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物資採購審計的目的是改善物資採購質量,降低採購費用,維護組織的合法權益,促進組織價值的增加及目標的實現。
一、物資採購內審的主要內容
物資採購審計是對物資採購全過程實施的監督和評價,是財務審計與管理審計的融合。
物資採購審計的主要內容包括審計物資採購內部控制、採購計劃、採購合同、採購招標、供貨商選擇、採購數量、採購價格、採購質量、物資保管、結算付款及物資採購期後事項等。
二、物資採購審計的模式
根據組織的管理模式和要求、物資採購業務量的大小、內部審計機構資源等的不同,物資採購審計可以採取項目管理式審計和過程參與式審計兩種模式。
1.項目管理式審計
它是有重點、有目的地將某物資採購部門、環節或物資品種納入年度審計計劃,形成特定審計項目,並實施相應審計程序的審計模式。大、中型規模的組織適合採用該模式。
2.過程參與式審計
它是由專職內部審計人員參與監督物資採購的全過程或者部分重要過程,實現物資採購審計的日常化。小規模組織可以採用該模式。
三、物資採購內審對內部審計人員的要求
內部審計人員有責任警示被審計單位關注物資採購的現有和潛在風險。
內部審計人員應具有物資採購管理的相關專業知識,熟悉相關法律、法規、政策和組織內部有關規定,掌握物資採購內部控制原理,了解組織物資採購現狀和外部環境的變化。開展專業技術性較強的物資採購審計,內部審計機構可聘請外部專家參與。
四、物資採購前期審計
物資採購前期審計是從制定年度審計計劃開始到具體實施物資採購審計程序之前對各項審計工作做出的安排。
物資採購前期審計的基本過程如下所示。
1.編制年度審計計劃,確定審計對象
內部審計人員應綜合考慮以下各種因素。
(1)重要性。選擇採購數量較大、採購次數頻繁、採購價格較高、採購價格變化頻繁、質量問題突出、長期積壓或短缺、在ABC分類管理法下的A類和B類物資,群眾反映普遍、領導關注、內部控制薄弱和出現錯弊概率較高的部門、環節或物資類別等。
(2)物資採購方案、內部控制的重大變化。內部審計應根據外部環境和內部條件的變化,適時審查新的物資採購方案和內部控制的適當性、合法性和有效性,將其列入審計計劃。
(3)改進空間。根據成本效益原則,內部審計人員應將工作改進空間較大、在增值性方面有潛力的物資採購部門、環節或物資類別確定為審計項目。
(4)審計資源。
(5)風險因素。風險因素可能來自組織內部或外部。組織規模、經濟業務性質、帳戶餘額大小、出現錯弊概率、物價變動幅度、技術變化速度、管理人員素質和能力、業務量大小等都是潛在的風險因素。一般而言,風險大的項目應優先做出審計安排。
2.獲取與研究相關資料,制定項目審計計劃和審計方案
(1)物資採購目標和計劃。
(2)前期物資採購審計工作底稿。
(3)組織資料,如組織結構圖和工作說明、政策和程序手冊以及重大的組織系統變化等。
(4)財務會計資料。
(5)相關制度規定,如採購政策、採購程序制度、授權審批制度、供貨商管理制度、財產接觸制度、合同或協議籤訂製度、憑證管理制度和定價策略等。
(6)外部信息資料,例如同行業相關資料、物價水平和變化幅度、技術變化程度和供貨商資料等。
(7)法律性文件。
內部審計人員應通過審閱資料、諮詢技術專家、進行分析性覆核、現場觀察物資採購流程、詢問等方法,研究相關背景資料,初步評價重要性和審計風險,進而制定適合本組織實際情況的物資採購項目審計計劃及審計方案。經適當管理層批准後,向被審計單位發出物資採購審計通知書。
3.審查、評價內部控制
物資採購內部控制包括控制環境、風險管理、控制活動、信息與溝通以及監督五個要素。
(1)採購控制環境。採購控制環境包括:董事會成員的知識和經驗豐富程度、獨立性地位、獨立董事所佔比例、審計委員會的設置情況;管理者對待物資採購內部控制的重視程度、採取的經營理念和管理模式;企業文化所塑造的員工基本信念、價值觀念、思維和行為方式;組織結構的適當性、權責劃分的明確性、獎懲的分明性、崗位設置的合理性、人員素質的適當性;組織人力資源政策的適當性等。
(2)採購風險管理。採購風險管理包括物資採購風險識別、風險評估和風險應對策略。風險識別包括檢查外部因素(如競爭、技術和經濟變化等)和內部因素(如員工素質、組織活動性質、信息系統處理特點等);風險評估包括估計風險的嚴重程度、評價風險發生的可能性;風險應對策略包括根據風險評估結果做出的迴避、接受、降低或分擔等風險應對措施等。
(3)採購控制活動。物資採購控制活動包括業務授權、職責分離、質量驗收控制、物資採購招標控制、憑證和記錄控制、資產接觸和記錄使用控制、獨立檢查、物價信息控制。
(4)採購信息與溝通。物資採購相關信息除了涉及財務信息外,還涉及非財務信息,如物價變動信息、市場需求信息、經濟政策信息、技術信息、供應渠道變化信息、業務流程再造信息等。信息溝通方式包括政策手冊、財務報告手冊、備查簿、口頭交流、例外情況報告和管理事例等。
(5)採購監督。採取的方式包括物資採購內部控制自我評估、內部審計報告、內部控制例外情況報告、操作人員反饋以及顧客投訴等。
物資採購內部控制審計可通過設置採購內部控制調查表等方式進行深入調查、了解和測試,並形成審計工作底稿。
五、物資採購過程審計
物資採購過程審計是根據採購內部控制評審結果,確定採購計劃、價格、合同、執行等方面的測試範圍、重點和方法,以收集審計證據。