效率與時間成本 | 如何節約時間成本和提高工作效率？

效率與時間成本 

——如何節約時間成本和提高工作效率？

作者：卡爾赫林

【效率與時間成本】無論做什麼事情，都要考慮時間成本，也就是說：做某件事，需要花費多少時間？比如說：洗衣服，拿搓衣板用手洗，使用雙缸洗衣機，或用全自動洗衣機，或付費讓別人幫你洗——所耗費的時間成本，是不同的，也是遞減的。

雖然，雙缸洗衣機比搓衣板省力，但與全自動洗衣機相比，要消耗更多的時間成本。而你付費讓別人幫你洗衣服，雖然需要支付費用，但卻節約了你的時間成本，而你可以充分的利用原本用來「洗衣服」的時間，來創造更多的人生價值。

打個比方：同樣是一個小時，你支付20元讓別人幫你洗衣服，然後你利用這一個小時來工作賺了200元——扣除洗衣服需要支付的20元，你還剩180元的收入，這比你用一個小時親自去洗衣服，要創造更多的人生價值。

為了節約時間成本，花點錢來提高效率和速度，還是比較合算的——比如說坐高鐵，比普通火車要快許多，只是多花一點車票錢而已，但節約了大量的時間成本，相比之下還是很值的！或者，某些事情乾脆就讓別人做——僱保姆和找小時工來替你幹活，讓你自己從瑣事中抽身出來享受生活，或創造更多的人生價值，這不是更好嗎？

在工作中，有很多事情都需要親力親為。古人云：工欲善其事，必先利其器。找到得心應手的工具，才能提高工作效率。自動化工業設備，以及人工智慧機器人的運用，主要是為了降低和節約人的時間成本，更好的提高工作效率。如果硬體條件不允許，或生產和製造需要人工來完成，沒有先進的機器設備可用，或人工智慧替代不了人工，那麼如何才能提高工作效率？

其實方法也簡單，那就是在工作中通過多次實踐，找到最行之有效的既解決問題，又提高效率的方法，和最可行的優化方案。由此規範操作動作，簡化操作步驟，將簡單又行之有效的方法，設為規定動作和操作規程，然後不斷重複去做，就能提高工作效率。也就是：設置規定動作和操作規程，簡化操作步驟，用最行之有效的方法來做事。

在工作中還可以不斷的改進，改進產品的加工工藝，以減少不必要的工序，會將幾道工序融合在一起。或者改良設備，將設備維修和調試到最佳狀態，也可以將現有設備加以改良和改造，增強設備的功能性，進而提高工作效率。需要人在崗位上，有責任意識和創新意識，才能夠在原有的基礎上進一步改進，化腐朽為神奇。

俗話說：熟能生巧。無論做什麼事情，只要熟練掌握了操作的技能和技巧，把每一步驟都爛熟於心，讓每一次的操作都能一步到位，就可以讓工作效率變得更高更快。想要熟能生巧，關鍵還是要肯下苦功夫。在工作崗位上虛心學、用心幹、肯鑽研、多習練，扎紮實實不走過場，才能讓工作技能越發熟練，效率不斷地提高。

善於利用碎片化時間，合理分配和充分利用時間，也可以提高工作效率。在工作中，將一些事務加以「人工編程」，幾件事情可以放在一起做，或者順便就能做的，就可以編排在一起。還可以利用「等待的時間」來做事，比如說，要將電腦中的大量資料，拷貝到移動硬碟，需要等待兩三分鐘——那麼你可以利用這兩三分鐘的時間，做點其他的事情，而不是只在那等待。

使用高配置和性能優良的電腦和手機，是提高工作效率的必備條件。硬體設備的性能，直接關係著工作效率。老舊的電腦，卡慢的手機，都是在一點點的謀害著你的時間。所以，電腦和手機，該換新就換新。如果公司提供的電腦，老舊卡慢，那麼你可以自帶一個高配置的筆記本電腦來辦公。雖然電腦是你自己的，看似增加了辦公成本，但提高工作效率後，還是節省了你的寶貴時間。

除了使用高配置的辦公設備之外，將工作中所使用的文件資料，無論是紙質的，還是電子版的，都有序整理分類存檔，也便於翻找和查閱，也能夠很大幅度的提高工作效率。再有，將辦公桌收拾的乾淨整潔和簡潔有序，也有助於工作效率的提升。雖然在辦公桌上，可以擺放一些私人物品和個性化裝飾，但不要擺放太多的裝飾品和玩具，因為這些東西可以在工作中，時不時的分散你的注意力，讓你無法聚精會神的投入工作，從而導致工作效率降低。

在工作場合，要專心專注，幹好自己的事情，不要東張西望和左顧右盼。如果身邊時常有人走過，你都會探頭觀望——哪怕每次只瞟一兩眼，而次數多了，你的注意力就會隨之分散，工作效率也會相對下降。所以，工作期間要心無旁騖，不要總是分散注意力，也不要總想著玩兒。如果你在工作中，總想著打手機遊戲，想著自己已經打到哪一關了，下一關會有啥呢？如果這樣，就無法踏實的進行工作。所以，在工作期間切勿分心，不要想其他的事情，不要總想著玩兒。

在生活，或者在家庭中，難免會有瑣事糾纏，遭遇一些矛盾和糾紛，或發生口角，從而讓你產生一些不良情緒，或者心情很不好。無論如何，你都不要將這些不良情緒和不好心情，帶到工作中。只要開始工作，你就要專心致志，暫時忘掉自己的煩惱。不要帶著煩惱做工作，不要把不良情緒帶到工作上，否則不僅會降低你的工作效率，影響你的工作狀態。甚至，因你內心有不良情緒作祟，讓自己出現了不當的言行舉止，而幹擾和影響到他人。所以，任何時候都不要把生活中的不良情緒帶到工作上。

工作效率的高低，取決於人的工作狀態。工作狀態由兩部分組成：人的身體狀況和體力體能；人的心態和態度。保持良好的工作狀態，首先需要有好的身體，也就是體能達標和精力充沛。如果身體狀況不好，整天病怏怏的，一點精氣神都沒有，那麼想要提高工作效率是很難的。所以，需要人有健康的身體才能勝任工作。

有健康身體和強健體魄，才能夠更好的勝任工作，足額或超額完成每天的工作量，努力實現既定目標。想要擁有健康的身體，需要注意飲食起居，工作生活要勞逸結合。合理膳食葷素搭配，注重飲食營養。每天參加體育健身，以增強身體的靈活性和耐力。每晚保證充足睡眠，不要熬夜。注意好以上幾點之外，還要及時的，採取有效方法疏解工作壓力。

疏解工作壓力，可以有效的方式方法，來自我調節。工作之餘多參加體育健身，健身是疏解工作壓力的有效途徑。或者，閒暇之時多聽音樂，喝茶或咖啡，而看電影和逛街也可以舒緩工作壓力。或者飼養寵物，空閒之時逗狗、擼貓、餵魚，都可以調劑身心和疏緩壓力。還可以將一些沒來得及休的零散假期，都歸置在一起，給自己放個小長假，出去旅遊幾天，更可以放鬆身心，讓身體恢復活力。

除了以上所列舉的這些之外，女士可以到正規機構，做SPA和水療，既能養護身體又能緩解壓力。不去做SPA，在家泡個花瓣澡也好，聞著香薰泡著花瓣澡也是蠻愜意（但一次的時間不宜過長，並且過敏體質勿用）。而男士可以去泡個溫泉澡，也可以放鬆身心。而做面膜，是男女通用的方式，對舒緩壓力也有效。以前，我最喜歡的方式，就是躺在家中的長椅上，聽著音樂自己做面膜。

想要擁有良好的工作狀態，除了要有健康身體來做支撐之外，主要還是取決於人的心態，以及對待工作的態度。在工作中要發揚主人翁精神，建立使命感，樹立責任感，以積極的心態和火一般的熱情來全身心的撲在工作上，紮根在崗位上，才能夠不斷發光發熱，在工作中創造出優良成績和良好業績。切忌心浮氣躁和消極怠工，或者這山望著那山高和身在曹營心在漢。

要以嚴謹紮實和認真的態度，來對待自己的工作。珍惜現有的工作，並要全情投入，做事手腳乾淨利落，不磨蹭、不拖沓、不拖延，不心不在焉和消極怠工。同一項工作，用不同的態度來對待，會獲得不同的結果，而在積極與消極之間，兩相對比相差懸殊。在工作中要充分調動自己的主觀能動性，積極主動的去迎接各項工作和各種挑戰。

在日常工作中，多鼓勵自己，多激勵自己，給予自己積極的心理暗示。或者，不定期的獎勵一下自己——在取得一定成績後，給自己買件小禮物，或請自己吃頓大餐，獎勵和犒勞自己一下，也可以振奮精神，喚起自己的拼搏進取精神和競爭意識，更加投入的去工作，然後逐漸產生一個良性循環，維持一個良好的工作狀態。

想要提高工作效率，除了調整好自己的心態和狀態之外，還要優化工作和辦公環境，讓環境變得舒適，在辦公室中運用清新明快的色調，或擺放幾盆綠植，或準備一點咖啡、甜點和零食，在需要的時候補充能量，都有助於提高工作效率。在工作場合，還可以張貼一些帶有積極心理暗示的標語，或者宣傳畫，給人以激勵。

如果允許的話，可以在工作場合，偶爾播放一些輕鬆明快的，帶有節奏感的音樂。伴著音樂工作，有助於激發人的靈感。但如果音樂過於舒緩，人的工作效率也可能會隨之下降，為了避免這一點，可以播放一些軍樂進行曲，節奏歡快的交響樂等。在播放音樂時，需要調控音量，音量不要過大，而在噪音工作效率反而下降。

雖然每天工作都很忙，但也不要一個勁兒的只顧趕工。最好每工作一到兩個小時，就休息十分鐘。放下手中的活兒，或從座位上站起來，活動一下，舒展四肢和筋骨。或者，小坐片刻，喝杯咖啡或飲料。哪怕玩一下轉筆和指尖陀螺，都可以緩和一下緊張氣氛。在工作中的片刻休息，有助於緩解疲勞和給自己加油打氣，在休息片刻之後，工作效率也會隨之提高。如果前一晚睡得有點晚，那麼在午飯後可以小睡半小時左右。不要小看這午睡的半小時，午飯後休息一下，再睡一小覺，可以讓整個下午精力充沛，工作狀態良好。

除此之外，還有比較關鍵的一條，就是知道自己該幹什麼和要幹什麼。也就是說，做事要專心專注，比如想要在網絡上查資料就專心查資料，不要被彈窗新聞所誘惑，而順手翻看起明星的花邊新聞。時間有限，需要專心工作，才能將時間充分地利用。而漫不經心的，不知道自己該幹什麼，不經意間就會把時間耗費掉。

想要提高工作效率，可以買本效率手冊，工作日每天一頁。把每一天要做的事情，都一條條的寫出來，分清輕重緩急，然後儘快著手去做。區分主次，先做緊急和重要的事情，再做零散的和不太重要的事情。每做一件事情，就劃線，或在序號上打個對勾。然後下午下班前，或每晚都認真核對：今天的事情都做完沒有。

如果晚間翻看效率手冊，發現今天要做的事沒做完，寧可晚一點睡覺，也要把事情盡力完成，最好不要把今天該辦完的事推給明天。但也別太勉強自己，如果實在完不成，也可以把事情留給明天去做，但切不可太過拖延。效率手冊，也可作為備忘錄使用。哪天需要去哪或做什麼，都可預先寫在當日的頁面，每天寫字和翻看就避免遺忘。同時，使用效率手冊，也可以逐漸養成每天按照日程安排，來做事的習慣。每天有目的有條理的來做事，而不是漫無目的的混混霍霍，不知道自己該幹什麼。

在工作中，要量化目標，每天完成的量有多少，都要有所計劃。如果目標比較遠大，或者總量多、量很大，可以把目標分割，量化分工，每天定量完成——每天完成一點，每天進步一點點，伴隨時間和工作量的累積，再大的工程也能完工，再難啃的硬骨頭也能啃完。做事情要有愚公移山的精神，堅持不懈、鍥而不捨、持之以恆。精誠所至金石為開，只有堅持不懈，才能取得最後的勝利！

在工作中，不要得失心太重，也不要太過心急。如果現在做的工作，距離理想中的目標很遙遠，或者說未能達到預期目的，還未能達成心願——此時，若是得失心重又太過心急的話，難免會感到失望落寞，由此唉聲嘆氣，產生消極心理，讓人頓覺疲乏無力和提不起勁兒，從而消極怠工致使效率降低；或者喪失信心和失去動力，心灰意冷中斷堅持，一旦中途放棄，最終會導致半途而廢。

在工作中，要做好本職工作，勤懇踏實、認真用心、專心專注、刻苦鑽研、紮實肯幹、任勞任怨、甘於奉獻、不計得失、精益求精……這樣才能夠把本職工作做好。在不斷提高工作效率的同時，要注重完成的質量，要做到效率和質量雙達標。不要為了圖快，而求量不求質。既要有高效率，又要高質量完成，才是極好的。

作為管理者，想要提高員工工作效率，就要為員工提供良好工作環境。在工作中以身作則身體力行和做好榜樣，對員工加以帶動和激勵。可以用語言、榮譽和物質來激勵員工，設立獎懲制度賞罰分明。工作生活中多關懷員工，及時解除員工的後顧之憂，為員工排憂解難，才能讓其幹勁十足，全心全意和你一起幹事業。

一個團隊，需要提高工作效率，就需要團隊成員之間，團結協作、齊心協力、共同奮鬥，共享成果和榮譽。對團隊裡的每個人，要因才適用合理分配，讓其能力和特長，發揮最大的作用。委派合適的人，到合適的崗位上，做最適合的工作。並建立崗位責任制，明確各崗位的職責權限，按照規定的工作標準進行考核及獎懲，加強監督管理。重要崗位，可以採取競爭上崗，讓最有能力，最能勝任職位的人，來接替和取代能力差的人。

在團隊成員之間，做好監督機制，讓成員相互監督，或以先進帶動後進，賞罰分明獎懲有據。或實行末尾淘汰制，辭掉工作不努力和業績差的員工。但辭掉員工，不是上策，切不可輕易裁員。對待業績差的員工，還是多採用「攻心戰術」，找其深入交談，對其加以鼓勵和勉勵，或者詢問其生活情況，看其有無實際困難。然後，著手為員工解決困難，解除其後顧之憂。

在團隊中，可以利用巧妙的方法，充分調動員工的工作積極性，培養員工的個人榮譽感和集體榮譽感。用物質刺激（金錢）和精神獎勵（光榮榜），來激發員工更加努力的去工作。或將員工分組，再採取分組對照的方式，讓組與組之間相互競賽，從而激發員工的進取心——讓員工與員工，班組與班組之間產生競爭，並對競爭優先和獲勝者，給予足夠的，或豐盛的精神和物質獎勵，從而不斷地調動員工的工作積極性。

最後，在補充一條。身為管理者，需要對下屬加強監管，以防有人在工作中偷懶和消極怠工。雖然是加強監管，但也不要整天都盯在員工身上，或每時每刻都監督和監控著員工的工作。如果你在員工身邊，總是對其嚴加監控的話——在你的嚴密監控之下，原本不想偷懶的員工，工作效率也會隨之下降。對於員工來說，誰也不喜歡身後總有一雙眼睛在盯著自己。管理者總盯著員工，就會讓員工覺得心慌和不自在，而工作效率也會隨之下降。所以，想要提高工作效率，要給員工一個寬鬆的辦公環境，不要給員工製造不必要的壓力。

以上，就是筆者對「如何節約時間成本和提高工作效率」的一點個人見解。僅供參考。

卡爾赫林2018年2月5日 12:35:16

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