大文檔多如垃圾的Word樣式,如何清理刪除

2020-12-11 阿德O辦公圖文

Word合併文檔統一格式，你做過嗎，什麼感受？

前些天，有一位網友問我word多級列表的問題，編號不連續。打開發來的文檔一看，這不僅僅是多級列表的小問題，而是合併文檔統一格式的大問題。

原來這個文檔是各個部門發來的文檔合併而成的，A4大小，接近2000頁，樣式有3000多個，非常混亂，根本不知道哪個樣式管理哪些文本，基本就是垃圾樣式，需要清理刪除，否則可能會讓Word崩潰。如此之多的樣式，都是合併時的各個文檔帶進來的。上個圖，大家感受一下。

大文檔多如垃圾的Word樣式，如何清理刪

多級列表都是綁定到樣式的，只要整理統一了樣式，多級列表的問題，自然迎刃而解。

關於多部門製作大型文檔，當然是要事先統一模板，制定寫作規範，嚴格按照規範寫作，這樣到最後合併的時候就很簡單了。但是事已至此，也不可能返回重新排版了。

該怎麼辦？

我建議，自己新建模板，制定整理規範，對未合併之前的各個小文檔分別整理後，再合併。如果這些小文檔都找不到了，就需要從大文檔中按章節拆分成小文檔再整理。無論是原來的小文檔，還是拆分後的小文檔，仍然可能面臨垃圾樣式的困擾。

有些人建議，清除所有格式，再重新排版，但這樣工作量就增加了不少。因為原來的作者也是有一定的排版邏輯的，所以原格式是有用的，可以區分正文和標題，可以用作查找替換時的格式限定，提高整理效率。

處理垃圾樣式的VBA代碼

下面介紹一些處理垃圾樣式的VBA代碼。為防意外，使用前務必備份好文檔。

第一步 斷開樣式，保留格式

既然樣式已經混亂到無法使用，那不如斷開所有樣式與文本的連結，只保留格式。

以下代碼來自網絡（請百度「在移除 Word 文檔樣式的同時保留格式 - 少數派」），作者是PlatyHsu，我為代碼作了一些注釋。

代碼的邏輯是遍歷文檔段落，分別獲得該段落的樣式的所有字體格式和所有段落格式，然後把段落樣式設置為「正文」，最後把之前獲得的字體和段落格式再應用到該段落上。這些格式都變成了該段落的直接格式，優先級高於「正文」樣式裡的格式，這樣原段落的格式就得到了保留，同時斷開了與原樣式的連結。

「正文」樣式是word的內置樣式，是其他段落樣式的基準。無論你願不願意，每個段落都必須有一個樣式，設置為基準樣式「正文」是較好的選擇。我們平常用的清除格式按鈕，就是把格式退回「正文」樣式裡的格式。

這個代碼並不能保留所有的格式。對於一個段落，有樣式的格式和直接格式兩種格式，直接格式中的段落格式不能保留，直接格式中的字體格式不一定能保留。因為這個代碼以段落為基礎，所以它也不一定能保留字符樣式。

Sub 移除樣式並保留格式()'不能完全保留格式'對於一個由多文檔合併起來的長文檔，它的樣式多而混亂以致於無法使用，會引起word崩潰'對於這些樣式，移除（即都統一為正文樣式），並保留各種格式（變成不受樣式控制的直接格式）Dim Para As ParagraphDim Fnt As Font '代碼字體的所有格式Dim Pfmt As ParagraphFormat '代表段落的所有格式For Each Para In ActiveDocument.ParagraphsWith ParaIf .Style <> ActiveDocument.Styles("正文") Then '如果不是正文樣式，則開始處理Set Fnt = .Style.Font '獲得段落樣式的所有字體屬性，賦給fntSet Pfmt = .Style.ParagraphFormat '獲得段落樣式的所有段落屬性，賦給pfmt.Style = ActiveDocument.Styles("正文") '把它的樣式改為正文.Range.Font = Fnt '為改變樣式後的段落設置回原來的字體屬性.Range.ParagraphFormat = Pfmt '為改變樣式後的段落設置回原來的段落屬性End IfEnd WithNextEnd Sub

第二步 移除未使用樣式

以下代碼可以刪除文檔中未使用的樣式，來自網絡（使用必應查找「T001337_Removing_Unused_Styles」），作者是Ken Endacott。代碼有改動。代碼的邏輯是，遍歷所有樣式，用樣式去查找主文檔內容，找不到的對應內容是就是未使用的樣式，需要刪除。刪除的方法用Application.OrganizerDelete，不用Style. Delete，因為後者低效且容易發生錯誤。

word樣式可以分為兩種，一種是內置樣式，一種是自定義樣式，內置樣式不可刪除，自定義樣式可以刪除。

word樣式是樹狀結構，一個樣式可能是基於另一個樣式建立的，其本身也可能是其他樣式的基準。如果刪除了一個未使用的樣式，但以此樣式為基準的樣式仍然在使用，那將會使段落格式發生不可意料的改變。

有時候用戶可能為內置樣式創建了一個別名，如「標題 1（科技）」，如果只處理自定義樣式的話，這樣的樣式別名就不能被刪除。

由於經常了第一步代碼的處理，所有樣式歸為「正文」樣式，所以不考慮樣式的樹狀依賴關係。因為內置樣式不可刪除，同時為了刪除它的一些別名，所以也不事先判斷是否為內置樣式。最終代碼如下。

（在本文所說場景下，代碼的邏輯也可以是：只要樣式名稱不是「正文」就刪除，但為了廣大網友方便使用，還是保留這樣。）

這個代碼只是處理主文檔的，不處理腳註、尾注、頁眉頁腳、文本框中的內容，不考慮樣式的樹狀依賴關係。需要運行多次，直到顯示刪除的樣式數量不變為止。

Sub 刪除未使用樣式organizerdelete()On Error GoTo ErrorHandlerDim oStyle As Style, i&i = 0For Each oStyle In ActiveDocument.Styles'If oStyle.BuiltIn = False ThenWith ActiveDocument.Content.Find.ClearFormatting.MatchWildcards = False.Style = CVar(oStyle.NameLocal).Execute FindText:="", Format:=TrueIf Not .Found ThenApplication.OrganizerDelete _Source:=ActiveDocument.Path & "\" & ActiveDocument.Name, _Name:=oStyle.NameLocal, Object:=wdOrganizerObjectStylesi = i + 1End IfEnd With'End IfNext oStyleMsgBox "共刪除" & i & "未使用樣式"Exit Sub '退出過程'發生錯誤時處理ErrorHandler:i = i - 1 '發生一次錯誤則減1Resume NextEnd Sub

以上介紹的是清理垃圾樣式的方法，並不完美。這只是合併文檔統一格式的一步，後面的路仍然任重而道遠，加油吧，少年！

關於清理word未使用的樣式，你有什麼更好的方法嗎？

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