【Excel函數應用】數據匹配的終極必殺技——VLOOKUP函數

2021-02-14 excel2excellent


在每一個領域都有一些「逆天」的存在,好比在金庸武俠中的獨孤求敗、掃地僧,還有飛毛腿博爾特,飛人喬丹等等。

在Excel函數的天下當然也有這樣的存在,它們能力強大,知名度高,但同時,它們的強大並不是遺世獨立的,只要我們努力的去學習,它們的強大力量就能為我們所用。

很容易想到,VLOOKUP函數就屬於這類,作為家喻戶曉的查找匹配函數,它的威名如雷貫耳,許多人嘗試要了解它,但又因為畏懼複雜而「淺嘗輒止」,反而產生了更大的抗拒。

今天我們就一起來看看這位「超級函數」的真實面目~

VLOOKUP函數的名字看起來挺長,感覺名字這麼長,還挺特別的函數就讓人心裡有些犯怵。但其實它的參數一點也不複雜:VLOOKUP(查找值,查找區域,查找列數,匹配方式)。

一看到四個參數再加上幾百行的表格,有些朋友就開始打退堂鼓了吧。

下面小編就用一個最簡單的模型來做示範,保證三分鐘就能完全看懂這個「超級函數」。

首先要了解參數的含義和VLOOKUP使用的規則,以下圖的表格為例:



使用VLOOKUP函數有三個前提:

① 至少需要兩張表格,如上表中有A、B兩張表格(兩張表格可在不同的工作表內)

② 有某個共同欄位可以作為查找值(第一個參數),如兩張表格中的「姓名」就是共同欄位

③  A表缺少某個欄位而B表有該欄位,如上表中A表缺少「年齡」,但是B表剛好有,所以可以通過A表中的「姓名」來查找匹配並且返回「年齡」。

接著對照表格,逐一確定參數:

① 查找值:它是查找匹配的依據,也就是上面所說的兩張表格的共同欄位,所以該參數為「A3」。

② 查找範圍:包含查找值(姓名)和需要匹配內容(年齡)的區域(D2:F5)。需要注意的是,查找值(姓名)所在的列必須是查找區域的第一列(最左邊),這是很多新手會容易犯錯的地方。如果查找值是「性別」,則查找的區域為E2:F5。

③ 查找列數:要匹配的內容相對於查找值是第幾列,在上面的B表,如果查找值「姓名「作為第一列,則要匹配的」年齡「就是第三列,所以輸入」3「。

④ 匹配方式:「0「表示精確匹配,」1「表示模糊匹配,通常輸入」0「。

綜上所述,在B3輸入最終的函數公式:

【=VLOOKUP(A3,$D$2:$F$5,3,0)】。

要注意一點喔,VLOOKUP函數一般都需要按住滑鼠往下拖曳填充,所以查找區域通常採用絕對引用,函數匹配的結果如下圖所示:

學會了這兩張表格的查找匹配,就算幾百上千行的表格也是同樣的道理。所以,只要學好一個公式,再多的數據都只是「紙老虎「啦。

下面我們再來看一個稍微複雜一些的例子,用一個長表格驗證下VLOOKUP函數是不是真的這麼厲害。

下圖左側的表格是銷售明細,有600多行,已經錄入了日期、書店名稱、圖書編號、銷量,缺少圖書名稱和單價;右側的表格是原始的價格表,圖書編號、圖書名稱和單價都有,可利用「圖書編號「作為查找值,來匹配書名和單價。

首先對應VLOOKUP的參數,得出匹配「圖書名稱」和「單價」的公式分別是:

匹配的結果完全正確,如下圖所示。

用一個函數就解決了許多行的數據匹配,如果沒有VLOOKUP函數進行成百上千個數據匹配的話,難以想像是一個多大的工作量。

有的時候表格並不按套路出牌,按照VLOOKUP的「套路」,匹配的列必須在「查找值」所在列的右側,有時表格就是很「叛逆」。

如下圖所示,需要查找匹配「定價」,可是它卻在共同的欄位「圖書編號」所在列的左側。下面小編介紹兩種可以解決反向查詢問題的方法:

方法一:

將「定價」列複製到「圖書編號」的右側,如下圖所示。這種方法大家應該都能想到,但是這種方法存在一個問題,它會改變原有表格的結構,如果另有一些函數引用了該表,則可能導致其他錯誤。所以我們一般不採用這種方法。

方法二:

正反兩向表格VLOOKUP查詢公式對比:


對比兩個公式可以發現,後者就是將前者的「查找區域」改為如下的數組公式【IF({1,0},H2:H18,G2:G18)】。

再來看看這個數組公式有什麼作用。

首先選擇一個和G2:H21等大的區域,在編輯欄輸入該數組公式,按下快捷鍵【Ctrl+Shift+Enter】,結果如下圖所示,生成「定價」和「圖書編號」左右互換的區域,這樣就符合VLOOKUP查找匹配的要求了。

在這個數組公式中,IF函數的用法和平時不太一樣,可以理解為:利用常量數組{1,0},使得一個1×2的數組與另一個17×1的數組進行計算,返回了一個17×2的數組。

最後的反向查找公式為:

【=VLOOKUP(C2,IF({1,0},$H$2:$H$21,$G$2:$G$21),2,0)】,結果如下圖所示:


上面介紹的案例都採用了精確匹配,那什麼情況下才會使用模糊匹配呢?下面看一個例子,如下圖所示,我們用IF嵌套函數判定獎學金的例子。

但在利用VLOOKUP函數匹配獎學金之前,我們需要先將判定標準改造為下圖中的樣式:

仔細觀察表格可以發現,獎學金判定標準——「分數」改成了「a-b」的區間形式。特別要注意的是新增了一列「下限」,錄入了每個區間的下限,下限和區間這種不精準對應關係可採用「模糊匹配」。

將表格置於E1:G6的區域,在C2單元格輸入公式:

【=VLOOKUP(B2,$E$1:$G$6,3,1)】,結果如下圖所示:

因此,以總分(B2)作為「查找值」,修改後的表格(E1:G6)作為「查找區域」,「下限」列作為查找區域的第一列,「獎學金」相對於將「下限」作為第三列,最後一個參數「1」表示「模糊匹配」。

以上就是今天的全部內容啦,如果你對Excel/PPT/Word軟體操作技能感興趣的話,千萬不要忘了關注我們喔~

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