來源 | 隔壁老王的原配夫人 （ID：gebilaowangfuren）
作者 | 隔壁老王
世界上沒有萬能的東西，PPT在某些領域不可能取代Word、Excel,所以今天老王就把自己知道的所有Word方面的技巧分享給大家。
關於Word的技巧，老王簡單分為4類，我們先看第一類。
Word誰都會用，高手和菜鳥最明顯的區別就是效率，有人可以輕車熟路一小時做完好幾份Word，有人加班到深夜手酸脖子疼還沒做好一份，不管用什麼辦公軟體，效率都是第一追求。
01 如何快速選中文字
滑鼠放在左側頁邊距處
➤單擊可以選中滑鼠點擊位置的整行文字
➤雙擊可以選中整段文字
➤三擊可以選中整篇文檔中的文字（不過全選一般都用快捷鍵Ctrl+A)
➤按住Ctrl鍵再點文字，可以選中不連續的多個文字。（比如一段裡面需要選中不連續的多個文字加粗或變換顏色時使用）
➤按住Alt鍵再點選文字，可以不受行的限制選中矩形區域內的文字。（比如藏頭詩）
➤按住Shift鍵再點選另外一個位置，可以選中開始光標位置到後來光標位置間的所有文字。（比如需要改變其中一段內容的字體、顏色時使用）
Shift這個功能其實滑鼠左鍵拖住也能實現，不過很多高手用Word根本不用滑鼠，所以Shift還是很常用的。
02 更方便的使用格式刷
老王最喜歡用快捷鍵，很好記，我們都知道Ctrl+C是複製，Ctrl+V是粘貼。那麼格式刷其實就是複製格式，快捷鍵在普通複製粘貼的基礎上加上Shift，也就是Ctrl+Shift+C，複製格式，Ctrl+Shift+V，粘貼格式。（PPT裡也是這個快捷鍵）
如果是習慣滑鼠流的話，還有個格式刷的技巧，雙擊格式刷可以讓格式刷被滑鼠記住，可以連續對多段文字內容進行設置格式，不需要格式刷的時候再按ESC鍵或者滑鼠再點擊一下格式刷，就可以解除格式刷的記憶。
滑鼠流可以點擊頂部開始菜單欄裡面字號右邊的那兩個A進行放大縮小。
鍵盤流點擊快捷鍵Ctrl+【和Ctrl+】來進行放大縮小。（就是鍵盤P右邊那兩個中括號）
04 表格無須Excel協助
有時候我們在Word裡面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函數進行計算，菜鳥只會打開Excel列好表之後再複製粘貼，其實用Word完全可以搞定。
➤方法：插入表格，輸入好原始數據後，在菜單欄表格工具——布局——數據——公式，然後設置好公式和編號格式，點擊確定就好啦。
需要注意的是，如果原始數據修改了，公式的數字是不會自動刷新的，手動刷新的方法也很簡單，選中公式的數字，右鍵——更新域，就刷新成功啦！
05 讓表格每頁都自動生成表頭
有時候我們會尷尬的發現，Word裡面要插入的表格有點長，正好趕上表格出現的位置在某一頁的下半部分，結果延長到了下一頁，但是下一頁沒有表頭又會顯得不專業，設置的方法很簡單。
➤方法：選中表頭——表格工具——布局——數據裡面的重複標題行點一下，就可以啦，如果想要取消，再選中第一個表頭然後再點一下重複標題行就好了。
06 表格最後多出一行怎麼辦？
大家曾經應該都遇到過這樣的事情，發現表格最後一行是空行，但是怎麼刪也刪不掉，甚至多出了一頁，每次列印的時候都有一種浪費紙張的罪惡感，同時心裡怨恨Word為什麼這麼難使。
➤方法：在頂部開始菜單欄裡面找到段落設置的那裡，然後在行距那裡設置為固定值、1磅。
07 從網頁複製的文字格式感人？
有時候我們在做Word時候需要無恥的Copy網上的內容過來，結果發現複製過來有大量的空行，如果手工刪除非常耗費時間，這時候我們就需要取巧，用替換功能批量刪除。
➤方法：Ctrl+H可以打開查找對話框，在查找內容那裡輸入^l^l（^是英文輸入法狀態下Shift+6，l是hijklmn裡面的l），然後在替換為那裡輸入^p，然後點擊全部替換。
^l代表手動換行符，^p代表段落標記（也就是回車）。
有了前面的技巧，你的效率已經大大提升了，但是僅僅快還不夠，你給出的文檔一定是要規範的，一份Word是否規範，你發給的對象會很輕易的發現哦。我們來學習第二部分，規範格式。
01 自動編號要用就用好
自動編號是Word經常自作聰明幫大家做的事情，相信絕大多數人都不太喜歡，因為不夠靈活，所以寧可用手工編號也不願意用自動編號。但是使用手工編號的話，一旦遇到文檔內容順序調整，就會帶來大量的工作了、更多的校對時間。只要出現一次這種情況，你所浪費的時間就足以讓你熟練自動編號的工作原理和操作技巧啦！
自動編號的快捷技巧
編號調整快捷鍵
➤升級：Shift+Alt+左
➤降級：Shift+Alt+右
➤上移：Shift+Alt+上
➤下移：Shift+Alt+下
➤換行不出現新編號：Shift+Enter
剛開始使用肯定會有些不習慣，多嘗試幾次就熟練了，如果你想換個自動編號的形式也可以點擊下面這裡進行調整。
02 標尺的作用
大家可能沒用過標尺，但是一定被標尺坑過，在老王還年幼無知的時候，為了對齊使勁兒按空格的事情還是發生過的，直到某一天知道了標尺原來可以這麼玩……
➤調出標尺：在視圖——顯示裡面把標尺打勾即可。
標尺的功能
➤首行縮進：每個段落第一行空幾個格。（放在標尺的2就是空2個格，4就是空4個）
➤懸掛縮進：每個段落除了第一行以外空幾個格。
➤左縮進：設置文字最左邊的邊界
➤右縮進：當然就是右邊的邊界了……
➤另外標尺上我們發現左右有個灰色底的部分（左邊距、右邊距），這個是設置頁面左右邊距的。
注意：操作的時候記得先選中要調整的文字那一行，再拖拽滑塊哦。
老王之前的PPT培訓裡面和大家說過黃金行距是1.3，在word這種幾乎純文字的文檔裡面段落更是尤為重要，根據不同的文檔內容，我們可能需要不同的行距、段落間距設置。
➤設置方法：選中要修改的文欄位後，右鍵——段落，在行距那裡調節，如果下拉條裡面沒有想要的距離，選多倍行距，可以在右側數值那裡手動輸入。
➤但是這裡我們就不要和PPT那樣一定要追求1.3倍行距了，因為下面的快捷鍵。
➤快速設置1倍行距：Ctrl+1
➤快速設置2倍行距：Ctrl+2
➤快速搶答：Ctrl+5是設置幾倍行距？
回答5倍的太天真啦！誰沒事弄個5倍行距呀！正確答案是1.5倍！這也就是為什麼Word的行距不推薦大家記1.3倍。因為直接一個Ctrl+5，就可以設置成1.5倍啦！
04 換頁的技巧
我們在做文件的時候經常需要換頁，比如章節之間的區分，留出手寫區域等等。菜鳥們習慣狂敲回車，然而一旦上面的文字有調整（比如行距、字號甚至多加了一句話），第二頁頂部就會多出來一些回車……
➤方法：不需要回車，在你認為需要換頁的文字或標點後，Ctrl+回車就可以直接換到第二頁啦，不僅節省無數個回車，上面無論怎麼變動，只要沒超過一頁，對下面沒有任何影響！
規範學好了，排版不專業也不行哦！下面我們趁熱打鐵進入第三部分，編輯排版。
Word的排版這裡更多的是指產品手冊、合同協議、標書、畢業論文這種比較長的文檔，需要一個相對正式的結構，可能涉及到封面、目錄、正文等部分。甚至對文檔的頁眉頁腳頁碼也有嚴格要求。這些就需要我們在編輯排版的過程中通過一系列的設置來實現。
主要步驟有
1、設置標題樣式WQ
2、自動生成目錄
3、設置頁眉頁腳
4、添加文檔封面
01 設置標題樣式
什麼是標題樣式，對於一個正規的文檔，如果希望Word可以自動根據文檔的內容來生成目錄，就需要把所有的文檔標題設置成標題樣式。
➤首先我們要選中Word默認樣式裡的標題1。在開始——樣式——標題1。（其他的級別選擇方式以此類推）
➤默認的樣式如果不是你想要的，那麼就在標題1那裡右鍵——修改，然後設置你需要的文字格式。
設置的標題是不含有自動編號的，如果你需要自動編號，可以設置將標題樣式和自動編號進行關聯，讓所有設置的標題都可以自動進行編號。
➤設置方法：選中需要關聯的標題——開始——多級列表——選擇列表庫裡面第一種列表——再次點擊多級列表——定義新的多級列表。
多級列表的位置還記得嗎？
➤點開定義新的多級列表之後彈出的窗口可以設置標題樣式和自動編號關聯。
➤在①處可以選擇不同級別的數字
➤在②處可以設置這個編號的格式，這裡支持中文哦
➤在③處可以選擇編號的樣式，1、2、3還是一、二、三還是A、B、C等等
➤最後一步很重要，不要著急點確定，點左下角的更多。然後選擇將級別連結到樣式，然後在①處對1級編號連結到標題1，2級編號連結到標題2，以此類推。這樣就設置完啦！
02 自動生成目錄
➤設置好了標題樣式，自動生成目錄就會非常方便，點擊菜單欄的引用——目錄——自動目錄，就可以生成了。
➤如果內容調整了，需要更新目錄，只需要點擊一下目錄邊上的更新按鈕即可。
➤目錄生成以後，我們需要讓目錄和正文真正的分隔開，這裡如果用分頁符就錯啦，分頁符只能換頁，但是無法從本質上把目錄和正文隔開，會對後面工作造成不便。所以我們要用分節符。
➤方法：先將光標放在目錄的最後，點擊菜單欄頁面布局——分隔符——分節符——下一頁。
03 設置頁眉頁腳
我們在需要列印並裝訂成冊的文檔裡需要設置頁眉頁腳，還需要奇偶頁對稱的頁碼設置，我們一步步來。
先設置頁眉頁腳
➤方法：菜單欄插入——頁眉/頁腳——選擇合適的奇數頁頁眉/頁腳
➤選好之後，如果想要奇數頁頁眉和偶數頁頁眉不同，雙擊進入頁眉/頁腳，勾選奇偶頁不同，然後再將文檔下拉到偶數頁，再編輯偶數頁的頁眉頁腳。
接下來看設置頁碼
➤雙擊進入正文第一頁的頁眉/頁腳，如果前面設置目錄的時候插入了分節符，我們就要點擊取消「連結到前一條頁眉」
➤然後點擊頁碼下拉條——設置頁碼格式，起始頁碼設置為1。
04 添加文檔封面
在完成了所有內容的編輯以後，我們可以添加一個封面，讓這份文檔顯得更專業。
➤方法：菜單欄插入——封面——選擇合適的封面
➤如果需要列印，我們需要在封面後面插入一個空白頁當作封二，避免裝訂的時候目錄頁直接裝訂在封面背後。
最後我們來說一個完成以後要做的事情。我們做完一份文檔，肯定要給自己的上級或者對接的客戶發過去，基本上都會有所修改，然而最頭疼的事情就是對方發給你以後你根本不知道他修改了什麼東西，或者你的同事、客戶、下屬發給你一份Word，你要怎麼修改才能保證你們對接的效率最大化？這就是今天要講的壓軸技巧，他人協作。
01 批註
批註不修改內容，只寫評語
➤首先我們選中要批註的段落（或段落裡的某句話、某個詞），然後在菜單欄審閱——新建/刪除批註，就可以寫評語啦。
02 修訂
修訂可以對文檔進行修改
➤如果你想直接對文章內容進行修改，在審閱裡面點擊修訂，這樣你在文檔裡面做的修改都會被記錄下來。
怕老闆不會開，你可以把修訂點開保存了以後再發給他呀，他既然不會開估計也不會關的~
03 接受/拒絕別人的修訂
如果你決定硬氣一把，不接受別人給的修改意見，那麼就可以把別人修訂過的內容全部拒絕，位置在下圖
或者你軟了，全部接受也可以。
04 老闆沒開修訂就改了？
總有一次，你的老闆沒有開修訂，或者惡意的關了你的修訂悄悄把文檔給改了，讓你自己悟一下哪裡是不對的，你可以心裡大聲說一句悟你妹啊！不開修訂本寶寶也能看出來哪裡改了！
➤怎麼看呢，首先你發給他的原版可別刪了……打開審閱——比較——比較文檔——設置原文檔和新文檔，然後Word就會自動比較並用修訂功能標出所有的不同。這個世界上再也沒有人能夠陰你了……
結束了嗎？還沒有，對語言有研究的都知道壓軸這個詞是倒數第二個的意思，那麼最後再講一個財務、行政、HR等職能部門比較需要的一個功能，郵件合併。（因為我不是這些部門所以下面就不截圖示範啦）
Word可以針對格式相同，但是內容不同的大量文檔，比如工資條、慰問信、信封收件人、證書等進行快速批量的生成，節省大量的工作時間。
➤準備工作：製作好的Word格式模板，以及含有所需數據的Excel。
➤方法：菜單欄點擊郵件——選擇收件人——使用現有列表，然後選擇你的數據Excel文件。
➤然後選中要反覆替換內容的文本——插入合併域——在列表裡選擇要放進去的欄位——完成一個欄位的插入，重複操作直到完成所有欄位的插入。
注意：所有被插入合併域以後的欄位都帶有了書名號，這表示這些欄位在列印或者發郵件的時候會被替換成每一條信息分別執行一次。
➤然後在菜單欄點擊預覽效果——查看無誤以後點擊「完成並合併」——選擇要生成Word文檔/列印/發送電子郵件。
注意：如果發送電子郵件，需要用Outlook客戶端，並且原始數據的Excel裡具有電子郵件地址這列信息才可以。
一定先進行預覽測試校對無誤再發送哦，以免全部發出以後發現出錯了。
➤合併的時候選擇電子郵件——設置收件人郵箱所在欄位——給郵件設置郵件標題——選擇發送哪些記錄（也就是發送給哪些收件人）
以上是老王總結歸納的Word技巧大全，希望對大家有所幫助。
*本文已獲授權，原標題《Word達人速成修煉秘笈（全）》
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今天這篇word是番外篇