收到郵件後不馬上回復的兩個好處：
爭取一些思考時間；
遵循 「4C」溝通法，有助你確定如何更好的回覆對方。
生活中是否出現過這種情況，有人給你發了一封郵件或一條簡訊，而你卻不知道該如何回復。這可能是關於一場複雜的談判，或是涉及敏感的政治立場問題，或者只是因為發件人讓你感到不安。
通常情況下，我們會延遲一會兒回復。但對大多數人而言，在多數時候都不會讓這個延遲持續太長時間。相反，我們似乎感覺必須要立即回復。接著，我們通常會不假思索地就把編輯好的內容 「發送」過去。結果是，一個尷尬和不完整的信息傳遞給收件人，他們又開始了延遲、快速回復的模式，就此展開一個錯誤溝通或誤會連連的循環。
的確，如今人們期待並希望任何消息都能立即得到響應。而我們通常也會配合，因為延遲回復感覺上似乎違反現代社會規範。
但很多時候我們不應立刻回復。事實上，我們通常也知道哪些信息不需要立刻回復，這正是我們一開始遲疑的原因，因此關鍵是去留意這個遲疑。
有一個簡單的兩步法，可以讓這樣的遲疑對你有所幫助。第一是，為自己爭取一些思考的時間。第二是，遵循簡單有效的「4C」溝通法，包括：來龍去脈（context）、溝通內容（content）、溝通人選（contact）、溝通渠道（channel）四個方面思考，這可以幫助你確定如何更好的回覆對方。
當你收到一封能知道不能回，或你不確定如何回的郵件時，有幾個實用的方法為你爭取一些時間。
沒有實質內容的回覆（The non-response response）：
「已收到您的信息。」這相當於一個確認郵件，但確實只是搪塞之詞。但這種回復可能會激怒一個正在進行的談判或其他重大交易的人。
稍好一些的回覆是（The expectation-setter）：
「郵件已收到。但我現在手頭工作較多，我會在明天下午回覆你。」這一個很好的做法。它既通知了提供了準確回復的時間，又重置了時間表。
自信的暫停（The confident pause）：
就是不回復。根據經驗，至少24小時不回復。不回復其實也是回應的一種，它經常對你有利。
一旦你給自己預留出了一些的時間，你就能全心沉浸在郵件中並思考如何給出最佳回復。當我回復一個難以回答的郵件時，我通常用暫停的時間讓自己用4C原則思考問題：來龍去脈（context）、溝通內容（content）、溝通人選（contact）、溝通渠道（channel）。
來龍去脈（context）：
掌握正確的背景條件至關重要。誰是對話或討論的相關當事人？是否有哪些關係、相關性或之前的談話我不太清楚的？我真的完全了解關鍵問題嗎？風險投資中經常涉及到多位聯繫人，如果時間不合時宜或信息過時，即使對一個簡單的問題做出快速回復，那也很可能會引起軒然大波。有時，你從「技術」的角度回答一個具體的問題，但是實際上這個觀點是錯誤的，因為你沒有從全局考慮問題。
溝通內容（content）：
回復內容必須在相應的場合下，用清晰的方式、合適的口吻以及風格傳遞。掌握正確的內容意味著你必須確認事實，並與過去的討論過程保持一致。我在過去的討論經驗中曾見到一件事能摧毀一項談判或已頗具成效的進展：即不一致的信息，這不但會造成他人困惑，也降低了你的信用。先確認事實並弄清楚你的信息重點，然後專注傳播它們，接著以明確、最易理解、也最一致的方式傳遞你的信息。
溝通人選（contact）：
你是回復此封郵件的最佳人選嗎？我們經常遇到這樣的情況：我們被問到的某件事，卻發現我們根本不是回復的最佳人選。尤其是在面臨危機時（此時最好只有一個溝通人選），我們要考慮一下是否有其他更了解情況或身份上更適合做回復的人選。這也是為什麼與恐怖分子和人質談判時不用Google Docs。甚至在日常開放協作的工作文化氛圍中，很多時候，聽從他人仍是最好的答案。另外，要考慮一下對方提出問題或引發討論的人是否是正確的溝通人。永遠牢記！謹慎使用「全部回復」，並明智使用抄送功能。
溝通渠道（channel）：
即使別人通過電子郵件或簡訊和你聯繫，這並不意味著你必須以相應的渠道回復。電子郵件和簡訊很容易引起曲解和誤會，因此通過這些渠道往往容易延長了討論期，或加劇談判的激烈性，這些都不利於解決問題。正如我之前文章中提到過的，拿起電話溝通或面對面的溝通，才是最有效率的溝通方式。電子郵件很適合傳遞有關事實的信息，例如，有關商業模式的電子表格，或是先前討論的摘要。但是，當有一個問題亟待解決，當面溝通比書面溝通更有效。
隨著快速回復壓力日漸增強，暫停以及思考的價值也在不斷提升。我們身處一個溝通渠道爆炸的時代，我們應該努力發展更好、更明智的溝通典範。但這些需要我們付出一定的時間和精力。但現階段，我們只需停止胡亂按下那個「發送」鍵。-- END --
來源：哈佛商業評論 （餘程瑤/譯 騰躍/編校）
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