Excel小白講解Excel3大常用的文件類型

文件作為計算機系統存儲數據信息的主要方式之一，不同的軟體採用各自獨特的編碼和結構來存儲軟體的使用或處理後的數據，而採用這種編碼的數據集合封裝成一個小的整體就叫文件，採用特定編碼和數據結構叫文件格式或文件類型，而將某些類型的文件規定用來幹什麼的標準叫文件系統，不同的操作的系統指定的文件標準的也不相同，比如window系統的exe為可運行的文件，而蘋果的系統則是dmg。相應的excel也有自己的一套文件標準，今天就來說說4種常用的文件格式：數據文件，宏文件，模板文件。

數據文件

這個是我們最常用的文件格式xlsx(2007版之後的文件格式)，xls則是2003版之前採用的文件，簡單的對比一下兩者的變化：

     存儲數據量：xls:256(ff)列*65536行，xlsx:386(XFD)*1048576(行)

如果你把xlsx文件的數據存儲成xls文件，就可能會出現超出部分被截取掉，強烈建議使用xlsx文件格式，哪你如果我的軟體版本是2003，怎麼打開xlsx文件呢？簡單，下載一個2007兼容包就可以了，不過現在官方已經停止提供2007版的下載啦。將xls轉化成xlsx就簡單多了，只需將文件在新版本的軟體中打開，選擇另存為，選擇xlsx文件類型，只是部分樣式可能會丟失，需要重新調整。

如何鑑別的你選擇的文件是xls還是xlsx呢？

  1.  高版本中打開文件，然後按ctrl + ?就能查看總列數，如果看到最右側列列號為FF,文件就是xls,如果是XFD就是xlsx文件；

  2.  可以通過系統的顯示隱藏擴展名的方法直接查看文件類型，不同的版本的作業系統方法也不太一樣，匯總了window7，window8和window10操作步驟如下：

不同系統顯示/隱藏擴展名操作方法

文件使用的編碼格式不同：xls:將表格文件的多部分用二進位編碼存儲一個混合文件，不能單獨查看，xlsx:基於xml存儲數據結構與其他的文件用zip壓縮製成，用zip反解壓後，並可以單獨查看每個部分的數據(如果設置的打開密碼除外)；

      雖然xls文件不容易損害，一旦部分損壞導致整個文件信息丟失，當然你可以藉助工具恢復找回來，而xlsx文件就不同，它即便部分損壞，其他部分的數據相對獨立，文件仍舊可以打開，哪我們就來一起拆解一下xlsx,看看它的內部到底是有什麼組成的吧，選擇了一個既有圖片，顏色豐富和公式的文件，其實文件包含的多少並不影響文件的結構，只是對應的文件部分數據沒有而已。

拆解xlsx文件結構：找到文件將後綴名改為.zip，然後解壓後(提示：如果無法查看文件擴展名，可按上圖操作)且文件夾和文件名相同，打開文件夾，分為三大塊內容，rels,docProps,xl等三個文件夾和EcontentType.xml文件:

       rels：各種數據文件的關係信息文件夾

        docProps：文件的屬性信息文件夾

        xl:文件主要的數據和各部分的數據存儲的文件夾

        EcontentType.xml:包含文件構成的引用部分信息和相應的路徑

在xl文件夾中的文件目錄：

                drawing：對應插入的圖案，藝術字體，圖表的數據目錄；

                media:媒體文件家，包括圖片，視頻，音頻等文件信息；

                printeSetting:列印設置的配置信息存儲目錄；

                theme:主題信息目錄；

                worksheets:工作表的數據信息目錄，

還有三個文件：

                cachain.xml(涉及到計算的單元數據）,

                style.xml(整個表格個的樣式信息)

                workbook.xml(文件路徑已經文件打開窗口的起始位置)

裡面所有的數據文件都採用xml,而xml的實質就是帶有固定格式的文本文檔，你可能見過圖片文件損壞，你見過音頻文件損壞，但你見過文本損壞的嗎？它的穩定性是不言而喻的。

    文件安全性：xls文件設置了打開密碼（高強度密碼），照樣通過工具不到3秒就能清除，xlsx設置了打開密碼只能暴力破解，至於破解的速度就取決於密碼的強度了

簡單介紹一下暴力破解密碼的方法：

          原理簡單就是用密碼字典挨個去嘗試，如破解失敗，就換個字典再試，直到成功。

你要密碼字典是什麼？

      密碼字典就是通過一些規律組合成的密碼集合。

這種組合能破解成功嗎？

       是你太高估大家的密碼意識，據2017年網絡數據統計，使用最多的密碼前10位，都是純數字的8-10位的數字，什麼123456789，111111111，這種類似佔了8個席位，剩下的有password,aaaaaaaaaa。如果你的密碼也是這麼設置的，建議趕緊改吧。

分享我設置密碼的思路：

       1.比較熟悉的事物，用名稱字母或英文單詞，可首字母大寫或中間的字母大寫，

       2.加上特別數字或日期，儘量別用自己的生日或家屬的生日，少些關聯性

       3.密碼長度為10-12就行，

就現在的計算機的發展速度，破解密碼只是時間和值不值的去破解的事，咱們日常老百姓也不太可能接觸安全級別特高的密碼，我做過的文檔基本都沒有密碼，因為內容又不是什麼機密，設置完密碼後會很麻煩，總結三個字：不值得。

如果你遇到xlsx文件設置防止修改的密碼怎麼辦？

手動清除它：我用的2016版本生成的文件，熟練後操作不超過1分鐘，具體操作步驟：

        1.複製粘貼文件，將文件擴展名xlsx修改rar或zip回車，

        2.雙擊打開壓縮包，在窗找到xl\worksheets\工作表名.xml拖拽到外面，

        3.右鍵用記事本打開，ctrl+f搜索password，點擊查找下一個，就找到

<sheetProtection password="D92E" sheet="1" objects="1" scenarios="1"/>

        不過不用管密碼是什麼，將整個標籤的內容刪除保存後

        4.直接將拖出來的文件再拖回解壓窗口，彈出壓縮文件的窗口，點確定

        5.然後將文件擴展名改回xlsx,打開看看是不是已經沒有保護密碼啦！

什麼不喜歡看文字？沒有問題，上圖：

手動清除防修改密碼的方法

不過保護密碼的本來就級別很低，因為當我們能看文件內容有很多方法做到去除保護密碼，直接用vba編程模式，網絡搜索一下清除保護密碼的代碼，複製在vba存一下，執行一下，就能清除保護密碼了。這種級別的密碼保護採用這樣的設計也挺合理，畢竟公司開發功能和保護級別成正比，如果打開文件密碼也是這樣方式就有問題，什麼功能需求對應什麼樣的保護級別沒有什麼問題，適合才最好！

宏文件

2003版之前，帶不帶宏代碼的文件都是xls,有一段時間宏病毒爆發，導致為了安全都會統一將宏禁用，為了改善這一情況，在2007版之後，將包含宏代碼的文件統一使用xlsm擴展名,這樣易於區分可能存在安全風險的文件，也能更高效和安全的管理文件，說了這麼多，還是先了解什麼是宏吧！

宏：源於英文單詞macro,意思是提供一些特殊功能，組合多條命令並實現某些功能自動化執行，宏並不是Excel的專利，也同時出現其他的程式語言中，不過不同的是，宏在Excel並不能編譯成可執行文件，只能存在於文件中藉助Excel環境執行，這也是為什麼用禁用宏就能阻止宏病毒的爆發！

哪宏和VBA有什麼區別嗎？

普遍意義的上宏跟VBA並無區別，實際上宏在最早是指的」 宏表」,VBA最早出現在Excel 5.0的版本中，而」宏表」的在一開始就存在的文件中，因為在1970-1979年的時候，錄製宏就已經非常流行了。

哪兩者有本質的區別嗎？

實際沒有，錄製宏就是系統將某些滑鼠鍵盤的操作轉化為VAB代碼的過程，生成的代碼冗餘度高，繁瑣，就更別說的性能方面的考慮了，沒有普通的工程師編寫的代碼簡潔，高效，而作為大多數的我們，只要能用OK就啦，雖然 VBA編寫代碼已經很普遍了，但在2016版依然保留的宏表的功能，就說明它還是有市場的啊！說完了區別就該說說宏文件xlsm文件結構。

xlsm文件結構

它和xlsx都是採用基於XML使用ZIP壓縮技術的文件格式，它不同的地方就是它比xlsx文件多出來一個模塊用來存儲宏編碼。至於拆解文件的方法，我們同樣採用修改xlsm為rar或zip,然後解壓後，就發現，她在xl目錄中比xlsx文件多了一個文件夾叫activeX，不過它存儲的是文件包含的使用的代碼模塊並不包括詳細的代碼內容，詳細的分析看下圖：

xlsm文件與xlsx文件的結構對比

如果遇到xlsm文件需要注意什麼呢？

      1.當我們接到陌生右鍵發來或陌生人發來的xlsm文件時候，就需要多加注意，先掃描確認安全再打開

      2.如果你的製作的表格裡使用宏或者vba自定義的函數，在存儲的一定要存儲成xlsm文件，否則會導致自定義的代碼和錄製的宏丟失！

  我知道的xlsm的內容也就這麼多了，下面就是模板文件。

模板文件

xltx模板文件是什麼？用它有什麼好處嗎？

      xltx文件也是我們在日常常用的文件之一，如果我們創建的工作薄或者工作表具有特定預先自定義顏色，文字樣式，表格樣式，顯示樣式等統一樣式，就可以存儲為xltx文件，再次使用無需重複設置複雜的樣式設置，只需填充部分數據就可以完成相應的任務，比如我們在製作某類文件時，對行高列寬有特殊的要求，只需將存儲為模板文件，啟用模板後就不需要在重新設置了，是不是這樣就就能提高工作效率了啊！

  xltx模板 可以保存宏的編碼信息嗎？如果不能，該用什麼文件格式存儲啟動宏的模板呢？

    當然不能了，xltx只能存儲特定樣式的信息，並不保存為宏相關的代碼。如果想將自己自定義的函數應用到新建的文檔中，需要保存為xltm模板文件,它不光能存儲自己定義的函數和錄製的宏，也能加載你從網絡上下載的宏插件，還能加載Excel自帶的宏程序比如分析工具庫，規劃求解等，這樣你就可以將自己配置使用的一些編寫的函數和錄製宏完美移植到其他的計算機上。如果你用Excel完成做成了一個小項目的，一定要多保存一份成xltm文件，這樣也能更好的在原來的編寫的代碼和錄製的宏進一步的擴展增強功能，提高你的開發效率。

模板如何啟用？xltx文件到底能存的內容還有那些呢？

   啟用模板的方式有兩種，默認開啟，手動設置開啟；

     A) 默認開啟：對文件有兩方面要求:

        1.默認開啟對模板的文件名有要求，比如工作薄的文件名，中文版：工作薄.xltx,英文版：book.xltx,工作表默認為sheet.xltx,帶有宏的模板文件名：工作薄.xltm,英文：book.xltm.   

        2.默認的存放模板的路徑為：系統：windows 8.1 ,用戶名：THINK,路徑為：c:\用戶\THINK\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLStart\

     B) 手動自定義模板啟動目錄，方法有2；

        1：可依次【文件】->【選項】彈出的【Excel選項】，選擇【信任中心】選項卡，點擊【信任中心設置(T)】按鈕，彈出信任中心窗口，選擇【受信任位置】選項，裡面包含默認模板文件目錄信息，你可以通過增加或修改，刪除按鈕進行配置。

手動修改默認啟動目錄操作示意圖

            2：  你也可以通過自定義的方式配置屬於自己的模板啟動文件夾：【文件】->【選項】->【Excel選項】選【高級】選項，在啟動是打開此目錄中的所有文件，輸入你要設置的目錄，然後點擊確定按鈕。

自定義模板啟動目錄

完成上述配置後，在Excel按ctrl+n組合鍵或或點【文件】-【新建】命令，就能實現根據模板創建的工作薄拉！

在文章的末尾，我整理了一下xlst文件存儲的設置內容如下：

        1. 工作薄中的工作表的數目以及工作表標籤的名稱，顏色，排列順序。

        2. 【Excel選項】中【高級】選項卡下的部分設置比如：顯示網格，顯示工作表標籤，顯示行和列標題，顯示分頁符等

        3.  自定義的數字格式

        4. 單元格樣式包括字體，對齊方式，字體大小

        5. 行高列寬以及列印相關的設置，如列印區域，頁眉頁腳，頁邊距等，

        6. 額外可以保存部分數據，圖形控制項，公式連結等

注意：你在通過模板創建的工作薄的操作，不是存儲到模板中，你做的任何操作對模板文件都不起作用，如果不想使用模板的設置信息，可直接刪除文件，就能恢復默認的配置。

最後希望同過閱讀，能讓你對Excel的3個文件類型有個新的認識，也希望能對你的工作有所幫助，好了今天的內容就到這，我麼相約下文再見吧！