經常使用Word編輯文檔，難免會使用到其「替換」功能，對於大多數普通用戶而言，用的最多的可能就是將一篇文檔中的某個詞語全部替換成另外一個詞。而實際上，Word替換可以幫助我們批量完成非常多的工作，靈活運用，事半功倍，今天就給大家詳細講講。
在講替換之前，需要先認識兩個符號：一是在Word中按Shift + Enter 鍵會產生的一個換行符，用【^l】(line)表示；另外一個就是直接按Enter鍵產生的一個回車符，用【^p】(paragraph)表示。
下面切入正題，跟我一起玩轉Word替換替換大法。
一、快速刪除空格
如果一篇文檔中包括有大量的雜亂無章的空格，或者有時從網絡上複製過來的文檔，經常會發現段首用空格控制縮進，而對於一個熟練的編輯者來說，是不能容忍自己的文檔中出現這樣的符號的。如果要把這些多與的空格刪除，我們通常需要不停移動滑鼠，然後一路DEL，Del，Del……，但如果我們利用Word替換，則可輕鬆搞定。
操作方法：打開文檔，按Ctrl+H，打開【替換】對話框，在「查找內容」的文本框中輸入一個空格，「替換為」文本框中不用輸入任何內容，直接單擊「全部替換」，即可一次性將整篇文檔中所有的空格全部刪除。
二、將網上下載文章中的換行符轉換為分段符
有時從網上複製過來的文字會發現文檔是用換行符來控制額段落，如下圖所示：
此時如果用格式設置段落縮進時我們會發現，圖示中的內容，除了第一條縮進外無法，其餘各行是不會縮進的，因為他們本身是一個段落，只是分行顯示，我們需要將所有的換行符變換成分段符。
操作方法：打開【替換】對話框，在「查找內容」的文本框中輸入「^l」，在「替換為」文本框中輸入「^p」，直接單擊「全部替換」，即可一次性將整篇文檔中所有的換行符替換為分段符，而不需要手工逐個修改。
三、刪除空段
同樣是從網絡上複製過來的文檔，有時會發現，每個段落的中間還有一個空段，在編輯的過程中就需要將其刪掉，而這項工作，替換同樣可以幫你完成。
操作方法：打開【替換】對話框，在「查找內容」的文本框中輸入「^p^p」，在「替換為」文本框中輸入「^p」，直接單擊「全部替換」，即可將整篇文檔中多與的空段落刪除。如果一個地方有兩個或更多的空段落，只需要多點擊幾次「全部替換」即可。
四、使用通配符進行模糊替換
如果一篇條例、規章類的文檔中有圖示「第一條、第二條……」類的文字，我們在編輯的過長中需要將其標紅，方便查看修改，也可以直接利用替換功能，一次完成。
操作方法：打開【替換】對話框，在「查找內容」的文本框中輸入「第*條」，將光標置於「替換為」文本框點擊【更多】按鈕，選中「使用通配符」，再點擊左下角【格式】-【字體】按鈕，將中文格式設置為字體紅色，確定，最後單擊「全部替換」，即可將所有「第*條」的內容標識為紅色。
五、格式替換
如果一篇文檔中一部分文字具有異於其它文字的某一格式，可以將這種格式再替換為另外一種格式。如圖，一部分文字是藍色，如果覺得藍色欠妥，可以批量將其修改為綠色。
操作方法：打開【替換】對話框，將光標置於「查找內容」的文本框中，點擊【更多】按鈕，再點擊左下角【格式】-【字體】按鈕，將中文格式設置為字體藍色，再將光標置於「替換為」文本框，點擊左下角【格式】-【字體】按鈕，將中文格式設置為字體紅色，確定，最後單擊「全部替換」，即可
輸入「第*條」，將光標置於「替換為」文本框點擊【跟多】按鈕，選中「使用通配符」，再點擊左下角【格式】-【字體】按鈕，將中文格式設置為字體紅色，確定，最後單擊「全部替換」，即可將所有「第*條」的內容標識為紅色。
如果此例中，「替換為」文本框中不選擇任何格式，也不輸入任何內容，全部替換時，則可完成將這一格式的內容全部刪除的任務。
以上所講的幾種替換方法，也可以只選中部分文字對其進行相應的操作，而不對整篇文檔產生影響，這需要根據具體情況來定。
替換隻是Word的一個普通功能，但解決問題的思路需要我們在具體應用的過程中逐漸揣摩和研究。靈活運用，我們也許就不用5+2，白加黑地工作了。
（文章來源：簡書作者 空中的紙飛機）