儀器設備的管理
儀器設備是實驗室重要組成部分。隨著科學技術發展,自動化、智能化、高速化是檢驗技術發展的必然趨勢。近年來,檢驗工作對儀器設備的依賴越來越大。儀器設備的管理是實驗室質量管理的重要內容,主要包括以下內容:
1. 根據工作需求正確的配備儀器
衛生部發布了「各級疾病預防控制機構裝備標準」是各級疾病預防控制機構儀器配備的主要依據。同時,可根據自己單位實際工作需求配備儀器。
2. 建立儀器設備管理程序
對儀器設備的採購、驗收、流轉進行控制。
3. 建立儀器設備的定期維護程序
建立儀器設備的定期維護程序,根據儀器設備運行特點,確定儀器設備不同部位維護周期,並建立維護記錄。
4. 建立儀器設備的維修程序
確定維修人的資質。儀器使用人員未取得維修人的資質,不得擅自拆修儀器。維修後的計量儀器須進行檢定。
5. 每一臺儀器設備應有明顯的標識表明其狀態
比如通過計量檢定,可使用綠色合格證；不必檢定、無法檢定但經比對或鑑定適用的儀器設備等可使用黃色準用證；未通過計量檢定、已損壞或長期不用的儀器設備可使用紅色停用證。
6. 建立儀器設備檔案和儀器設備使用記錄
包括儀器設備的名稱、型號、序列號、製造廠名稱、生產日期、驗收日期、啟用日期、驗收記錄、檢定日期和下次檢定日期、維護記錄、維修記錄等等。
實驗室應保存對實驗室活動有影響的設備記錄，使用記錄應包括使用日期、使用時間、檢驗項目、環境條件(溫度、溼度等)、儀器參數、儀器工作狀態、使用人等等。
人員的管理
人才資源是實驗室最為寶貴的財富,是實驗室核心組成，是實驗室建設的基本內容。在人員管理方面主要包括以下內容:
1. 合理地配置實驗室人員
根據工作需要,合理地配置實驗室人員,實驗室需要配備足夠管理、監督、檢驗人員。對各類人員的任職條件應有明確的規定,同時制訂各類人員的崗位職責和相應的考核辦法,每年按照崗位職責和崗位職責考核辦法對各類人員進行考核評定。
2. 人員的培訓和繼續教育
科學技術發展日新月異,為保證人員知識更新,業務技術能力不斷提高,以適應專業發展的需求,實驗室各級各類技術人員必須保持常年的、持續的培訓和繼續教育。
3. 建立業務技術檔案
實驗室應該建立人員業務技術檔案。檔案主要包括技術人員學習經歷、資格證書、職工培訓和繼續教育情況和考核情況、技能、工作經歷以及科研、獲獎情況記錄等等。
設施和環境條件的管理
為保證檢驗工作質量,實驗室設施和環境條件必須滿足檢驗工作的需求。實驗室設施和環境條件主要考慮實驗室工作區域合理布局、通風、照明、溫溼度、實驗室合理的潔淨度要求、電源的穩定性、可靠接地、電磁屏蔽、無菌條件等等是否符合檢驗工作質量管理的需求。同時應考慮停水、停電、防火、防盜對實驗室安全的重要性,並給予充分保障。
計量溯源性的管理
計量溯源是指通過一條不間斷的具有規定不確定度的比較鏈,將測量結果與國家基準、國際標準或自然常數聯繫起來。實驗室應通過形成文件的不間斷的校準鏈將測量結果與適當的參考對象相關聯，建立並保持測量結果的計量溯源性，每次校準均會引入測量不確定度。實驗室應通過以下方式確保測量結果溯源到國際單位制（SI），技術上不可能計量溯源到SI單位時，實驗室應證明可計量溯源至適當的參考對象。
實驗室樣品管理
1、樣品的採集
樣品應具有代表性。以樣品的結果說明總體的情況，對總體作出結論。採樣遵循如下原則：
a) 代表性：
採樣時應特別注意克服和消除各種因素的影響，使樣品最大限度地接近總體情況，保證樣品對總體有充分的代表性。
b) 可獲性：
某些情況下，樣品可能不具備代表性，而是由其可獲性所決定。
c) 公證性：
採樣必須保證公正，由具有資格的人員(接受過採樣培訓且考核合格的人員)進行。必要時在現場與受檢單位陪同人員一起籤封，並做好現場採樣記錄。填寫樣品採集記錄表，雙方籤字確認。
2、樣品的接收
a) 填寫委託書
無論抽檢還是送檢樣品首先應由委託方填寫「樣品檢驗委託書「，一般委託書一式二份，一份留檢驗機構存檔，一份交委託方作為領取報告憑證。
b) 審核委託書
接收人員應審核樣品檢驗委託書填寫是否規範，是否有空項，手續是否齊備，資料是否完整，標準引用是否正確、適宜。
c) 核查樣品
樣品應與「樣品檢驗委託書」填寫內容一致。樣品包裝應完好，如不完好應有文字記錄。送檢樣品數量應符合檢驗、復驗、仲裁的要求，如送檢樣品僅為檢驗樣品應有文字說明。
d) 正式受理
樣品接收人員在「樣品檢驗委託書」上簽字並承諾出具報告日期。
3、樣品的編號
為保證檢驗樣品溯源，原則上一份樣品給予一個唯一性編號。對於同一事件的若干樣品可視為一份樣品給予一個編號。樣品編號可由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成(或者其他的適合實驗室的編號)。為保證樣品編號的唯一性，一般由樣品接收部門負責統一編制，或者有LIMS的實驗室可以由系統生成。
4、樣品的識別
樣品的識別包括唯一性編號(樣品受理編號)和樣品不同試驗狀態(未檢、在檢、檢畢、留樣)標識。對檢畢樣品應有「檢畢」、「合格」、「不合格」標識。對於多個包裝的同一樣品應在樣品受理編號後面加橫槓和數字加以細分識別，以確保每個包裝的唯一性。樣品管理員負責將樣品的識別標籤逐一貼在樣品上
5、樣品的流轉
樣品受理後，由業務人員根據客戶「樣品檢驗委託書」中的要求，向檢測部門(人員)下達「樣品檢驗交接單」，並通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時應核查樣品狀況並在「樣品檢驗交接單」上簽收認可。樣品傳遞到檢測室後由檢測室樣品管理員統一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應分別存放。檢測員領取樣品作試驗時，樣品識別號不得改變。樣品在流轉和檢測過程中應加以防護，避免受到非檢測性損壞或丟失。
6、分包樣品的管理
對外提供給分包實驗室的樣品，在交付前應檢查樣品完好性，交付分包實驗室的樣品應有對方接收憑證。分包管理部門應做好分包樣品的登記工作。分包方應有保護樣品完整性的措施，做好樣品的標記和保管。
7、樣品的貯存、保管
樣品貯存、保管應設有專門的樣品窒並配備合適的設施。樣品室由樣品管理員專人負責，限制出入。樣品貯存環境應安全，無腐蝕，清潔乾燥且通風良好，有溫溼度監控。對要求在特殊環境條件下貯存的樣品，應嚴格控制環境條件，環境條件應定期加以記錄。留樣應按照規定數量、品種執行，以備復檢、仲裁用。腐蝕性、易燃、易爆和有毒的危險樣品應隔離存放，做出明顯標記。樣品管理員要對留樣樣品認真進行驗收登記，不同性質的樣品分類保存。
8、樣品的處理
報告發出後留樣樣品留樣期不得少於報告投訴反饋時間，對超標樣品和特殊樣品如有必要可重點延長留樣期，檢畢樣品處理分以下幾種處理方式：
(1) 客戶要求領回的樣品，在留樣期滿後，客戶可領回。客戶領回樣品時，領樣員需憑「樣品檢驗委託書」到樣品室，由樣品管理員辦理退樣手續。客戶需提前(留樣期內)領回樣品時，應在樣品檢驗委託書上籤注「對本檢測報告無異議」之後，方可由樣品管理員辦理退樣手續
(2) 對留樣期已過的客戶委託處理樣品，應按客戶填寫的要求處理。必須監護處理的樣品，樣品管理員必須按規定辦法監護處理，防止汙染環境及造成危害，監護處理應有記錄。
9、樣品的保密
對委託方的樣品、數據、資料和有關信息進行嚴格的保密。