原創 鼓小助 鼓樓法院
守正創新 優化管理
譜寫檔案管理工作新篇章
2020年10月23日，全省司法政務培訓會上，鼓樓法院作為唯一的基層法院代表，就檔案管理工作在大會上作交流發言。
南京鼓樓法院是兩院合併的新法院，歷任院領導均非常重視檔案管理工作，院黨組未雨綢繆、超前規劃，將新大樓第五層樓作為檔案管理中心使用，為檔案人員開展工作提供良好的工作環境，為各類檔案存放提供良好的條件，為人民群眾提供最好的檔案利用硬體條件和優質服務。
近年來，鼓樓法院以訴訟檔案管理為抓手，在檔案工作的規範化、制度化、信息化、特色化上下功夫，狠抓歸檔工作質量和效率，開拓進取，紮實工作，不斷提升檔案管理和運用水平。
1
抓好規範化，夯實基礎
抓好訴訟檔案規範化是保證檔案管理質量的基礎，是實現檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此我們在規範化上著重把好「三關」：
01
把好「收集關」，基礎材料規範化
嚴格樹立「對歷史負責」的高度責任感，嚴格按照法律、法規及上級的要求，認真細緻、準確完整、按時保質地要求各業務庭收集能夠準確反映整個訴訟活動全過程的材料，從根本上提高檔案質量。
02
抓好「整理關」，科學立卷規範化
日常注重對業務庭歸檔工作的督查和指導，出臺了《訴訟檔案歸檔工作管理細則》等系列規定，增強可操作性。通過定期培訓，加強溝通與交流，及時解決書記員歸檔過程中遇到的問題，齊心協力抓好歸檔管理。
03
強化「考核關」，促進檔案規範化
對各業務庭案件生效後的卷宗進行「全覆蓋」管理，將法官和書記員應歸檔、已歸檔、逾期歸檔、歸檔質量列表統計，每月通報，納入院內考核，書記員已基本養成了案件隨結隨歸的好習慣。由此，我院推出了「免檢書記員」品牌，對歸檔免檢的書記員予以通報表揚和獎勵，激發了書記員工作積極性。
2
落實制度化，持之以恆
認真落實檔案管理工作的各項制度，以制度管人管事，確保檔案管理工作穩步推進、有效落實。因此我們著重從三個方面抓好落實：
01
組織落實
一是建立了完整的檔案管理網絡，明確了分管院長、辦公室主任以及專、兼職檔案人員的崗位職責。
二是優化檔案室內部分工，設立A、B崗，採用輪崗和「老帶新」的方式對檔案員進行全面培養。
三是專事由專人負責，每個流程都有登記和反饋臺帳，分工明確，職責清楚，確保檔案各項工作順利進行。
四是特事特辦不拖延，如今年受疫情影響，檔案室加班加點一個多月，確保了5月份前提檔的約1.5萬卷訴訟卷宗順利入庫。
五是每月在辦公室工作例會上匯報庭室歸檔情況以及工作中遇到的問題，層層抓落實，及時解決問題，確保檔案工作能夠順利推進。
02
不斷完善
隨著全流程無紙化試點工作的推進，原有的制度規定已不能完全適應新形勢的需要，因此，及時出臺了以《關於加強電子卷宗全流程無紙化試點工作實施方案（試行）》為核心，與《紙質訴訟檔案管理暫行辦法》、《電子訴訟檔案管理暫行辦法》、《紙質卷宗材料保管及借閱暫行辦法》、《訴訟材料同步掃描及流轉工作規程（試行）》等四個文件為配套的「1＋4」制度規定，完善了工作銜接要求，制度先行，確保試點工作無縫對接。
03
長效管理
牢固樹立長效管理的科學發展理念，院裡每年的崗位目標考核中均將檔案管理工作納入考核，進一步明確院庭長職責分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作常態化，使歸檔驗收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規範的落實，確保檔案管理工作長效有序地發展。
3
依託信息化，能動發展
檔案信息化建設是拓寬檔案服務利用外延，提高檔案服務效能的重要手段。目前主要有提高服務效能的三個「亮點」：
01
實現「一站式」服務，方便群眾調閱
在實現檔案管理數位化的基礎上，我院將查閱檔案窗口向前延伸至一樓訴服中心，建立「快速調檔綠色通道」，使當事人在可以最快速度、最便捷方式辦妥調檔事宜。
02
開展「三級共享平臺」試點，積極推廣檔案利用新功能
今年3月，我院作為試點單位不斷與技術公司磨合，積極主動宣傳，目前已成功實現異地調檔87次，為當事人和辦案單位節約了大量的人力、物力，受到一致好評。
03
推進全流程無紙化試點，工作成效明顯
今年4月起，全院的民商事、執行案件材料全部集中掃描、集中保管和一鍵歸檔，實行網上全流程管理，紙質卷宗不再流轉。
一是在審判（執行）信息系統與檔案系統之間加掛檔案加工系統，打通系統之間的功能銜接，圍繞各系統功能，設計各部門各環節流程運行要求，明確鼓樓法院與服務外包公司之間任務分工與工作職責。
二是製作流程示意圖，分批組織對書記員、外包公司工作人員開展業務培訓。
三是由外包公司統計各業務庭一鍵歸檔試點數據，納入辦公室每月定期通報中。目前每月從中間庫歸檔500件，共有3000件歸檔，歸檔質量有保證，效率也有所提高。
檔案是對歷史負責、為現實服務、替未來著想，每一份檔案都凝聚著法院人的心血，是值得珍藏的寶貴財富。
作為基層法院的「檔案擺渡人」，我們將會繼續加強檔案工作長效管理，在檔案管理信息化運用上積極創新，加快檔案管理現代化步伐，深層次開發利用檔案信息資源，推動鼓樓法院檔案工作在服務社會中發揮更大效用。
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原標題：《守正創新，優化管理，譜寫檔案管理工作新篇章》
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