Excel教程：智能考勤表-MM你再也不用加班了

如果考勤機沒那麼智能需要手工輔助統計，如果公司還沒有使用考勤機，製作當月的考勤表是一個複雜而又冗長的過程。因此如何在有限的時間內提高工作效率完成每月的考勤統計，這對人事部的MM來說是一件大事。

要提高效率就必須有一張比較好的考勤表。這張考勤表至少要具備以下幾點：

• 簡化輸入考勤項目

• 醒目顯示周末數據

• 能自動匯總數據

今天老菜鳥教你製作一份智能考勤表，同時具備以上三點，快來看看吧！

在動手製作之前，先來看看最終的效果展示：

在演示中，可以發現以下幾點：

• 標題輸入非常簡單，只需要輸入一個月份數字；

• 當月天數會自動變化，日期會根據月份自動調整顯示，同時周六周日會自動變色；

• 考勤數據使用下拉菜單完成輸入，同時有提示信息；

• 表格右側有考勤結果統計區，根據填寫內容自動產生統計數據。

下面就來教大家如何做出這樣一個表格，會涉及到很多《Excel極速貫通班》裡講過的知識點。

考勤主體的製作

首先，做出一個最基本的表格，如圖所示：

這個表格的做法非常簡單，相信大家都可以完成，接下來就是一點點的細化工作，一定要用心看哦。

將第一行進行合併，第二行最後五個單元格，分別三個合併起來、兩個合併起來，完成後效果如圖：

在第一行的合併單元格裡點擊右鍵，選擇「設置單元格格式」。在彈出的對話框中自定義格式為：鑫盛公司0月份考勤統計表。

注意，這裡是數字0不是字母O。

設置完成後點擊確定，然後在第一行輸入一個數字看看效果吧。

是不是很神奇，其實這就是利用了自定義格式的特性。

第二行裡的「當月天數」直接輸入即可，後面填入公式：

=DAY(EDATE(DATE(2018,A1,1),1)-1)

簡單介紹一下這個公式的含義，用到了三個日期函數：

1.DATE函數的格式為：DATE(年、月、日)，也就是根據指定的年月日得到一個日期，在本例中，年份為2018（如果是下一年度的話，改為2019即可），月份取的是第一行輸入的數字，日就取1，這樣得到的日期就是考勤表當月的1號。

2.EDATE函數的格式為：EDATE（開始日期，相隔月數），也就是根據指定日期和相隔月數得到一個新的日期，本例中的開始日期就是當月1日，相隔月數為1表示次月1日這個日期。

3.DAY函數的格式為：DAY（日期），得到指定日期是當月的第幾天，在本例中指定日期是次月1日前1天（EDATE函數後面有個減1），換句話說，就是當月的最後一天。再通過DAY函數得到當月一共多少天。

註：日期函數往往都是幾個函數配合使用，而且對於同一個問題，會有多種思路，有些公式的思路非常巧妙，這也是學習函數的樂趣之一。

接下來要設置的就是星期了，在C4單元格填入公式：

=TEXT(DATE(2018,$A1,C3),"aaa")，右拉即可。

公式=TEXT(DATE(2018,$A$1,C$3),"aaa")中用到了兩個函數TEXT和DATE，分別解釋一下這兩個函數的作用：

DATE函數剛才已經講過了，在這個公式中，年還是2018，月用的A1，因為公式要向右拉，為了防止右拉的時候A1發生變化，所以在列號前面加了$鎖定，日就用第三行對應的數字表示，這樣就得到了當月所有的日期。

TEXT函數的格式為：TEXT（要指定格式的數據，格式代碼）。這個函數算是一個比較高級的函數了，雖然結構比較簡單，但是格式代碼非常多，所以也是一個多功能函數。本例中的格式代碼為「aaa」，就是用一個字來顯示星期，有興趣的讀者可以自己試試代碼「aaaa」「ddd」和「dddd」分別是什麼效果吧。

註：在使用TEXT函數的時候，格式代碼必須加引號（引號在英文狀態輸入）。

至此，表格大體上已經完成了，有些單位可能不區分上午和下午，但有些單位是區分的，如何將每個人的一行變成兩行，難道一行一行插入麼？肯定不是，這裡用到了一個非常簡單的小技巧，一起通過動畫演示來看看吧：

在這個操作中，涉及到幾個技巧：批量插入空行的技巧、使用格式刷的技巧、快速填充重複內容的技巧，希望大家能夠多練習，熟練掌握這些技巧。

至此，這個考勤表的主題已經做好了，效果是這樣的：

使用條件格式和數據有效性加工表格

接下來需要完成兩項工作：

1.讓表格中的日期根據實際情況顯示，同時周六周日會自動變色。

2.考勤數據使用下拉菜單完成輸入，同時有提示信息。

來看看如何實現這些效果。對於第一項內容，要用到條件格式這個功能，步驟雖然不多，但是很多細節地方，大家慢慢跟著來：

選擇數據區域，點擊【條件格式】-【新建規則】：

進一步選擇【使用公式確定要設置格式的單元格】，輸入公式：=C$3>$AF$2，然後點擊【格式】按鈕：

公式解析：很簡單，就是比較第三行的每個日期是否大於當月天數，如果大的話，按照設置的格式執行，這一步要注意$的位置。

選擇【自定義】，在類型中輸入三個分號：;;;，注意是英文狀態下的分號，完成後點確定。

格式代碼解釋：具體含義比較複雜，記住輸入三個分號代表不顯示單元格的內容。

再點確定，這時候可以發現，不屬於當月日期的數據已經看不到了：

進一步設置周六周日自動變色，還是選擇數據區域，新建規則，輸入公式=OR(C$4="六",C$4="日")後設置格式：

這個公式也很好理解，OR為滿足兩個條件中任意一個就按設置的格式執行，也就是第四行為「六」或「日」，就顯示指定的顏色。

點擊設置單元格格式按鈕後，選擇【填充】，選擇一個顏色，點確定。

再次點擊確定即可看到效果：

咦，後面空的為什麼也塗色了，是哪裡出錯了嗎？

仔細看看，發現這個地方正好是周六，只不過被前面設置的格式隱藏了，但是塗色的時候還是生效的，怎麼處理這個問題呢？很簡單，選擇數據區域後打開條件格式的管理規則：

在下面一條規則後打鉤勾選「如果為真則停止」，然後點擊上移按鈕

，點擊確定。

看到效果了吧。

下面要對考勤數據進行有效性設置，在進行這一步之前，讓我們先來完成統計區域的製作。

統計區域的製作

這一塊的製作就很簡單了，根據自己的實際需要，添加備註一欄，填寫考勤項目和圖例，在每個圖例下面使用COUNTIF函數完成統計，公式為：

=COUNTIF($C5:$AG6,AI$4)/2：

COUNTIF函數的格式為：COUNTIF（統計區域，要統計的內容），通俗的說，就是每個人對應的兩行（統計區域）中每個考勤項目（要統計的內容）出現的次數，因為例子中每天的數據是兩行，所以統計結果要除以2。

至於這些合併單元格的處理非常簡單，合併一個再用格式刷去刷就好了。

現在回過頭來設置考勤數據的下拉菜單。設置有效性之前，先做一個準備工作，將圖例以及說明複製出來備用，然後再去設置有效性。這部分操作看動畫演示吧：

至此，這個考勤表就完成了。相信通過今天的內容，你一定有很多收穫吧，不妨了解一下我們的技巧課程，你一定會有更多收穫的。