#時間不會等你#
#每周多一點改變#
彭縈：
我加入原麥山丘的時候，我們的CEO Alen跟我說，他30歲之前就成為了一個上市公司的總裁助理，他入職場的第一件事就是學習如何點菜。要看餐桌上的客人都是誰，要記得每個客人都喜歡吃什麼，要知道公司給的一餐飯的預算是多少，還有最難的：如何讓每個人吃飽的同時又有滿足感。
點菜是門大學問。這可能是很多人加入事業單位或者私企要學的第一件事。那麼相對應的，加入一個外企要學習的第一件事也許就是寫郵件，加入網際網路公司要學習的第一件事情大概就是寫文案，今天，我們請來了嘉賓效珅來跟我們說一說：如何才能寫好一封郵件？
入職場有人學的第一件事是點菜，有人學的第一件事是寫郵件
by Xiaoshen Wang
首先聲明，這篇文章的寫作動機不純。
如果你已經讀過「改變自己」12月4號這一期的「咦，你確定自己會寫email嗎？」（原文出自Sarah Cooper， 15 tricks to appear smart in emails），你會明白：我是來「掐架」的。
剛開始我以為自己只是對作者列出的15條「詭計」不認可，再次翻閱一遍，發現我們是站在了不同的立場上。對於希望建立政治光環的人而言，sarah那15條依然成立。如果你不幸站在了喜歡實幹的老黃牛這邊，請繼續閱讀本文。當然，我也不敢自大吹噓，本文只能提供自己在工作經歷中總結的部分郵件寫作技巧，供讀者參考。
先設定閱讀語境：
1. 雖然這些技巧是為了幫助郵件溝通，但是就溝通本身而言，郵件絕對不是最有效的工具。如非必要，儘量不要選擇郵件溝通，面對面和電話溝通效果要好過郵件百倍。
2. 由於作者的工作性質，90%郵件處理都是英文，所以本文會偏頗在英文郵件寫作上。對於中文郵件主導的讀者，有些可能未必適用。謹慎閱讀哦！
郵件寫作的10個技巧：
1. 主題明確、簡潔
一封好的郵件首先要讓人一目了然你要做什麼。 郵件始終是溝通的工具，如何有效傳遞信息是它的第一使命。
表達明確的主題有兩種方式：
一種方式是起一個好的標題（前提是你要記得寫標題）。常用的標題模式可以根據郵件目的進行分類，比如：
• 如果僅僅表達讓對方知悉，可以使用 FYI - XXX (For Your Information - XXX)
• 如果需要引發討論或邀請對方輸入， 可以用諸如 Call for your input to XXX或者 Seek your advice on XXX等動詞主導的標題模式。有時候我也會根據與對方的關係，使用一些短問句模式：Your advice please?
• 如果是要對方採取行動的，語氣就要稍微強烈些。比如：[Action Required] Please XXXX. （[請配合行動]XXX ）
• 如果是比較重要或緊急的內容，可以在標題裡註明：[Important]XXXX, 或者 [Urgent] Please respond by XXXX. ([緊急]請於XX時回復)
• 甚至是一封垃圾郵件，都可以標明：[Spam] XXXX。 這個在ThoughtWorks出現最多的是跟吃的相關，大家休假回來都會給辦公室帶點零食，於是經常會看到以[Spam]或[Food]為標題的郵件。
第二種方式是郵件第一段在表達問候之後，直接表明目的。比如：
Hi James,
Greetings. This is to confirm with you whether you have reviewed our annual plan…..
你好 James！
見信安好。 來信目的是為了確認您是否已經閱讀我們的年度計劃。
正式的商務郵件裡，切記長句標題黨和在開頭囉哩囉嗦一堆客套話。
2. 長郵件善於使用分段
郵件應該儘量保持短和簡潔。如果需要長篇討論，儘量安排其它的語音溝通模式。但是因為一些原因，我們還是很難避免有時要寫長郵件。在這種情況下，為了讀者考慮，要善於使用分段。
郵件的結構一般如下：標題－ 問候 － 正文 － 總結 － 敬語 － 落款
如果你要溝通的內容比較多，我會建議使用這種結構：
問候
一句話總結 ［中心思想］
正文分段介紹 ［主要的論點或事實］
總結［需要的行動或者建議］
敬語
落款
比如：
Hi James,
Greetings.
This is to inform you that our Q3 budget will be highly increased by 40% due to three reasons: recruiting, operation and external product purchase.
To provide you more context:
• Recuriting. XXXX
• Operation.XXXX
• External product purchase.XXX
All of these reasons will push us to increase our budget by 40% which will be around $XXXX.
Please let me know if you have any concerns so we can discuss in a call later.
Thank you,
XXX
或者簡單的使用：
Short reading: XXXXXX
Long reading: XXXXX
3. 避免花哨的用詞和字體顏色
再次強調郵件的第一要義是清晰的表達目的和信息。
花哨的用詞不管是中文郵件還是英文郵件，除非你已經被認可是寫作高手，儘量不要使用。尤其是中國人寫英文郵件，生僻詞彙，自造詞彙還有過度修飾的詞彙，都儘量不要使用，以免弄巧成拙。中文博大精深，很多時候都要求讀者有語境帶入才能理解，過度Chinglish的詞彙就儘量不要寫到郵件裡了。如果實在要使用，建議要麼平時多積累一些語義相通的英文詞彙，或者說在中文直譯後面加一個小的註解。
比如表達"心有靈犀一點通」：Great minds think alike.
或者遇到情景式的表達，可以轉換成事實或數據。比如 中國"地大物博、人才濟濟」，可以用： China is a big country with rich resources, and it is also a huge talent pool with 6 million university grads every year. 不用費勁腦筋思考怎麼用英文來形容，數字是最好的表達。
或者表達一些中文特殊詞彙可以用使用拼音，加注釋。比如：the place you visited today was named Wu Hou Ci (a temple that in memory of the smartest man in China history) (今天帶您去參觀的地方是武侯祠，為了紀念中國歷史上最聰明的人建的祠堂)
同樣，如果不想讓你的郵件看起來像一棵聖誕樹，那就儘量保持字體顏色的一致吧。如果希望表達重點，可以適當加粗／傾斜或最多使用兩個顏色。
4. 儘量不要使用縮寫語
我個人非常反感別人在郵件裡使用縮寫語。它第一個假設就是別人都理解這些縮寫語的含義。尤其在商務郵件裡，儘量減少縮寫語的使用。我曾經看到一封郵件，滿篇裡只有2-3個詞彙不是縮寫的，讀的時候簡直就有崩潰的感覺，覺得自己的英文時刻在被挑戰。腦子裡一邊補詞彙，一邊要理解它的意思。
我不得不把這些反例再貼出來：
LGTM: looks good to me
SGTM:: sounds good to me.
FWIW: for what it’s worth
AFAIK:as far as I know 不要使用這些
除非你想炫耀，否則縮寫語只會拉長你與讀者之間的距離。如果非要用，就儘量用大家已經耳熟能詳的，比如a.s.a.p.
5. 謹慎使用 『Reply all』（回復所有）
這些情況下儘量不要使用reply to all：
• 你的回覆有強烈的個人針對性
• 你的回覆有明顯的情緒
• 你不能確定自己的回覆是否合時宜
• 以及明顯的spam郵件，常見於各種」Congratulations!"
6. 關於錯別字
如果你還沒有做這件事，請看完文章馬上去做：為你的郵件設置拼寫自動檢查。中文就沒辦法了，英文一定記得用這個。
在郵件裡出現錯別字是件不禮貌的事情，然而我認為更加不能容忍的錯誤是寫錯別人名字。尤其是對客戶，這是大忌。
英文郵件除了要搞清楚對方的名和姓，還要拼寫絕對正確。我曾經在郵件裡直呼過一個國外同事的姓，這是相當不禮貌的。
如果不確定對方的中文名字怎麼寫，假如對方也常常用英文寫郵件，可以取巧用拼音。千萬別盲目亂猜。
如果你常用手機回覆郵件，可以給自己的手機郵件設置籤名檔： Sent from Mobile - please forgive my fat fingers. (郵件來自手機－如有錯誤，請見諒。我手指粗……) 帶點自嘲，真出了拼寫錯誤，人家也會一笑而過。
7. 標點符號有時候也很重要
我在給藝人做助理期間，曾經因為寫錯了標點符號被大罵一通。所以直到今天，在寫郵件時我都會比較注意標點符號的使用。一般做編輯的都會有這種職業病，火眼金睛。如果你要郵件溝通的對象是編輯，可要小心使用標點符號了！
常用的句號逗號問題都還不算太大，長句子一定要斷開，否則會把讀者累成狗。
嘆號一定要慎用。除非要表達喜悅，儘量不要使用嘆號。不信你可以看看下面這段文字：
「各位隊員，
今天是我們項目開始的第一天！咱們的任務非常重！但我相信大家肯定是沒問題的！雖然客戶把工作量增加了一倍！咱們還是有希望完成的！」
原本正常的一個表達，滿篇看上去就是抱怨了。
還有，為什麼我不說你表達憤怒的時候使用嘆號？因為郵件裡，最好不要表達憤怒。
8. 什麼時候不該回覆郵件？
不是任何時候都適合立刻回覆郵件。這些情況下應該儘量避開馬上回覆郵件：
• 對郵件內容有明顯的個人情緒時
• 當郵件的主人在表達她／他的個人情緒或抱怨時
• 當對郵件的內容和意圖把握不準時
當你明顯感覺自己有情緒或對方有情緒時，最好的處理方式一定是通過面對面或者電話。儘量避開立刻回覆郵件，這只會造成兩種結果：第一，你會說出讓你後悔的話。第二，你會給對方留下一個輕率的印象。這麼快就回復，你到底有沒有認真閱讀？！
對郵件內容和意圖把握不準時，最好先通過其它渠道了解更多背景信息，再決定是否需要回覆郵件以及採用其它什麼方式。
這一點，中英文郵件均適用。
9. 如何巧妙的回覆情緒郵件？
有情緒時不該回覆郵件，如果非要回復，可以嘗試以下技巧：
• 先禮後兵 － I appreciate the feedback you provided. Apologise I may missed some of the context from your email. Can I ask few more questions to clarify please? (首先感激你提供的反饋。抱歉，我可能還缺少一些信息。請允許我再問幾個問題好嗎？)
• 表達強烈的同理心 － I can strongly feel your depression from bottom of my heart. I may have the same reaction if I were you in that situation. May I get an opportunity to explain ourselves via a call soon please? (我能理解您現在的失望心情，如果我是你，可能會做出同樣的反應。我們可以儘快電話一下嗎？我希望可以向您解釋)
10. 附件太大也是一種罪
這條實在是為了湊足十條。如果做到上面9條，寫一封合適的商務郵件已經不是太大問題了。
那麼，就在最後附送一個小技巧吧。現在郵箱基本都有附件大小限制，但不代表不超過郵箱限制的附件郵件就是好郵件。
有一個隱性的文件大小要記住：儘量讓你的附件不要超過5M。超過5M的郵件，下載速度就會開始受到影響。可以適當適用外連結。
所以在貼附件之前，最好先通過PPT或者.keynote自帶的 Reduce size （縮小文件）功能減小文件大小。或者在轉存文檔時，選擇』適用於郵件發送』。如果這些不會，可以自行google 「如何縮小郵件附件？」。
這些連結也提供了不少英文商務郵件寫作技巧：
http://www.learn-english-today.com/business-english/business-letters.html
https://www.englishclub.com/business-english/business-letters-write.htm
今天我做了什麼改變
關於本周二文章【為什麼長大後反而不容易快樂】的反饋
@豆豆逗逗你
謝謝分享 我目前的內心狀態比較焦慮:期望>>現實，希望自己的狀態是什麼樣的，希望自己做到怎樣，實際上做的差很多，因為一般期望都會比較完美。再就是碩博的壓力確實蠻大，因為實際水平和要求的水平差距的原因，當然，通過幾年的訓練肯定會達到遠遠高於現在的水平，過程中還是非常很大艱辛的，菜豆努力發芽吧！ 接下來需要改正的是:有目標，但不是期待完美的狀態，接受真實的自己和實際做到的，在目前基礎上有一點提升就很好
@匿名會員
《為什麼長大後反而不容易快樂》這文解釋透了一些很重要的東西，對準了當下一輩普遍的癥結，清晰豁然，很棒！
@菲
今天的這篇文章真的很觸動我，現實就是這樣的，我也是個長大後越來越不快樂的年輕人，因為沒有達到自己期望的樣子，然後就失望沮喪，羨慕嫉妒恨那些看起來比自己好的同齡人。
@Up up up
為什麼長大後反而不快樂？原來不只是我們知道的太多，做的太少！更多的是我們自以為是的太特別！ 看完真有一種茅塞頓開的感覺，特別是剛睜眼迷糊抓起手機看改變自己的我。90後被冠著特別的年代，所以我們覺得我的小宇宙最特別，甚至你都不能理解，但沒關係，我就是特別、任性。其實我們只是個年輕人，普通、沒經驗、追趕太多不符合我們生活的事物。起床吧，普通的年輕人！
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