從性質上講，個人總結是種介於「公文」與「私文」之間的文體，雖然記錄的是個人的事，卻帶著一絲公文的色彩。從功能上講，個人總結是特定時間段內個人工作和思想狀態的真實反映，記錄著個人成長發展的軌跡。從價值上講，個人總結既是展示能力素質和工作業績的重要載體，也是總結經驗、發現不足的有效途徑。特別是機關工作人員的年度個人工作總結到底該怎麼寫？同大家分享「五要訣」。
一要有內容。年度個人工作總結要客觀真實地反映一年的工作情況。
首先要做到全面收集材料。具體可以按照兩個脈絡進行：一是縱向的時間脈絡，從年初到年底，把你所做的工作梳理一遍，每個月、每個時間段做了什麼，要清清楚楚；二是橫向的職責脈絡，按照你所從事的工作，分門別類、一項一項匯總材料。縱向和橫向兩個脈絡收集的材料匯集到一起，就形成了比較全面的全年工作坐標系，完成了哪些工作一目了然。
其次，內容要「實」，不寫空話、套話。個人總結的內容以具體、有針對性為宜，讓人能夠通過總結了解總結者工作的真實情況，看出其不同於他人之處。切忌把一些大的政策和活動生硬地套在總結裡，隻字不提你具體做了哪些工作，甚至空喊一些口號，把總結寫得很宏觀、很「高大上」，飄飄然不知所云。
比如，你要寫參加學習教育的內容，如果只是泛泛地講參加了學習教育，學習了黨章黨規、系列講話，就太過空泛，應該結合實際，講一講具體學習了哪些內容，必學內容完成得怎麼樣，在此基礎上學了哪些選學內容，取得了哪些成效，參加學習教育有什麼收穫體會等，這樣才能全方位、立體式地反映出學習的實際情況。
二要有邏輯。年度個人工作總結行文有其特定的邏輯，一般應包括幾個方面：年度工作學習的基本情況；取得的成績、積累的經驗；存在的不足和問題；下一步工作打算。這一邏輯比較符合認識事物中「是什麼——為什麼——怎麼辦」的一般規律。在基本情況部分，一般應包含思想政治理論學習、業務工作、遵規守紀情況等內容，與考察幹部「德、能、勤、績、廉」的要求相對應。
要注意這部分內容一般不按照時間順序來羅列，避免寫成拉拉雜雜的流水帳。當然，如果其間有工作調動等特殊情況，可以按照時間轉換、分階段來寫。比如，上半年在一個部門工作，下半年在另一個部門工作，則可分兩個部分來寫工作情況，但在具體階段中，不宜按月記錄。成績和經驗可以獨立成為一部分，也可以分散在各項工作之後。不足和問題、下一步工作考慮則應該分別獨立成為一個部分。這些內容往往在撰寫總結時容易被忽略，卻是一篇好的總結必不可少的部分，體現著總結者對工作的深層次認識和思考。
三要有重點。一篇總結如果平鋪直敘、四平八穩，那麼閱讀者就無法深入把握總結者工作的情況。因此，一定要把工作中的重點、亮點找出來，這些重點、亮點便是寫總結的關鍵點和著力點。一般而言，重點、亮點應從幾個方面去總結：
一是理論學習方面重點學習掌握的內容，其要求的學習內容必然成為相應階段的學習重點，再如中央的新政策、新理念、新方略以及新近制定出臺的黨內法規，這些時效性比較強、影響力比較大的內容往往也都是學習的重點；二是業務方面的重點工作任務，包括所承擔和參加的重點工作、難點工作、有較強創新性的工作、取得明顯成效的工作；三是參加的重要會議、培訓等活動，其中給你帶來較大的收穫和感受的，也都是需要總結的內容。
在總結時，要力求內容翔實、重點突出、不吝筆墨，寫清楚你是怎麼做的、有什麼考慮、取得什麼成效，結論性的東西要有具體事例或數據支撐；要力爭寫出今年與往年的不同，寫出與別人的不同，這樣才能使總結更加厚實，彰顯出特色。
四要有分寸。個人總結是你寫自己，既要避免過分誇大成績的「王婆賣瓜」，也要避免刻意迴避問題的「蜻蜓點水」。講成績要力求實事求是，一就是一，二就是二，取得了多大成績就是多大成績，不要自我包裝、自我吹噓。
這裡要注意的是，在使用「圓滿完成」「成績優異」「名列前茅」「空前絕後」「產生巨大成效」等帶有明顯誇讚含義的詞語時，必須慎重，適當留有餘地，儘量用客觀事實說話，不要自己評價，把話講得太滿，給人不好的印象。在講完成的工作內容時，表意要清楚，哪些是「承擔」的，哪些是「參與」的，哪些是「牽頭」的，哪些是「配合」的，都要分清楚、寫明白。不能把集體完成的工作說成獨立完成的，或者把承擔一部分工作說成是全部工作，造成閱讀者的誤解。比如，參加了一個會議的組織工作，不要寫成「組織了會議」；參加了文件的起草工作，不要寫成「起草了文件」。
講存在的不足和問題，要客觀、到位，堅持問題導向，突出針對性，深入透徹地剖析工作中值得思考總結的內容，不迴避問題，不避重就輕，更不能隨便找一些「大路貨」的問題，浮皮潦草地一筆帶過。事實上，講不足是撰寫總結非常重要的步驟，是閱讀者格外關注的內容，也是總結者通過自我總結取得完善提高的關鍵。如果一篇總結裡只有成績沒有問題，那肯定不是一篇好的總結。
五要有誠意。這是指總結者的態度要坦誠，即使是一篇普通的工作總結，也要寫出真情實感來。總結要做到文通句順、用字用詞準確，沒有錯訛之處，這是重視和認真的體現。更重要的是，要誠實地面對自己，深入地總結工作，讓人從總結中看到思想、看到精神、看到力量，真正把撰寫總結的過程，變成自我認知、自我勉勵的過程，變成真正使自己有所感悟、有所提高的過程，這也是撰寫總結的初衷和價值所在。(陳鑫)