掌握這10個實用Excel操作技巧,效率翻倍不加班

2020-12-25 職導員

和表格打過交道的人都知道,同一份表格,有的人可以10分鐘內完成,有的人卻需要1個小時,有的人甚至需要1天才能做完。

高效使用Excel,是每天不加班的保證!

無論你在工作上,是否需要經常接觸到表格,掌握這10個實用的Excel操作技巧,一定能讓你效率翻倍!

製作三欄表頭

做統計表格時,我們需要添加表頭來表達數據的含義。製作兩欄表頭,我們可以使用【邊框】功能來實現。

製作三欄表頭,我們需要打開【插入】選項卡,選擇【形狀】中的【直線】,把單元格分隔成三份。

再選擇【形狀】中的【文本框】,分別填入標題,即可完成三欄表頭的製作。

建立數字序號

通常,在做表格之前,我們都習慣在第一列添加序號。現在,我要建立1至500的序號,我們可以使用【序列】功能來實現。

在A1單元格輸入1,然後打開【開始】選項卡,選擇【填充】中的【序列】,打開對話框。

序列產生在選擇【列】,類型為【等差序列】,步長值為【1】,終止值輸入【500】,點擊確定,即可快速建立數字序號。

快速輸入當前日期和時間

點擊單元格,按【Ctrl】+【;】輸入當前日期;

點擊單元格,按【Ctrl】+【Shift】+【;】輸入當前時間。

點擊單元格,按【Ctrl】+【;】輸入日期,然後添加兩個空格,再按【Ctrl】+【Shift】+【;】輸入時間,快速輸入當前日期和時間。

快速求和操作

對表格進行求和,我們第一時間會想到使用SUM函數。如果對統計表格做快速求和,我們還可以使用快捷功能【ALT】+【=】來完成。

現在,需要對統計表格的行與列做求和計算,選中表格與求和區域,按鍵盤的【ALT】+【=】快速實現求和操作。

快速輸入金額數據

在輸入金額數據時,小數部分需要用小數點來分隔。當數據量很大的時候,這樣的操作很麻煩,可以通過【自動插入小數點】的功能簡化操作。

打開【文件】選項卡,選擇【選項】,打開【高級】頁籤,勾選【自動插入小數點】,小數位默認為【2】位,點擊確定。

那麼,在輸入金額時,就可以省去小數點的輸入了。切記,在使用後要調整回來哦~

分段顯示電話號碼

電話號碼的長度為11位,在查看和撥打時經常會對錯位數。

我們可以通過設置【單元格格式】,在不影響輸入的情況下,簡單地把電話號碼分成三段進行顯示,方便查看。

選中需要設置的單元格,按鍵盤【CTRL】+【1】打開設置單元格格式對話框,分類選擇【自定義】,類型輸入【000-0000-0000】,0代表數字,使用橫線做分隔,得到分段顯示的效果。

根據上述內容快速錄入

對同一列錄入數據時,如果發現與前面的數據有相同或類似的,我們可以使用快捷功能【ALT】+【↓】引用同一列的數據,實現複製或者修改。

自動更正錄入

在輸入長文本數據時,我們可以使用【自動更正選項】功能,使用短文本代替長文本進行錄入。

比如說,現在我要錄入的地址信息包括了省市區,分別是天河區、越秀區和荔灣區,我們可以用拼音簡寫來代替。

打開【文件】選項卡,選擇【選項】,打開【校對】頁籤,點擊【自動更正選項】,替換這裡輸入【TH】,為這裡輸入【廣東省廣州市天河區】,分別添加三個區對應的短文本,點擊確定。

在錄入時,只需要輸入拼音簡寫,即可完成長文本的輸入了。

定位空值、批量輸入

在錄入表格的過程中,如果存在不規範的數據,比如說漏輸入,使表格出現空白單元格。

我們可以使用【定位】功能,快速定位空值,批量標識和輸入。

選中表格,按鍵盤【CTRL】+【G】打開定位功能,選擇【定位條件】,選擇【空值】,點擊確定,在編輯欄輸入【待補充】,按鍵盤【CTRL】+【ENTER】批量輸入,並把底色標黃。

刪除整行為空的數據

在處理表格的過程中,難免會遇到問題數據。比如說,現在我要刪除整行為空的數據,應該怎麼操作呢?

我們可以增加輔助列,使用COUNTA函數查找該行的非空單元格,如果整行都為空,則函數計算得到的值應該為0,然後篩選出為0的行,全選刪除即可。

增加輔助列,輸入公式【=COUNTA(A2:E2)】,填充所有行。

篩選輔助列為0的行,全選刪除。

清除篩選後,得到剩下的數據。

以上,就是今天我要介紹的10個實用的Excel操作技巧,大家都掌握了嗎?

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