甘政辦函〔2010〕83號 2010年8月25日
各市、自治州人民政府，省直各部門，各有關單位：
《國家行政機關公文處理辦法》(國發〔2000〕23號，以下簡稱《辦法》)和《甘肅省實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則》(甘政發〔2007〕62號，以下簡稱《細則》)發布以來，各市州、各部門、各有關單位(以下統稱「報文單位」)認真按《辦法》和《細則》規定處理報送公文，保證了各項工作的正常運轉。但近年來特別是今年以來，由於機構改革、人事變動等因素，報文單位報送省政府及省政府辦公廳的公文在文種、格式等方面不同程度地出現了一些問題，公文質量呈下降趨勢，退文增多。各市州政府公文相對規範，各部門、各有關單位的公文錯誤較多，不僅造成了人力、物力浪費，而且嚴重影響了工作效率。據統計，2010年上半年，報文單位報送省政府及省政府辦公廳的公文共1311份，因錯退回重報597份，佔報送公文總數的45.5％(其中，第一季度287份，佔第一季度報送公文總數的43％；第二季度310份，佔第二季度報送公文總數的54％)。現將具體情況通報如下：
一、2010年上半年報送公文中存在的主要問題
(一)公文格式不規範。
1.發文機關標識不規範。部分單位聯合行文時，發文機關名稱、字體、位置不符合《辦法》和《細則》規定。
2.發文字號不正確。部分單位行文時，發文字號不統一，有的單位不按規定編制發文字號，有的單位在發文字號中加入處室代字，影響了公文的嚴肅性和規範性。
3.上行文籤發人標識不符合規定。《辦法》和《細則》規定，以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人籤發，主持工作的負責人是指由上級機關任命主持本機關全局工作的人。但有相當一部分單位沒有嚴格執行此規定，由非主持工作的領導籤發文件。有的單位聯合行文，只有主辦單位籤發人姓名，沒有聯合行文單位其他籤發人姓名。
4.公文標題不規範。公文標題一般由發文機關、事由及文種三部分組成，除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。但有的公文標題省略發文機關，有的隨意使用標點符號，有的文字冗長，且詞不達意；有的介詞或動詞重複；有的標題與正文之間的距離過大，不符合公文規範。
5.公文文種和主送單位錯誤。下級機關向上級機關行文，文種一般用「請示」、「報告」、「意見」等，並不得主送上級機關辦公廳(室)，但有的單位向省政府報送請示性文件時，主送單位寫成省政府辦公廳；有的單位報送公文使用「建議」這種不屬於行政機關公文種類的文種；個別單位使用便箋紙印製上行文。
6.公文附件標註不當。公文附件是對正文的重要補充，與正文都是公文的重要內容。有的單位行文時分不清正文和附件的關係，常將正文的內容作為附件標註。比較突出的問題是將上報的工作總結、請求批轉或轉發的主體內容作為附件；單獨裝訂的附件沒有標註發文字號；有的附件前後標註不一致，位置不準確。
7.公文附註標識不準確。附註一般是對公文的發放範圍、使用時需注意事項等情況的說明，其中「請示」應在附註處註明聯繫人的姓名和電話。但有相當一部分單位擬制的公文，沒有按規定標註附註，或位置不正確、要素不全。
8.印章加蓋錯誤。《細則》規定，聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；當公文排版後所剩空白處不能容納印章時，應調整行距、字距，使印章與正文同處一面，不得在空白頁標註「此頁無正文」。但省政府收到的聯合上報公文都是將行文單位的印章全部加蓋，且仍存在空白頁標註「此頁無正文」的現象。
9.版記標識不規範。版記主要包含主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期、二維條碼等要素，是公文的重要組成部分。但有少數單位對版記的標註重視不夠，主要存在以下問題：一是主題詞標引錯誤。絕大多數單位標引主題詞，既沒有遵循主題詞標註的原則，也不能準確反映公文內容。二是抄送機關的範圍比較混亂，有的將內部發文範圍和存檔情況反映在上報公文上；有的主送省政府的公文，又將省政府領導同志列入抄送範圍。三是位置不準確。版記應置於公文最後一面，版記的最後一個要素置於最後一行，但多數單位沒有按照這一規定進行標註。
(二)行文不符合規則。
1.報告中夾帶請示事項。有相當一部分單位在呈送省政府的「報告」中提出一些請求幫助解決的困難和問題，違反了「報告」中不得夾帶請示事項的規定。
2.請示一文多事。有的單位報送的「請示」一文多事，涉及多個部門的職能，在公文辦理時無法確定主辦部門，影響了公文的正常運轉。
3.越級報送公文。個別單位對應逐級行文的正常事項，進行越級請示和報告，沒有根據隸屬關係和職權範圍確定行文關係。
4.本應聯合行文的各自行文。有的單位對同一事項本應聯合其他部門行文卻自行行文，違反了行文規則。
(三)文字錯誤和文印質量較差。
1.錯字漏字現象頻出。有的單位對公文審校不嚴不細，公文中經常出現錯字漏字，有的甚至在標題中出現錯字別字。
2.單位名稱簡稱不規範。省政府辦公廳於2010年3月就省政府機構規範化簡稱專門發文進行了規範，但有少數單位上報的公文中，對涉及到的單位名稱仍不使用規範化簡稱。
3.字母詞使用不正確。部分單位沒有認真學習《國務院辦公廳秘書局關於加強對行政機關公文中涉及字母詞審核把關的通知》(國辦秘函〔2010〕14號)，在報送的公文中沒有嚴格規範地使用字母詞。
4.公文印刷質量較差。有的單位公文印刷質量不高，字跡模糊不清，給公文處理造成一定難度。
二、進一步規範公文報送工作的要求
為了儘快扭轉公文報送中存在的文件多、質量差、效率低、程序亂的局面，進一步規範公文報送工作，報文單位要切實履行好公文審核、報送職責，嚴格規範公文的格式，提高公文質量，確保公文運轉順暢。
(一)加強領導，明確責任，切實重視公文處理工作。機關公文是政府公務活動的重要工具，是依法行政、保證機關工作正常運轉的重要手段。公文質量體現著機關形象和行政效率，也是機關作風的具體反映。報文單位要高度重視公文的制發、報送工作，明確責任，嚴把出口關。主要負責人要經常過問公文處理工作，及時發現問題並予以糾正；分管負責人要切實負起責任，嚴格遵守公文處理的規則和要求，嚴把公文質量關。要選派政治素質好、業務精、責任心強的同志從事文秘工作，從源頭上杜絕公文差錯發生。
(二)嚴格遵守公文處理的相關規定，努力提高機關公文處理水平。《辦法》和《細則》是報文單位制發、處理公文的基本準則。各報文單位要認真執行《辦法》和《細則》規定，結合各自的工作實際，研究和制定公文處理的具體措施，對容易出現差錯的問題嚴肅對待，切實加以糾正，健全和完善公文處理機制，不斷提高機關公文處理的水平。領導幹部要帶頭學習，模範遵守，經常檢查和糾正公文處理中存在的不規範、不細緻、不嚴謹的問題。文秘人員要熟記《辦法》和《細則》的規定，熟練掌握公文處理的基本技能，努力成為處理公文的行家裡手。
(三)切實發揮文秘部門在公文處理中的職能作用，不斷提高公文質量。各報文單位文秘部門要切實負起責任，充分發揮公文審核、把關的職能作用，明確各個環節的責任，實行分工負責制，確保公文制發、處理更加規範。嚴格把好公文審核關，該上報的上報，不該上報的堅決不報，確保公文審核把關不流於形式；嚴格把好文種關，凡上報的公文文種僅限於「請示」、「報告」、「意見」，一般不使用其他文種；嚴格把好會籤關，對涉及其他單位職權範圍內的事項，主辦單位應積極協調協辦單位取得一致意見後會籤上報；嚴格把好報送關，由專人負責報送公文，進一步加強公文報送過程中出現問題的溝通協調。
(四)注重加強機關文秘人員能力建設，著力培養一支高素質的文秘幹部隊伍。提高公文質量，關鍵在於培養一支能力強、素質高、業務精的文秘隊伍。要積極適應不斷發展變化的新形勢，採取崗位培訓、專家授課、觀摩學習等多種形式，對文秘人員加強培訓和交流，不斷提高文秘人員的業務素質和能力，以適應崗位要求和工作需要。
各報文單位要及時將培訓需求和見學計劃報省政府辦公廳。省政府辦公廳將適時舉辦公文處理培訓班，與報文單位建立公文處理交流見學制度，通過以學代訓的形式，提高文秘幹部的業務水平。
附件：省政府辦公廳2010年上半年收文基本情況統計表（略）