將Word形式的選擇題轉換為Excel格式,超簡單的方法

2021-02-15 澤聯會計匯
由於會計匯(微信:kuaijihui)是一個革新型的會計人員學習平臺,為了儘快以全(niu)新(bi)的姿勢與大家見面,近期,課件部的同事與老師們一直在馬不停蹄的錄課和傳課,我這邊同時會將海量試題與課程同步上傳。咱們的題庫是以excel文本傳入的,而有的老師之前也許已經整理好了word格式的試題,這時我就需要轉一下格式;單純的複製粘貼必然會拉慢工作效率,隨向度嬸兒請教了一個整體轉格式的方法,海量題庫轉格式不在話下。


好東西自然要分享,小匯將此方法拆解後簡單易操作,當作冬至禮物送你了,拿走不謝~

思路什麼的就此略過,咱們來直接貼圖拆解步驟:(office 大師請飄過,會者勿噴~);

圖1是以Word方式錄入的選擇題,圖2是將圖1轉換後的Excel資料庫格式。我
們的目的是將圖1模式轉為圖二的excel模式。

圖1 word文檔


圖2 轉化後的excel格式


由於文檔輸入的格式有所不同,題中各選項間有空格,這裡還需去除選項間的空格。

步驟:打開「查找與替換」對話框(ctrl+F),在查找內容欄輸入「^w 」(「^w」為空格標誌符),替換欄為空白,點擊[全部替換]按鈕,這樣就刪除了文本中的空白區域。


圖3 去除空格

按照題幹與各選項間用分隔字符分列的思路,我們分別在題幹與選項A、選項A與選項B、選項B與選項C、選項C與選項D間設立分隔字符,分隔字符一定要是特殊符號且文檔中所沒有的,本文以「@」為例。

步驟:打開圖1所示的文檔,複製「A、」,執行「編輯→替換」命令,將光標停放在查找欄,按「Ctrl+V」鍵,在查找欄輸入「A、」 。在替換欄中輸入 「@ A、」,點擊[全部替換]按鈕,這樣文中所有的選項「A、」被替換成了「@ A、」,同樣,將「B、」替換成「@ B、」,將「C、」替換成「@C、」,將「D、」替換成「@D、」。


圖4 添加分隔符@

由於題中選項間有段落符標誌,需要去除選項間的段落標誌符,在「查找與替換」對話框中,將「^p@」替換為「@」(「^p」為段落標誌符),去掉「@」字符前的所有段落標誌符。


圖5 替換段落標誌

結果如圖6


圖6 word編輯完成

最後結果如圖7,然後將該文檔另存為純文本文件。

圖7 保存為純文本文件

步驟:在Excel空白文檔中,執行「文件→打開」命令,打開剛才保存的純文本文件,出現如圖8所示對話框,選中「分隔符號」,然後單擊[下一步]。(注意打開時文件時,對話框右側小三角選擇「文本模式」)

圖8 導入文本文件

步驟:在如圖9所示的對話框中,選中「其他」複選框,然後輸入字符「@」,單擊[下一步],最後點擊[完成]。這樣,就將文本文檔轉換成了Excel數據表格。


圖9 拆分表格


圖10 轉換成功

這時我們可以對轉換的數據格式進行優化,設置單元格格式。

步驟:

1.手工調整各列的適當列寬。

2.選中整個數據,然後點擊「格式→單元格」,打開「單元格格式」對話框,單擊「對齊」選項卡,選中「自動換行」複選框,在「垂直對齊」下拉菜單中選擇「居中」,按下[確定]按鈕。

3.最後執行「格式→自動調整行高」命令,文檔就自動對得整整齊齊了,效果如圖2。

小結

1. 本例是將Word中錄入的選擇題轉換為Excel電子表格,利用Excel的導出功能可以很輕鬆地將Excel表格轉換為Access及DBF文件等。

2. 以Word方式錄入的選擇題儘管格式各不相同,但在轉換時只要把握兩條原則:

(1)題幹與各選項間排列緊湊並用分隔字符分列。

(2)題與題之間用段落符分行,然後進行巧妙替換。


好累,啵一個~


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