《黨政機關公文處理工作條例》要求:「公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，並與署名機關相符。」蓋章是否規範合理，不僅考驗秘書的職業技能，還會對整個單位工作造成重大影響，所以就要把握蓋章的技巧和要求。
下面結合實際工作談一下公文蓋章應注意的幾個問題：
一
蓋章不規範的主要表現
（一）應當加蓋機關印章的卻不蓋章體。理由是上邊有過規定:「文件有紅頭時可以不蓋章」。殊不知這種「可以不蓋章」的規定原本針對的是黨委機關的某些特定的文件。即使是黨委機關的公文，也是有條件的，不能一概而論。
（二）不應該蓋章的卻又硬要蓋章。比如，按照規定：「經法定會議表決通過的決議無須加蓋機關印章」，但有人總覺得不蓋章似有不妥，硬要去蓋章，卻又弄巧成拙。
（三）文頭的發文機關標識與落款處的印章不一致。文頭是「XX市財政局文件」，落款處蓋的卻是「XX市財政局XX科」的印章；或文頭是「XX市財政局文件」，落款處蓋的卻是「中共XX市財政局委員會」的印章，或者是反過來，黨委機關文頭加蓋行政機關印章。
二
印章的使用規則
機關、單位的印章有三大作用，一是標誌作用，二是權威作用，三是證明作用，所以無論是頒發與啟用，還是管理與使用都有嚴格的程序和要求，必須遵循以下四點原則。
（一）使用要認真審核。印章管理人員在用印前，要認真審核，明確了解用印的內容和目的。確認符合用印手續後，在用印登記簿上逐項登記，方可用印。
（二）留存要立卷歸檔。對需留存的材料應在加蓋印章後，留存一份，立卷歸檔。比如，合同、協議、領導人籤批的信件草稿、印發的文件原件及文稿等。
（三）不得在空白憑證上加蓋印章。確因工作需要，由業務部門以領導機關名義頒發的憑證，需要事先加蓋機關印章或套印然後填發的，經過領導批准可以蓋章。但憑證要逐頁編號，裝訂成冊，由領用部門辦理領用手續，按規定填發。
（四）複印的證明文件要蓋騎縫章。例如，從外單位取得多頁文件的複印件或原件，但是要想證明這些複印件的文件是從該單位取得而並非偽造的，就需要蓋騎縫章，即將該摞文件的翻頁處一頁頁攤開蓋上印章，使每一頁都有此印章的一部分，合起來能夠看出是完整的印章，這樣無論從該摞文件中抽走其中的任何一張均能發現，能起到防偽的作用。例如：
三
六種是否蓋章的特殊情況
（一）「會議紀要」是否加蓋印章要看實際情況。會議紀要劃分的方式是很多種，由於會議紀要的種類不同，格式的要求不同，蓋章的要求亦不同。從是否蓋章的角度說，會議紀要可分為無須蓋章的會議紀要和必須蓋章的會議紀要兩種。
1.必須蓋章的會議紀要。必須蓋章的會議紀要指的就是「文件」式會議紀要。這種會議紀要的發文機關標識(文頭)帶有「文件」字樣，這種會議紀要就是必須要蓋章的，其標識格式與正規公文一樣。
2.無須蓋章的會議紀要。無須蓋章的會議紀要，文頭一般是「XXXXX會議紀要」，不帶「文件」二字，因為這種會議紀要的格式編排與通行的簡報極為相似，又被稱叫做簡報式會議紀要。這種會議紀要，正文之前沒有主送機關，成文日期也不在正文之後，事實上也無法蓋章。
（二）命令(令)、議案不加蓋機關印章。命令(令)、議案的一個共同特點是須由領導人籤署或加蓋領導人籤名章，但不加蓋機關印章。「命令(令)」由機關負責人籤署，落款處籤寫姓名或加蓋籤名章，代表公文的作者，證實公文的效用，並將籤署的公文向外發出，無須加蓋機關印章。同樣，各級國家行政機關向同級國家權力機關提出的「議案」，由機關領導人親筆籤署(或加蓋領導人的籤名章)，也不應加蓋行政機關印章。
（三）法定會議通過的決議類公文不加蓋印章。「決議」是黨委機關的規定文種，屬於典型的會議文件，是經法定會議按照法定程序進行表決，通過後才能形成決議，是沒辦法蓋章的。黨代會、人代會、工代會、團代會、股東代表大會等，所通過的決議，都無法蓋章，因此就不蓋章。正是因為無法蓋章，所以一般把成文日期由正文之後改為標題之下加括號。
（四）「決定」是否蓋章有兩種情況。如是法定會議表決通過的「決定」也是無法蓋章的;如果是從其他渠道形成的「決定」（比如由各級領導機關直接製作並予以公布），當然就應該蓋章了。
（五）聯合上報的公文，協辦機關可以不蓋章。在公文處理中，聯合發文是比較常見的。在聯合發文的組織過程中，主辦機關和協辦機關的作用是不一樣的，蓋章的要求也不一樣。如是聯合下發公文，發文機關都應當加蓋印章;聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章即可，協辦機關無須加蓋印章。
（六）地市州盟以上黨的機關下發公文可以不蓋章。
四
正確的加蓋公章方法
（一）單一機關行文時
1.要在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名;
2.印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置;
3.印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。
例如：
（二）聯合機關行文時
各發文機關署名要按照發文機關順序整齊排列在相應位置，(當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱排在發文時間和正文之間)每排印章兩端不超出版心，首排印章應當上距正文(或附件說明)一行之內，機關順序整齊排列在日期、印章之間排列整齊，互不相交或相切，成文日期居右空4字。
1.印章要一一對應、端正、居中下壓發文機關署名;
2.最後一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期;
3.印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。
例如：
（三）兩點特別提示
無論是單一機關行文還是聯合機關行文，都要注意以下兩點：
1.加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色;
2.當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。