文件太多找不到咋整?用excel製作文件管理器,所有版本皆可使用

2020-12-03 Excel從零到一

Hello，大家好，之前跟大家分享了使用excel中的power query功能製作一個文件管理器，但是很多分析反應自己的excel版本不夠高，無法使用，今天就跟大家分享如何使用宏表函數製作文件管理器，他也是可以實現文件刷新的，這個的操作也不難，下面就讓我們來看下他是如何設置的

一、什麼是宏表函數以及FILES函數

宏表函數是早期低版本excel的產物，它是vba的前身，現在已經被vba完全取代了，但是我們仍然可以使用它，只不過需要通過定義名稱來使用。我們只做文件管理器需要用到FILES這個宏表函數

FILES函數：返回指定目錄下的文件名

第一參數：path，文件路徑

他僅僅只有這一個參數，在函數的參數中我們可以使用通配符，excel中的通配符有兩個

？:問號代表任意單個字符

*：星號代表任意多個字符

二、定義名稱

想要使用宏表函數我們就必須要定義名稱，所以第一步就需要定義名稱，首先我們先複製文件路徑，然後我們點擊定義名稱，將名稱設置為：ww（這個可以自行設置），然後在引用位置中輸入函數：=FILES("F:\文件\*.*")&T(RAND())點擊確定

簡單的跟大家介紹下這個函數，在這裡我們定義的函數分為兩個部分

第一步：FILES("F:\文件\*.*")，這個宏表函數的作用是獲取文件的路徑，在這裡後面的星點星，是通配符，前面的一個星代表文件名稱，後面的星代表文件的擴展名

第二步：T(RAND())，這個函數的作用是使宏表函數能夠自動的刷新數據，因為宏表函數本質上也是vba，vba是無法刷新數據的，我們使用重新再運行一次

三、製作文件管理器

緊接著我們在文件路徑中輸入函數; =IFERROR("F:\文件\"&INDEX(ww,ROW(A1)),"")來獲取文件路徑

在文件名中輸入函數：=IFERROR(INDEX(ww,ROW(A1)),"")，來獲取文件名

在超連結中輸入函數：=HYPERLINK(A2,B2)，來製作一個自動跳轉的超連結

簡單的跟大家介紹下函數，獲取文件路徑的函數他可以分為三個部分

第一部分就是文件夾路徑："F:\文件\"，在這裡我們使用連接符號將它與文件名字連接在一起

第二部分獲取文件名稱：INDEX(ww,ROW(A1))，在這裡我們使用index函數獲取文件名稱，將第一參數設置為剛才定義的名稱，將第二參數設置為ROW(A1)，這樣的話當我們向下拖動函數的時候就會獲得一個123456…的序列，來保證我們提取到每個工作表名恆

第三部分：使用IFERROR函數來屏蔽錯誤值，因為在這裡我們使用的是函數來獲取的文件名稱，所以我們需要向下多拉一些公式，才能保證添加文件後能自動獲取文件，比如，文件有10個，儘量拉20個公式，讓公式的數量大於文件個數即可

四、注意事項

因為是使用宏表函數來獲取的文件路徑，所以我們需要將文件的格式另存為xlsm格式，也就是可以保存vba代碼的格式。當我們香文件夾中添加新的文件的時候，需要雙擊文件路徑已經文件名這兩列來刷新數據

以上就是我們使用宏表函數來製作文件管理器的方法，使用這種方法無視excel版本，全部都可以使用

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