——對質量管理實踐的體會和認識
通過參與戴明獎挑戰活動以及多年質量管理的實踐,本人認識到了要想取得好的產品質量和工作質量,需要注重以下五個方面活動的推進。
1.重視體系
質量管理體系指的是在質量方面指揮和控制組織的,建立方針和目標並實現這些目標的,相互關聯或相互作用的一組要素。本人所在的公司(以下簡稱C公司)是醫療器械企業,其質量管理體系基於ISO13485標準的框架進行設計,基於質量管理七大原則為指導思想進行了構築。ISO13485標準是在總結成功的醫療器械製造商的經驗,依據管理科學理論和七大質量管理原則的基礎上制定的,科學系統、全面而恰當的管理要求。在公司裡,ISO13485標準中所要求的要素全都要落實到具體的文件中。具體的,這些質量文件又分為四個階層:一階為質量手冊,二階為程序文件,三階為各種作業的指導書、技術標準書、購買標準書等,四階為各種質量表單和記錄。
C公司重視體系,所有的活動都必須有「標準」可依。首先,針對沒有標準的作業,要建立標準,然後參照標準進行作業;其次,對於過於陳舊的標準,要及時修訂,而後遵守實施。總之做到「說」、「寫」、「做」一致,即口頭說的和文件中規定以及實際操作的方法是完全一樣的,而不是「說」一套、「寫」一套、再「做」一套。
只有重視體系,凡是沒有規定的把它規定清楚,凡是規定了的就嚴格按照規定去實施,才能確保最終的產品質量不會因人而異,才能確保全過程的誤差被控制在低水平。
2.強調全員參與
產品質量是企業活動的各個環節、各個部門全部工作的綜合反映。企業中任何一個環節、任何一個人的工作質量都會不同程度地、直接或間接地影響產品質量。因此必須把企業所有人員的積極性和創造性充分調動起來,不斷提高人員的素質,上自總經理、下至一線員工人人關心質量問題、人人參與質量管理工作,才能生產出客戶滿意的產品。
全員參與在C公司推行的工廠革新實踐活動可以說得到了深切的體現。工廠革新實踐活動充分的調動了員工參與改善的熱情和積極性,從質量管理的不同側面對自己所負責的產品和項目提出了改善意見,並主動推進改善。作為公司整體而言,工廠革新實踐活動20個項目就會有20個領導,另外,20個項目在每個部門都會安排不同的人員來負責,那麼C公司總共8個部門最多就會產生160個項目領導,而C公司本身也就是200人不到,這就意味著幾乎全員都會負責1個以上的項目,真正做到了全員參與。
在C公司推行的工廠革新實踐活動中,還有一個更為有意義的自下而上的「提案制度」,即從20個項目的任何一個角度,只要員工發現有值得改進的地方,都可以通過「改善提案」提出來,通過改善提案的提出,不僅使問題得到了解決,而且還能根據改善的效果而得到一定的獎勵。這種全員參與的改善提案大約每個員工每年會提出10件以上,而通過這種制度創出的改善效果更是驚人的。
3.循環PDCA
C公司的全面質量管理還體現在全過程的管理,在所有推行的項目中,不單純以結果為導向,更加重視對過程的管理,而這個過程包括了從產品的設計、客戶訂單、原料採購、製造過程、倉庫保管和交付給客戶的所有過程。
C公司依據全面質量管理的理論,以PDCA為基本的科學管理工作方法,認真循環戴明環的四個階段和八個步驟(如圖所示)。
PDCA四個階段和八個步驟示意圖
尤其是C公司推行的KI活動,是全面質量管理理念的典型的QCC小組活動。KI活動的流程和PDCA的這四個階段八個步驟基本是一致的。
P階段即計劃步驟一:選擇主題和現狀把握。主題是團隊改善活動的切入點,主題的選擇很重要,一個公司的資源是相對有限的,只有根據二八原則從中抽出對公司重要的課題進行改善才有意義。在確定好主題後,則開始從各個角度對所要改善的主題進行現階段情況的把握,這步驟一定要把握到真實而有意義的數據,這樣才能會後續的步驟奠定紮實的基礎。
步驟二:目標設定。明確了小團體活動的主題後,需要設定一個活動目標,也就是規定活動所要做到的內容和達到的標準。目標的內容一定要明確化,其達到的標準一定要進行量化。只有明確的目標,才能使團隊努力的方向得到明確,在效果確認時也才能更清楚的目標是否達成了。此外,在這一步驟要使用甘特圖來制定計劃時間表,從而可以確定改善活動進度並進行有效的控制。
步驟三:原因分析及提出各種方案並從中確定最佳方案。
步驟四:制定對策。有了好的方案,其中的細節也不能忽視,計劃的內容如何完成好,需要將方案步驟具體化,逐一制定對策。而制定對策時應嚴格按「5W1H」即:為什麼制定該措施(Why)?得到什麼目標(What)?在何處執行(Where)?由誰負責完成(Who)?什麼時間(When)?如何完成(How)?使用過程決策程序圖或流程圖將方案的具體實施步驟進行分解。
D階段即執行步驟五:實施對策。對策明確後,則嚴格按照計劃好的對策推進各項方案的實施。對策的實施過程務必要確保不折不扣的按照原定的計劃進行推進,避免對策實施過程中的半途而廢的情況的發生。
C階段即檢查步驟六:效果檢查。方案是否有效、目標是否完成,需要進行效果檢查後才能得出結論。將採取的對策進行確認後,對採集到的證據進行總結分析,把完成情況同目標值進行比較,看是否達到了預定的目標。如果沒有達成目標,則回到步驟三重新提煉方案開展改善活動。
A階段即下一步的行動步驟七:標準化。對已被證明的有成效的措施,要進行標準化,制定成作業標準,而且要將作成的標準向相關的人員進行教育。
步驟八:反省和今後的課題。對於方案效果不顯著或者實施過程中出現的問題,進行反省,以便為下一個PDCA的循環提供有力依據。同時,從反省中提煉出今後的課題和致力點。
4.提倡團隊活動
團隊是指完成相互依存的任務、實現共同使命的一群人。組織中的團隊多種多樣,如開發新產品的設計團隊、解決特殊問題的過程改進團隊;有些團隊是長期存在的,而有些團隊則是為解決某些課題臨時存在的。C公司的KI活動以及CFT活動(即跨機能小組)等等,都是通過團隊的形式開展的。之所以團隊如此受人們青睞的原因有:它能創造團隊精神,使管理層有時間進行戰略性思考,提高決策的速度,發揮員工隊伍的集體智慧,以及提高績效等。
當今組織之所以越來越需要團隊,與團隊在組織中所發揮的作用越來越重要有著直接關係。例如,問題的複雜程度超過了個人和部門的能力範圍,解決複雜問題需要許多技巧,因此團隊解決更為有效。再有,團隊合作能使團隊成員滿意,能通過參與和決策提高士氣和主人翁精神。
最後,規模巨大的組織為了保持對環境的適應性和令活動,也需要團隊合作等。
要組建一個高效的團隊,應該注重以下四個方面:①要有清晰的團隊目標,這個目標應該是具體的可以量化的,而且這個目標應該是有意義和價值的;②成員應該具備不同的技能,最好來自不同的部門或崗位,這樣可以起到互補;③確保團隊成員間有有效的溝通渠道,避免溝通不暢,情報停止在某個成員手中;④應該有有效的內部支持和外部支持,主要包括內部應有的基礎結果、相關培訓和外部的各種資源等。
5.關心教育
「質量始於教育,終於教育」是C公司質量教育工作的思路,質量教育也是質量管理一項重要的基礎工作。通過質量教育教育不斷增強員工的意識,並使之掌握和運用質量管理的方法和技術;使員工牢固樹立質量第一的觀念,明確提高質量對於整個企業的重要作用,認識到自己在提高質量中的責任,自覺地提高管理和技術水平以及不斷提高自身的工作質量,最終達到能提供給顧客由衷滿意的產品。
首先,明確質量教育計劃。全體員工圍繞著企業制定的質量方針,有目標、有計劃、協調有序的按照不同的部門不同的階層組織教育培訓,讓每個員工知道做什麼、如何做、為何那麼做的正確質量意識。
其次,開展質量教育。根據質量教育計劃對相關人員進行教育和培訓,學習質量的理念和體系的文件以及操作技能。
再次,對教育的實施情況進行反省。要對教育實施後的員工的理解程度進行把握,如果不能達到教育目標的,則反省所實施的教育的方法、時間、地點以及講師是否妥當,如有不妥的地方,在下一次教育時進行調整。以此來不斷提高實施教育的水平。
最後,質量教育不是一勞永逸的事,需要持續的進行。由於不斷有新員工的加入,而且現代理念和生產技術的更新周期越來越短,因此只有不斷的進行教育,才能適應發展的需要。