關於文件整理看這篇文章就夠了

白日夢與詩

正文共：5936字，34圖；預計閱讀時間：15分鐘這幾個月有幸和很多小夥伴進行了深度溝通，每次開騰訊會議共享屏幕的時候，我都會不自覺的皺起眉頭。這??這是一個男生該有的電腦桌面嗎....?

↑ 啊！這桌面

於是我就突發奇想地，想寫一篇關於文件整理的文章。

我從不認為文件整理只是簡單的整理電腦文件，它應該是一個特別龐大的體系，它的家族成員應該包含網盤文件整理、瀏覽器書籤整理、筆記系統整理、微信好友整理、人脈管理、圖片管理... ...所以就有了這篇文章。

0.

一、常見的文件整理方法介紹； 

二、實用的文件管理工具分享； 

三、不同場景下的系統整理方法（網盤管理、書籤整理、圖片管理、人脈管理、知識宮殿、筆記系統... ...)

1.

推薦兩種常用的方法

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進行文件處理之前，我們首先需要了解如何對文件進行歸檔。這一步工作主要是對文件進行預處理。

我們可以用時間管理GTD的方式來進行這樣的工作。

↑ 點擊圖片閱讀《一篇文章，幫你搞懂時間管理》

將你的文件分為幾個大類，下一步處理，將來也許，懸而未決，ASAP-工作，ASAP-生活，七天後刪除。

↑ 上圖僅供參考

注意：當一個文件超過72小時未處理就要將它及時的剔除或者歸檔。

擴展知識：

■ 72法則一：當你下定決心要做什麼事，而72小時內沒去做，你會去做這件事的機率就趨近於零了。 

■ 72法則二：72除以通貨膨脹率，就是物價變成兩倍所需的時間。

■ 72法則三：72除以財富成長率，就是個人財富變成兩倍所需要的時間。

■ 72法則四：災難發生後72小時內為黃金搶救時間。

當你學會了如何預處理你的文件之後，接下來我們就要正式的開始進行文件整理工作了，這裡首先推薦使用杜威十進位。

↑ 杜威十進位常用於圖書分類，但同樣適用於文件管理

你可以按照自己的生活場景，將電腦文件分為幾個大類。例如我的劃分是這樣的，100-工作相關、200-學習升級、300-實用軟體、400-生活技能、500-未處理の、600-處理中の，這套邏輯體系幾乎適用於我所有的「系統」。

依此邏輯你可以將細分領域的文件更好的進行歸檔處理，比如和推文有關的東西應該屬於新媒體運營的範疇，新媒體運營又在網際網路運營之下，網際網路運營又和我的工作相關，通過這樣的邏輯，你能快速定位到你文件。
注意：分級不要過多，最好控制在3~5左右。一旦分級過多，你就不想點開了！不要給自己增加壓力。當你的文件越來越多的時候，這樣的整理邏輯並不能提升你的檢索效率。比如你想找一下具體2020年5月26日的文件，你該怎麼找？一個個文件去翻嗎？顯然是不現實的。再比如你下載了一個公眾號所有的文章，準備學習一下，如果不加記錄的話，你如何快速定位到你未閱讀的文章？單獨建立一個文件夾去歸檔嗎？顯然這並不是最優解。

我們可以按照：杜威十進位+時間+文件名+標籤的方式，可以快速定位找到我們需要的文件。

選中文件按電腦快捷鍵F2（筆記本電腦為組合鍵Fn+F2），可以快速重命名。（當然我並不會用這種方式進行文件歸檔，太麻煩了，賣個關子，後面再給大家介紹實用的軟體技巧）

F代表的是F(low),即工作流；S代表的是S(tock),即經驗庫；R代表的是R（eference），即知識體系。

把工作、經驗庫、知識體系分開來管理。比如寫這期的推文，我要整理關於文件管理相關的方法和軟體，這都是和當前工作相關的內容，我要放到我的workflow筆記本中。

對於一些可以重複使用的知識，就可以提煉出模板或者總結經驗，這也是復盤的價值和意義。如：模板、文字片段、圖片素材、報表素材、標準流程、注意事項等等

知識體系我用的是Excel+OneNote+印象筆記+Notion，以後再和大家介紹搭建知識體系的方法。

以上兩種文件整理方法是我的經驗所得，希望可以對你有所幫助！

文末附安裝包

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Quicker是我的裝機必備軟體，它有豐富的動作庫，官方的動作庫提供了各種實用的腳本，你可以選擇你需要的動作來安裝。通過快捷鍵或者長按滑鼠滾輪就可以調出，以我最常用的文件命名動作做一個演示吧！

Quicker的功能很強大，你可以通過它快速的調出應用，獲取文件的地址，對文件生成目錄，快速的檢索文件，截圖文字識別，朗讀所選文字，對網頁進行可視化編輯等等，小夥伴快去下載嘗試吧！

↑ 文末附安裝包

通過FolderPainter你可以對你的文件夾設置不同的顏色和樣式以此來快速定位文件，比如紅色代表緊急重要（要馬上處理），綠色是習慣... ...可以按照自己的設定的標準來定義。

↑ 文末附安裝包（這裡提供破解版）

如你所見，我將fences與杜威十進位結合，桌面煥然一新！Fences還可以自定義制定規則，如下圖所示：

↑ 文末附安裝包（這裡提供破解版）

我在知乎寫過一篇完整的win10桌面美化教程，裡面涉及Fences的詳細介紹，如果你對Fences感興趣，可以去了解一下。

Listary是我的真愛了！用過everything的小夥伴知道everything可以快速的檢索我們電腦中的文件並定位，Listary也可以！快速的按兩下ctrl鍵即可調出搜索框（火柴等工具也可以的），當然Listary的功能並不僅限於此，它可以快速的生成文件夾的目錄名稱並發送到Excel中，還可以複製當前文件夾路逕到粘貼板... ...

最愛的是對文件夾的收藏功能！你可以選擇你常用的文件夾通過Listary收藏，然後按一下滑鼠的滾輪即可調出你收藏的文件夾，不用挨個打開文件夾了，特別方便！電腦新建記事本，輸入tree /f >.\FileTree.txt，然後保存，把後綴改成.bat ，把這個程序放到記事本根目錄裡，雙擊即可自動生成文件目錄。

↑ 文末附安裝包

5.資源管理器多標籤化管理

↑ 文末附安裝包

很多時候，我們需要打開多個文件夾來處理文件，來回切換文件夾真的特別麻煩，那有沒有什麼辦法可以想瀏覽器一樣，對文件夾進行多標籤化管理呢？答案是肯定的，事實上微軟的office也可以通過插件來實現這個功能（wps自帶）我們以後再介紹吧。
這款插件的名字是QttabBar，這裡介紹一下使用方法。打開安裝包後，直接安裝QttabBar，提示success後退出。然後點擊查看-選項-勾選QttabBar√即可（安裝完QttabBar後，需要關閉文件資源管理器重新打開才會在選項裡看見QttaBar選項）

↑ 文末附安裝包

這時候選中你需要的文件，按住滑鼠滾輪鍵就可以以標籤的形式打開了！
安裝完QttabBar以後，可以通過漢化包漢化一下（安裝包裡提供了漢化補丁），在文件標籤欄處右鍵，選擇QTTabBar選項，之後點擊常規-語言區域導入漢化補丁確定即可。

↑ 文末附安裝包

QttabBar的妙處不僅如此，在任務欄點擊右鍵-搜索-開啟QT Tab Desktop Tool。

↑ 文末附安裝包

它的用途在於，開啟這個工具以後，你可以在任務欄/桌面空白處雙擊QT Tab Desktop Tool實現打開群組快速訪問控制面板、回收站、桌面文件、最近文件等功能，相當方便。

↑ 文末附安裝包

Q-Dir適用於頻繁在各個目錄間跳躍複製粘貼的情況，它有4個窗口可以來回切換，以不同顏色區分不同類型的文件，各窗口間方便互相拖拽。

3.

網盤、書籤、人脈、圖片... ...

————

我日常用的網盤很多，百度網盤、天翼雲盤、藍奏雲盤、wps網盤、Google 網盤、OneDrive ... ... 這些我都用，因為我的資源搜索能力還不錯，導致我百度網盤5T的網盤都爆了好幾個了。

當你的文件一多起來，文件管理就顯得尤為重要！你可以按照我前面介紹的杜威十進位先進行大類歸檔。如：100-工作相關，200-學習升級，300-實用軟體，400-生活技能。

亦或者只建立一個名為未處理の文件夾，每天存入的資源以日期命名，如我剛剛看到了一個效率工具，就可以按照百度網盤-未處理の-2020.10.22 的路徑存放，但是這樣整理還是不夠的，當我們突然想起來要找一個文件的時候，那就要大海撈針了！

所以你可以藉助輔助工具，來進行簡易歸檔，在記憶術裡這叫做助記術，結合我們熟悉的場景來快速調用數據。

↑ 文末附安裝包

在我的知識宮殿文件中有一個專屬工作表，我命名為500-未處理的，這裡我放的就是百度網盤每日存入的資源名稱。通過excel的快速檢索功能，我可以快速定位我需要的文件！

2.瀏覽器書籤整理

↑ 文末附安裝包

瀏覽器書籤可以採用標籤化的管理形式，不一定非要用杜威十進位。每個人的瀏覽器書籤應該都是不同，因為生活和工作的場景都不相同。只要平時做好整理和歸檔，能夠在需要的時候快速調出來即是合理的。

↑ 上圖僅供參考

3.關於圖片整理

圖片、文字、視頻都是記錄生活的工具，是我們留給時間最好的禮物。當有一天我們回想起來的時候，看看這些回憶，沒準會笑靨如花，淚流滿面。我一直都有對照片做歸檔的習慣，我用的是Google 相冊 （有能力的小夥伴可以去嘗試，這裡就不詳細概述了）當然像百度網盤、天翼雲盤現在也是可以無限存儲圖片的，iCloud也不錯，適合自己的才是最好的。

↑ 上圖僅供參考

對於日常的手機相冊梳理，我用思維導圖結合杜威十進位梳理了一張邏輯圖，然後依此邏輯再對手機相冊進行相簿命名，因為我手機每天都會存大量的圖片，所以我其中的一個每日習慣就是每天整理一下相冊，每天5分鐘即可。
當然如果你像我一樣從事新媒體運營工作，需要積累大量的素材圖片，這裡我推薦你使用Eagle，配合瀏覽器擴展，可以隨時隨地的對你喜歡的圖片進行歸檔。

4.人脈管理

人脈管理是一個特別龐大的主題了，每次深度溝通的時候我也會提及一部分關於人脈管理的方法。由於本文的主題是文件整理，我只介紹最簡單的關於微信好友歸檔的方法，以後有機會再輸出一篇關於人脈歸檔的方法。
我們的微信雖然會有標籤的功能，但是橫向的標籤管理只會導致你的標籤數量越來越多，假如你沒有一套完成的邏輯體系，當你的好友數量越來越多的時候，想必你想找一個人也是不容易的。

↑ 上圖僅供參考（最初版本）

所以我自創了一套邏輯體系，我將我的好友分為兩大類，如上圖所示，Q類對應的清晰，說明我這個人有清晰的認知。M類代表的模糊，往往是那些即使加了好友，但是從來都沒有過交流的人。然後再結合杜威十進位進行標籤歸檔。

↑ 上圖僅供參考

當然這都是最基本的人脈管理方法了，如果你有心的話，還可以建立一個完整的資料庫。按照親密度還可以劃分為親、疏、貴、密、遠，之前我有梳理過一張特別詳細的人脈梳理指南（大家可以後臺回復人脈獲得這張導圖）對於好友備註，也可以學學微商命名的方法，比如一個學生，我們就可以用X來標記，那麼X1代表的就是學生1年級。當然命名的規則應該由大家來定義，這樣才不會限制大家的思維。很多人在修改備註的時候，都沒有留意過，設置備註和標籤的下面有一個描述區域。這裡就可以放很多的信息，比如一個人在群裡發的自我介紹， 當他的自我介紹特別長的時候，我們就可以保存放到這個描述裡，這樣我們就可以快速Get到這個人的信息了，描述的文字部分也不應該空著，可以寫一下好友的生日呀，星座，地址呀等等，做一個生活的有心人。

5.知識宮殿和筆記系統

害，最後提一下我的知識宮殿和筆記系統吧，先看一下視頻。

這套知識宮殿我已經創建了幾個月了，眼看著自己的「寶寶」越長越大，我只有一個感受，那就是踏實。

可以直觀的看見自己的成長軌跡，在不同領域積累不同的知識，當我遇到問題的時候可以快速的調出我的資料庫解決問題。

針對筆記系統，我最初用的是印象筆記，後來改用的是OneNote，看到身邊的很多人都在糾結到底該選用哪款軟體來作為自己最終的筆記系統。我就在思考，為什麼非要只用一款軟體呢？這個世界上本來就不存在一款絕對完美的產品，我一起用不就好了？

OneNote作為我的主流輸出筆記，印象筆記，石墨文檔，幕布，Notion輔之不也很好？

除了用杜威十進位將我的筆記系統分為100-工作相關，200-學習升級，300-常用軟體，400-生活技能。我還建立了一個個人成長筆記本，比如每日必看裡，我會放上我的夢想清單，每日成長利器等。

《經驗庫》裡，我會放上一個個思維模型，和我設計的行動卡片。《成長筆記》裡，我會再放上《成長語錄》筆記本，《趕走不快樂》筆記本，《成功筆記》，《人生錯題集》，《情感筆記》，《每日の成長利器》... ...

慢，就是快。

每天的經歷都是有限的，重要的並不是經曆本身，而是你能從有限的經歷裡獲得什麼？有哪些共性的問題可以總結，常見的場景可不可以梳理出一套流程？

像教公眾號運營、深度溝通這樣的事情對我來說都是頻繁出現的場景，我就可以梳理出一套流程，或者整理出一份自檢清單。針對自己總結出來的模型，再進行Output，就可以形成一張行動卡片。然後再建立一套反饋機制，不斷的實踐反饋-再實踐。

這就是計劃-實施-總結-評估-再計劃。

希望本文可以對你有所幫助，

我是蘇蘇。

「我不相信什麼懶洋洋的自由，我嚮往的自由是通過勤奮和努力，實現的更廣闊的人生，那樣的自由才是珍貴的，有價值的；我相信一萬小時定律，我從來不相信天上掉餡餅的靈感和坐等成就。做一個自由又自律的人，靠勢必實現的決心認真的生活著」。——山本耀司

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