【告別word手動排版編號】全自動論文/實驗報告排版【附全自動模板+使用說明】

2021-01-15 城邊舊苑

本文為教程的第一部分，主要內容為以樣式為基礎對文章進行排版以及自動編號，並可支持全自動批量自動修改格式，極大程度方便後期的修改操作。

更多後續教程請點擊上方連結關注「城邊舊苑」公眾號查看後期更新——使用文檔部件插入複雜內容，設置智能化的頁眉頁腳，自定義格式的全自動目錄，word的便捷操作等內容。

看完所有教程可能需要一兩個小時，但將文中的內容應用到實際的使用中能省下的時間遠不止這個數，還能提升排版的精美度、精確度以及幸福感。

文中包含大量細節操作，除了設置方式之外還有一些處理錯誤的方式以及操作邏輯上的誤區，使自動化程度在不使用VBA的情況下達到最大。

還在一個一個手動給標題加編號？結構發生變化之後所有的編號都要手動完成？中間加了個標題，後面的標題都要手動改一遍？

還在用格式刷，或者乾脆直接手動調整？

還在用空格和回車調整段落的格式？千辛萬苦調整好的格式，一調整字號又白費了？

想要把圖片、表格和它們的說明放到同一頁，於是一遍又一遍手動調整空行數量？

論文/報告寫到了一半，突然發現格式不對，要一個一個手動改？

想要加個目錄，還要人工核對標題和頁碼？

千辛萬苦加完了目錄，發現又需要在中間加點東西，所以目錄又需要重新核對？

頁眉想要和頁面的標題聯動，可是只能手動一個個添加？

在文檔中間插入一個公式之後還要手動對齊公式和編號？

公式、表格、圖片的編號要自己手動核對順序，一旦順序發生了變化，編號和對編號的引用都要重新調整？

這些操作是不是花費了你大量的時間？關鍵的是，花了那麼多時間還做不好？

其實，這些工作都不需要你來做，word可以按照你的要求，幫你自動，無差錯，完美地完成！即使你中途變更需求，word也能馬上把你的需求完美的應用到文檔中。

word並不複雜，只要克服了開始的一些小困難，你將體驗到全自動的模板給你帶來的快感。

學習word看似會花一些時間，可是你將永遠擺脫繁重的排版、數字校對工作，一勞永逸，何樂而不為？

畢竟那麼貴的office套件中的重要組成部分怎麼可能只有那麼點功能呢。

基於樣式排版，我們可以快速無誤的修改所有元素的文字格式。

在樣式中的【正文樣式】上右鍵，【選擇所有實例】，即可把所有的正文內容選中，同時所有的非正文內容都沒有被選中

在【正文樣式】上右鍵修改樣式，將字體改小之後，可以發現所有文字都被修改

所有的內容被快無誤地修改。對於其他的任何一個樣式，都可以使用這樣的操作對所有的內容批量進行修改。

公示的編號如上圖所示，此時公示的編號按順序排列

我們刪除其中的一些公式，公示的編號沒有發生改變，公示的編號看似發生了混亂。

全選，按【F9】更新域，可見所有的編號都自動重新排列，同時公式下方對於公示的引用也同時發生了變化，和公式同步。

我們通過撤銷【ctrl+Z】和重做【ctrl+Y】操作來對比，無論是編號還是對於編號的引用都正確無誤地快速更新完畢。

如果是手工排版的公式，修改了公式的字體之後，會因為空格等內容大小的變化造成公式排版混亂。自動化排版就沒有這樣的困擾。

如上圖所示，公式的字體被大幅度修改之後，結構沒有任何變化，依然是標準的形式。

排版的時候，在頁面的邊界我們不希望標題和下面的正文分處兩頁，而是希望它們始終保持在一頁中顯示。可是如果手工調整，會對全文的結構造成影響，非常麻煩。使用自動排版，word也可為我們解決該問題。

上圖中可看到標題和下面的正文始終處於同一頁，該工作由word自動完成。

和上面的標題和正文同頁累死，排版的時候哦我們還會有將圖片、圖片的題注，表格、表格的題注，以及圖表前的說明文字保持在同一頁的需求。

同樣，word也可以自動實現這樣的需求。

在上圖中，無論排版如何變化，示例圖片前的說明文字、圖片以及圖片下面的題注都是在同一頁。

表格也一樣，上圖中表格的題注始終和表格保持在同一頁，同時表格的表頭在跨頁的時候自動重複。

還在手工插入公式，對齊，加編號？不需要，我們可以快速插入格式標準且統一的公式

上圖中，使用文檔部件功能快速插入了多個我定義好的保存在文檔部件中的公式，公式的格式標準統一，並且全自動編號，不需要人工進行任何幹預，我們只需要輸入公式中的內容即可。

插入圖片的時候還在用滑鼠一個個點？圖片的題注還需要手工輸入？我們可以以非常快的速度完成這個過程。

上圖中，先將插入圖片的位置設置為居中圖片樣式，然後通過快捷鍵操作方式快速調出圖片插入界面，在文件名中輸入文件名前面的部分內容，系統自動找出所有符合條件的文件，然後按下方向鍵直接選擇文件即可，無需用滑鼠找選項卡以及插入的目標。

插入圖片之後，從文檔部件中直接插入圖片題注，即可插入自動編號且格式標準的圖片題注。

當設置多級標題的時候，你是否還在為編號操心？這個也交給word來完成吧。

上圖中，當新增一個標題之後，後續的所有標題編號全部自動發生了變化。

表格和表頭的樣式不同，修改的時候一個個改很費勁？基於樣式也可以一次完成。

設置好表格和表頭樣式，想要修改的時候只需要修改樣式，即可分別對表頭和表格內容進行修改，迅速且不會影響其他內容。

輸入特殊符號的時候費時費力？word的自動更正功能讓你快速輸入數學符號

上圖中，通過自動更正直接輸入了特殊符號，無需再去一個一個找或者複製。

公式編輯器中的分數、上下標等每輸入一次都要去點圖標？同樣不需要

上圖中輸入上下標完全沒通過滑鼠操作，只通過快捷鍵和鍵盤選擇。當輸入的內容比較多的時候，使用快捷鍵可以大幅度提升輸入效率。

需要變更文字的樣式時，不需要去上面找，只要設置好合適的快捷鍵，即可實現手不離開鍵盤，快速變更樣式。

如上圖所示，通過快捷鍵可以快速改變樣式，在正文中輸入標題之後，只需要用快捷鍵調整到標題樣式即可，不需要再查找樣式。

本文以製作報告/實驗論文模板為目的，展示了製作一個全自動的word模板的全過程，以此過程為基礎，展示了全自動的排版思維，並附帶一些word使用過程中的小技巧。如果你能堅持看完，一定會對你之後用word使用有很大的幫助。

如果你看完了本教程，發現word居然是一個功能如此強大的軟體，你也可以上網搜索教程繼續進行學習，不要局限在這一篇文章裡。

關注本公眾號（城邊舊苑），後臺回復關鍵字「word模板」（不包含雙引號），你將獲得本文中製作並使用的全自動模板（模板內附帶使用說明），以及部分大學的全自動畢業論文模板。如果發現沒有你想要的模板，可以後臺聯繫我（請給出論文詳細格式要求），我會進行更新。當然也歡迎發過來製作好的論文模板，我也會放到後臺並附上作者的信息。

推薦在製作好的模板基礎之上，結合教程的內容，按照自己的要求對模板進行修改，省時高效。而且以後你遇到任何一個給定格式的模板，都可以自己製作/修改出一個全自動的模板來使用。一旦模板出現了問題也可以自行解決。

本模板可用於論文、報告等寫作，按照一定的操作規範，使用者只需要關注內容，所有的排版工作全部由word自動完成，無需耗費精力在統一格式、編號、引用、控制頁面分布等工作上。具體特點如下：

自動生成所有編號，且任意編號發生變化時，所有與之相關的編號均可自動變化；

可使用大綱視圖導航輔助操作，隨時在大綱視圖進行文檔內的跳轉，減少用於搜尋文檔內容的時間；

使用樣式對文檔的元素進行管理，修改格式（比如字體、字號）時只需要修改樣式，所有屬於該樣式的文字即可自動更新；

常用樣式可採用快捷鍵操作，無需反覆搜索樣式內容；

自動生成目錄，目錄直接和標題相關，自動標註頁碼，內容發生變化時，選擇更新目錄即可將目錄內容與文章同步；

快速插入帶編號的公式，公式可以自動編號，編號通過交叉引用在正文中顯示之後，公式編號發生變化時，正文中的公式引用也可自動更新；

想要處於同一頁的元素始終處於同一頁，無需反覆調整頁面末端與下一頁的內容的排版

頁眉等內容可以自動和標題聯動，同步頁面內容。

可自動控制輸入內容是某一樣式的後續樣式（比如輸入完二級標題之後回車，下一段內容是正文還是二級標題還是三級標題）

模板內附有快捷鍵、特殊樣式說明等內容。

本文使用的word版本為2013。其他版本word也可參考使用。

首先，確定自己的模板文件要保存在哪裡。

然後在word中找到【選項】

打開選項，在【保存-默認個人模板位置】中，把模板的保存位置填進去，確定

以後新建文件的時候，就可以在上圖所示的【個人】選項中找到保存的dotx格式的模板了。

除此之外，也可直接雙擊dotx文件使用模板。雙擊的時候默認以模板為基礎新建一個文件，而不是打開模板。想要修改模板，請右鍵單擊模板，選擇【打開】然後進行修改。

「樣式」是word使用中基礎中的基礎。想要用word進行全自動的排版操作，請記住一個原則：

所有的文字都有對應的樣式，【絕不】通過手動調整格式，包括但不限於手動調整字體、字號、段落間距、行間距、編號、對齊方式（只有顏色是可以手動設置的，因為樣式中沒有和顏色相關的選項）等所有元素（為了使用效果而刻意添加的空行等除外）。這些元素在樣式中均有對應的功能與之一一對應，只要設置一次，無論有多少內容，word都可以自動進行管理，一旦需要改動，所有的內容都可以自動進行修改、更新，一勞永逸。

比如：段落前的空格通過設置【首行縮進】解決；段落前後的空白通過設置【段前距】【段後距】來調整等。

同時，樣式不能錯亂。比如正文的樣式應用與正文，公式的樣式應用於公式，即使插入空行作為文章的間隔，空行的樣式也不能馬虎（一般將空行設置成和正文相同的樣式）。看完了全文之後結合實際操作，很容易明白為什麼要這麼做。

所有的內容都用樣式操作，看起來很麻煩，不過一篇文檔中的元素種類一般不會超過30種，常用的樣式也就10種左右，對每一種都設計一種樣式，保存為模板之後還可以重複使用，不但工作量不大，在後續的使用過程中還可以節省大量的時間，絕對是一個穩賺不賠的買賣。

如上圖所示，在開始選項卡中，那長長的一條就是word的樣式，

選中一段文字，點擊樣式中的某一種樣式，或者按下對應樣式的快捷鍵，就可以將樣式應用到段落中。

根據不同的文檔元素的性質，樣式分為正文、標題、表格表頭、公式、表格題注、公式題注、圖片等幾類。每一類內容為了實現全自動的排版，都應該有專門的樣式與之對應。

因此在寫作的時候，一定要清楚【每一部分應該用哪一種樣式】。每開啟一段新內容，最好用樣式的快捷鍵設置一下該段落的樣式，這樣可以保證在之後的排版工作中使文章井井有條。

當我們點擊樣式最右邊的倒三角時，便會彈出圖中所示的創建樣式對話框。

點擊創建樣式，彈出如圖所示的對話框，我們可以在這裡修改樣式的名稱，然後點擊確定按鈕將樣式添加到樣式庫中。也可以點擊修改按鈕進行進一步的修改。

隨後我們可以看到樣式的詳細信息對話框。屬性部分內容解釋如下：

樣式類型：樣式類型分為「連結到段落和字符」「字符」「段落」等類型。如果選擇的是段落，那麼樣式只可以應用到段落上，同時可以使樣式具有段落的居中、左對齊、右對齊等屬性；如果選擇的是字符，那麼樣式可以應用到獨立的文字上（包括段落中的文字），相應的，不具有段落的對齊等屬性，對於一個段落應用該樣式也不會影響該段落的對齊方式。

樣式基準：樣式基準設置的是哪個樣式，就意味著你要在哪一個樣式的基礎上創建樣式。同時新樣式沒有修改過的屬性和基準樣式相同，基準樣式發生變化，新樣式也會發生變化。設計這個的時候需要根據自己的實際需求，新的樣式是否需要保留原樣式的特點並隨著原樣式的變化而變化。需要則設置基準樣式，不需要則可以設置為無基準樣式，或者將基礎樣式設置為正文。

後續段落樣式：顧名思義，在該樣式的段落輸入完畢之後按回車，下一個段落的樣式。比如：你希望輸入完正文之後繼續輸入正文，則可以講正文的後續樣式設置為正文；如果你希望輸入完某種標題之後直接輸入正文，也只需要將該樣式的後續樣式設置為正文即可。

該部分為樣式的格式，可以在該部分設置字體、字號、加粗、斜體、下劃線、對齊方式等內容。西文和中文的字體可以單獨設置。

點擊下方的【格式】選項卡，會有更多詳細的高級設置選項，可以在這些選項中對樣式進行進一步的詳細設計。想要更好的設計樣式，這一部分的內容往往是不可或缺的。

以設計一級標題為例子。首先名稱我們起名為一級標題。樣式類型設計為【連結段落和字符】，當然設成段落也是可以的，但因為涉及到對齊等原因，所以不能設置成字符格式。我不希望它和其他的樣式發生關聯，所以講樣式基準設計為【無樣式】。我在設計這個樣式的時候，還沒有設計我需要的正文自定義樣式，所以暫時將後續段落樣式設置為【一級標題】，這一點等後續樣式設計完畢的時候再進行修改。

字體為黑體，字號小三，加粗，左對齊。

選擇【格式-段落】，進入到段落設計界面。這裡將該部分的【大綱級別】設置為1級。大綱級別和自動生成目錄以及導航視圖的使用相關，一定要設置好。間距中的【段前】【段後】【行距】可以按照自己的需求進行設置，當【需要對段落的間隔進行調整的時候】，一定要來這裡進行設置，不要再用空格和回車調整格式了。

我們可能會需要自動編號，不過我們不需要用這裡的自動編號，並不好用。不做設置，或者設置為無即可。

同理，我們來製作二級標題。一般來說一級標題和二級標題相差的還是比較大的，所以不建議二級標題和一級標題的樣式發生關聯，所以也將二級標題的基準樣式設計為無樣式。

設計完了二級標題，我們可以將一級標題的後續段落樣式設計為二級標題了。不過後來我想了一下，開始創建樣式的時候從正文樣式-三級標題-二級標題-一級標題這樣的順序來製作可能更好一些。好在不會有太大的影響。

這裡講一下【快捷鍵】的設置。雖說常用的樣式不多，但是每一次應用樣式的時候都要在樣式庫中找一遍也是很費勁的事情，因此對常用的樣式設置快捷鍵可以大幅提升設置樣式的效率以及辦公的幸福感。點擊【格式-快捷鍵】選項卡，進入如圖所示界面，在【請按新快捷鍵】中按下想要設置的快捷鍵，點擊【指定】，並選擇【將更改保存在】哪一個模板中。此時你可能會發現自己只有Normal.dotm一個模板。

不要擔心，將當前文件另存為模板，在保存類型中選擇【Word模板(.dotx)】即可將該文件保存為模板。

然後我們就可以把設置好的樣式快捷鍵保存在自定義的模板中了。

這裡強調一下，非常不建議使用上圖中這一部分的編輯區域，所有的操作請都在樣式中完成。顏色除外。

下面，使用多級列表實現標題的自動編號。同樣是在開始選項卡中，點擊如圖所示的多級列表選項（注意它的左邊還有一個長得很像的編號，不要選那個），點擊定義新的多級列表。

【輸入編號的格式】中可以設置編號的格式。比如可以再【1】的左右加上「第」「章」，之後，自動編號就可實現「第1章」「第2章」的效果。

點擊【更多】，和具體的樣式進行關聯。

在【將級別連結到樣式】中選擇需要對應的樣式，分別將1,2,3,4,5級編號連結到一級標題、二級標題、三級標題、四級標題、五級標題（一般來說標題三級足夠了，這裡多設置一些以防萬一）。

【此級別的編號樣式】可以設置編號顯示的數字，比如羅馬數字、阿拉伯數字、中文漢字等。

按照該方式設置完所有的標題之後，可以在預覽框中看到具體的效果。

可以在這裡調整細節，比如【對齊位置】【文本縮進位置】等，位置的單位除了釐米之外，還可以使用【字符】為單位，手動輸入【xx字符】即可，比如【2字符】等。推薦輸入字符數量進行對齊。

可以在這裡添加其它的字，比如圖中所示的【第1章】，兩個漢字就是手動添加的，之後的自動編號都會帶有【第1章】【第2章】的效果。

點擊【更多】，和具體的樣式進行關聯。

【此級別的編號樣式】可以設置編號顯示的數字，比如羅馬數字、阿拉伯數字、中文漢字等。

按照該方式設置完所有的標題之後，可以在預覽框中看到具體的效果。

可以在這裡調整細節，比如【對齊位置】【文本縮進位置】等，位置的單位除了釐米之外，還可以使用【字符】為單位，手動輸入【xx字符即可】比如【2字符】等。推薦輸入字符數量進行對齊。

可以在這裡添加其它的字，比如圖中所示的【第1章】，兩個漢字就是手動添加的，之後的自動編號都會帶有【第1章】【第2章】的效果。

設置完之後，讓我們初步測試一下效果。圖中的內容除了文字之外，所有和排版相關的部分全部由word自動完成。自動排版到這裡已經初見雛形。

有時我們可能會需要臨時在正文內進行一些獨立的編號。這裡我們也可以採用多級編號來實現。之前設計的多級編號一直到5級，一般的文檔結構是不會到這麼多的，所以可以將6級作為文檔內的編號。在輸入編號的格式中，將【輸入編號的格式】中前面多餘的編號都去掉，只保留最後的一個編號。調整【對齊位置】和【文本縮進位置】（推薦使用輸入【2字符】等輸入字符數量的方式進行調整，以方便和正文樣式統一），【將級別連結到樣式】中，連結到一個新建的【正文內編號】樣式，該樣式的【基準樣式】為【正文樣式】並不進行任何修改。【要在庫中顯示的級別】可以修改也可以不修改，我沒測試出有什麼差別。