的事情，既有自己要做的，也有他人分派或請求的；你也可能在管理多個公司項目，在不同的工作軟體上收到大量電子郵件和消息；你還習慣用app來管理時間、健康和財務等等。
這一切都在不斷堆積，劈頭蓋臉而來，讓人感到不知所措。
你如何掌控這一切？當你的關注點太多時，你如何找到焦點與平衡並完成工作？
在這裡，我將介紹一些基本做法和關鍵策略，來使得我們能夠從容面對和處理。
第一步：懂得分類才能分清重點。
拿出一張紙，把今天要做的所有事情列成清單。
根據四象限法，將事情分成重要且緊急，重要不緊急，緊急不重要，不緊急不重要這四類。
在前兩類裡面，挑選出最重要的3-5件事，並進行排序。然後從第一件開始，一件一件地完成。
那些沒有被選上的清單上的事情還有很多，怎麼辦？
清除掉它們，不要做。
在待辦事件的取捨和行動上，我們不妨看看巴菲特和他的私人飛機飛行員 Mike Flint 之間的一個小故事：
Mike Flint 做了巴菲特的私人飛行員十年之久，還曾為美國四任總統開過飛機，但他仍在事業上有著更多追求。有一次，他和巴菲特在探討他的職業生涯目標時，巴菲特讓他去做這麼一件事。
首先，巴菲特讓 Flint 寫下他職業生涯最重要的 25 個目標來。於是，Flint 花了一些時間，把這些目標寫了下來。
然後，巴菲特讓他審視一下這個清單，然後圈出他認為最重要的 5 個。Flint 也照做了。
Flint 現在有了兩個清單。一個是他認為自己職業生涯最重要的 5 個目標，另一個是另外 20 個他也覺得比較重要的事。
巴菲特問 Flint ：你現在知道該怎麼做了麼?
Flint 答：知道了。我現在會馬上開始著手於實現這 5 個目標。至於另外 20 個，並沒有那麼緊急。所以可以放在閒暇的時間去做，然後慢慢把它們實現。
巴菲特聽完後說到：不，Mike，你搞錯了。那些你並沒有圈出來的目標，不是你應該在閒暇時間慢慢完成的事，而是你應該盡全力避免去做的事——你應該像躲避瘟疫一樣躲避它們，不花任何的時間和注意力在它們上面。
我們也一樣，對於每天沒有圈出來的目標和待辦事項，應該像躲避瘟疫一樣躲避它們，不花任何的時間和注意力在它們上面。
第二步：專注於一件事情。
現在，我們已經挑選了一天當中最重要的3-5件事，那麼，當下這一刻，讓我們把注意力只專注於一件事情上。
選擇一件事，併集中精力。可以用番茄工作法，讓自己排除其他一切幹擾，特別是經常性查看郵件和微信的習慣。專注，休息，專注，休息，直至完成眼前這一件事，然後再下一件。
有一個方法叫艾維·李方法：
話說，美國伯利恆鋼鐵公司總裁理查斯·舒瓦普對自己和團隊的低效率十分惱火，他就去找效率專家艾維·李尋求幫助，希望艾維·李告訴他怎麼在短的時間裡完成更多的工作。
艾維·李說：「我有一套至少讓你提高50%效率的方法。你把明天必須要做的最重要的工作羅列下來，按照重要程度編上號碼。最重要的排在首位，依次類推。早上一上班，馬上從第一項工作做起，做完之後再做第二項工作，第三項工作……直到下班為止。
即使你花了一整天的時間才完成了第一項工作，也沒關係。只要它是最重要的工作，就堅持做下去，每一天都要這樣做。你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的同事也這麼做。」舒瓦普堅持使用艾維·李教給他的方法五年後，伯利恆鋼鐵公司從一個不為人知的小鋼鐵廠一躍成為當時最成功的鋼鐵企業之一。
為了感謝艾維·李，舒瓦普支付了25000美金的諮詢費。舒瓦普經常對朋友說：「要事第一，與各種所謂高深複雜的時間管理辦法相比，是我學到的最簡單，最受益的一種。我和整個班子堅持揀最重要的事情先做，這是我的公司多年來最有價值的一筆投資！」
所以，專注於一件事，完成它，再下一件，再專注於一件事上。。。。。。
第三步：用說「不」做減法。
還記得上面的「不要做」列表嗎？對於在你的必做清單之外的事情，對它們說「不」，拒絕承諾，將它們排除在自己的注意力、精力和行動之外。
你習慣對很多小事情說「是」，這就是為什麼您超負荷且成效少的原因。對不重要的事情說「不」，保護你更重要的工作、家人和學習的時間。
第四步：練習正念冥想保持專注。
儘量在一整天的時間裡都要保持「專注」的態度。這意味著你一次只做一件事，要儘可能多地保持專注，同時儘可能少的在不同的任務之切換。
正念冥想已經越來越被很多大機構甚至是高科技公司所關注和引入企業中，因為它被證明是能夠大大提升個人和企業的效能的。
Google在2007年開始於公司內部組織正念領導力（Search In Yourself，簡稱SIY）課程。SIY到2012年為包括美國運通、福特和領英等大企業提供內部正念減壓培訓，其為期兩天的50人研討會收費高達3.5萬美元。
2017年12月份，運動服裝品牌Lululemon策劃了一場線上冥想活動，在Instagram每天早上7點直播冥想課程15分鐘，上萬人跟著。
以正念為概念創業的手機應用程式Headspace至今下載量超過2000萬次，號稱有超過1200萬活躍用戶，估值已經超過2.5億美元。
2018年年初，Google贊助、美國最大正念論壇智慧2.0（Wisdom 2.0）上，超過3000個來自科技界、投資界、藝術界人士齊聚在舊金山市，花325 - 750美元不等的門票參與一個宏大主題的討論：在數字時代正念生活。
正念冥想其實並不複雜，現在也有很多很好的冥想軟體，國外的Headspace，國內的潮汐等等，都是很不錯的軟體，可以跟著學習和冥想。
關鍵是行動起來，並且堅持下去。
通過練習正念冥想，你會發現自己的專注力變得越來越強，專注時間也越來越長。而足夠專注，才能夠讓分清和完成重要事項變得更加簡單。
讓以上四個步驟變成一個閉環，並且良性地循環，不斷地完善和加強。相信你會變得更加從容和更加高效。