在職場中,很多人覺得辦公桌是自己的私人領地,想放什麼東西、怎麼放都由自己說了算。其實辦公桌不僅僅是你的私人空間,也是你工作態度的外在表現。
資料擺放得井然有序、分類詳細明確的辦公桌,表現著你的專業化,也能提升你的工作效率。
如何讓辦公桌的布置和擺放提升你的工作效率呢?筆者認為需從以下5項細節入手:
1、區分不同工作任務的區間。
根據你的工作崗位要求和工作目標,合理布置辦公用品的位置,例如電腦的擺放區、文件檔案的存放區、辦公文具的儲存區等等。
不同的功能區分不同的空間,合理的區域分配為有效利用辦公桌的空間奠定了基礎。
2、把你即時需要的物品放在手邊。
多餘的文具、三個月前的會議記錄等等,現在應該很少會用得到,都應該放到儲存區域。你的桌子上只需要擺放當天工作需要用得到的電腦、電話、籤字筆、筆記本等必要的工具,其他不需要用到的文件資料和個人物品則放入已經劃分好的區域內。
3、定時清理抽屜。
不少人為了讓桌面變得整齊乾淨,把一些不常用到的私人用品全部轉移到辦公桌的抽屜裡。一段時間後,抽屜內雜亂的物品讓他們自己都覺得找起來特別困難。
其實,我們可以對抽屜進行分格,每個格子裡放不同類別的物品,並做到每個月清理一遍,把多餘的東西清理走,這樣我們才能高效找到自己需要的物品。
4、電腦桌面的圖標做到最簡化。
我看過很多人的電腦桌面,基本都是排列滿了圖標,找起文件來非常費時間。
要提高效率,在每天下班前,我們要把電腦桌面上一些臨時性的文件和應用都刪除掉,需要保存的文件則按類別新建一個文件夾來保存。這樣在找相應的文件時,我們只需要找到相應的文件夾,就可以快速找到需要的文件。
5、對所有的物品進行定期清潔和消毒。
有些辦公用品和文件資料,一直存放在抽屜裡,等我們想用的時候發現落滿厚厚的灰塵,需要花幾分鐘去清理乾淨才能使用,這樣就會影響工作效率。
每周抽出一個固定的時間,對辦公區域的所有物品,例如電腦、鍵盤、電話、文件夾進行清潔和消毒,這樣在你使用的時候心情會更愉悅,工作效率也會在無形中提升。
你工作態度如何?你的工作夠高效嗎?看看辦公桌就知道了,快看看這五項細節你注意了嗎?