RPA:是時候讓溝通過程自動化了

2021-01-11 CTI論壇

　　機器人過程自動化提供了顯著改善以通信為中心的功能的潛力，而不僅僅是在聯絡中心內部

　　CTI論壇(ctiforum.com) （編譯/老秦）: 大多數No Jitter的讀者對企業內部通信的效率、有效性、價值和成本負有一定的責任。

　　簡單地說，這一責任要求把重點放在設備、軟體和網絡上，以及為用戶操作和維護這些系統的員工。這些指標通常很簡單：可靠性和成本。以這種方式進行運營是很好的，但在當今強大的基於雲的軟體的世界中，似乎不太理想。

　　然而，企業通信的更大價值在於工資總成本、運行時間和工作流程的質量，所有這些都會對收入和利潤產生影響。這意味著我們有機會對工作進行不同的思考，我們的職責包括提高在線會議的效率，確保提供高質量的音頻、視頻和分享體驗。我們可以考慮簡化工作流和業務流程，尤其是那些依賴於兩人或兩人以上的語音、視頻或文本通信才能成功完成的工作流和業務流程。我們可以考慮儘量減少溝通中導致大量返工和負面影響客戶滿意度的錯誤。

　　雖然這種想法似乎把我們帶到了企業通信章程之外，但認識到在會議期間進行一對一或小組交流通常是一個過程中的一個步驟，這一點很重要，甚至很明顯。如果我們能夠推薦更好的方法來傳輸、共享或檢索信息，那麼我們應該能夠提高企業效率和服務級別，即使這樣可以減少打電話或開會的次數。

　　我們中的一些人在設計高效的聯絡中心流程方面有經驗。當然，這種經驗可以擴展到組織的其他部分。然而，我們所有人都有機會將這種批判性思維和創新應用於任何以溝通為中心的活動中，為我們的組織內的人員和職能部門服務。

　　實現這一價值的一種方法是將過程自動化應用於通信步驟。同樣，我們已經在聯絡中心和IVR系統中完成了這項工作。現在我們可以在整個組織中提高溝通效率。

　　其中的一個關鍵工具是Robotic Process Automation（RPA），它使簡化業務流程成為可能。RPA有助於找出業務流程中用於執行重複任務的時間，將信息從一個應用程式系統傳遞到另一個應用程式系統，或通過通信工具尋找特定任務或創造性活動所需的專業知識或信息。

　　這三個例子中的每一個，也許還有組織中更多的例子，都具有可預測的重複性、時間密集性和可能的錯誤傾向。RPA工具可以在每種工具中產生顯著的改進。通過將特定的工作流、流程步驟或信息訪問組織為編程步驟，員工只需激活自動化流程並驗證結果。換句話說，員工現在能夠管理機器人，而不是成為機器人。

　　您通常可以在現有的自動化系統之間找到自動化的機會。例如，銷售人員可能需要在CRM中對定價或交貨進行調整，因為系統不支持客戶的需求。滿足客戶可能會觸發一系列容易出錯且耗時的通信步驟。或者，產品營銷經理可能需要更新數百個甚至數千個SKU的產品描述或Web URL。將信息輸入到適當的作業系統中，並在整個供應鏈中和銷售和服務部門傳達更改是一個耗時的手動過程，很可能會充滿錯誤。

　　換句話說，尋找自動化機會的一個地方是系統之間的空間，而不是為特定功能區域設計的主要系統。RPA的三個特點使其成為此類改進的理想選擇：

無代碼/低代碼--雖然您必須理解工作流程的邏輯，就像聯絡中心或IVR流程所必需的一樣，您不需要學習程式語言。我所使用的RPA工具基本上提供了類似的功能模塊，您可以組裝這些模塊來執行100%的重複任務。無需訪問API或後端系統--大多數RPA進程都在用戶界面上工作，無論是網頁還是桌面屏幕。RPA可以在用戶的計算設備上使用數據，例如Excel工作表。因此，RPA可以與幾乎任何企業軟體系統集成，無論是最新的網站還是最成熟的大型機環境。一旦創建了RPA進程，用戶只需調用它，指向適當的數據，並根據需要提供登錄密碼。獲取最佳實踐並整合重要的企業知識--使用RPA自動化以溝通為中心的流程，減少了對新進入某個職能領域或團隊的員工的培訓時間，並減少甚至消除了學習曲線錯誤的風險。在這一時期，由於大流行保護和遠程工作，世界各地的企業勞動力發生了重大變化，在充滿活力的勞動力中提高質量的潛力似乎至關重要。

　　如果您決定使用RPA來改善企業中的通信流，那麼您很可能會找到一個滿足您需要的工具。有關示例，請參見Gartner在其RPA魔力象限圖中報告的供應商，該魔力象限於7月發布。其中一些名字，比如Pegasystems和NICE，在聯絡中心領域會很熟悉。其他的，如UiPath、Automation Anywhere、Blue Prism和WorkFusion（都在領導者象限中）在企業通信中並不那麼明顯，但是如果您參與通信流程改進，您可能會發現它們的功能很有用。

　　微軟最近收購了我最喜歡的RPA工具WinAutomation，並迅速而徹底地將該軟體集成到Power Automation套件中。現在，作為微軟365的一部分，我可以獲得一個經濟的每月許可證，而不是花大筆的前期購買資金。此外，雖然WinAutomation提供了出色的客戶服務，但微軟似乎已經將其提升了一個檔次，推出了每月的時事通訊、在線教育和30天的試用期。

　　總之，任何企業的以通信為中心的功能在勞動力、時間、錯誤和客戶滿意度方面都代表著巨大的成本和風險。我們現在有了一套新的RPA形式的工具，在這些以通信為中心的功能方面有著顯著的改進潛力。RPA似乎值得任何企業通信領導人認真對待。

　　聲明:版權所有 非合作媒體謝絕轉載

　　作者：Marty Parker

　　原文網址：

　　https://www.nojitter.com/ai-automation/rpa-time-automate-communication-processes-value

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