瓶子每天在公眾號後臺和學員群裡看到大家提這樣那樣的問題，其實多數都是因為錄入數據不規範造成的，這也導致明明五分鐘可以完成的工作，硬生生拖了半天。
Excel處理數據有它自身的一套規則，標準規範的是一個單元格記錄一個屬性。今天我們就來學習一下如何規範地錄入數據。
一、一個單元格一個屬性
如下所示的兩個表格，我們需要對領取數量求和。
E列的數據都帶有單位，數據也變成了文本屬性，需要將數據分列或者單位替換為空才能求和，而K列的數據則是規範的數值，可直接求和。
若想對E列直接求和，在E12單元格輸入公式：
=SUM(--LEFT(E2:E11,LEN(E2:E11)-1))，按shift+ctrl+enter結束。
這是一個數組公式，對於函數小白來說不容易理解和記憶。
而對K列求和那就再簡單不過了。選中K列數據，點擊公式-自動求和-求和，就立馬得到了結果。
第二、忌用合併單元格
合併單元格，僅限於需要列印的表單，不需要進行下一步運算統計匯總，比如招聘表等等。
在源數據表中，禁止使用合併單元格。一個規範的數據源表格應該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行數據完整、結構整齊。
上圖A列包含合併單元格，表面看似很簡潔，處理數據時會遇到很多問題，同樣的，解決這些問題，也是需要一些技能才能解決。
1.公式
比如對設計部的領取數量進行匯總，用公式：=SUMIF(A2:A4,A2,E2:E4)，結果為：8。顯然不正確，因為合併單元格以後的數據，只有首個單元格A2有數據，其餘單元格均為空白。
2.篩選
進行篩選時，也只能得到一條記錄，比如篩選「設計部」的領取數量。
3.排序
如果需要按銷量來排序，會出現下面提示錯誤的對話框。
第三、標題不放在工作表
Excel文檔的標題可以顯示在工作薄和工作表名稱中，如下右圖所示。
Excel標題行用於存儲每列數據的屬性，如「年齡」、「職務」、「銷售量」欄位，是篩選和排序的欄位依據。
上圖左邊所示的標題「員工銷量統計表」，無非就是告訴大家這是一張什麼表，除此以外不具有任何功能。
所以，可以不用標題佔用工作表首行。用右邊所示的在工作表和工作薄名稱中標識出來就可以。
第四、勿用空行空列隔斷數據
如下圖所示，第6、11行為兩個空行隔斷數據。需要篩選下面所有數據，得先選中區域A1：E13，然後篩選。如果中間沒有空行，不需要選中區域，滑鼠放在任意有數據的單元格，直接篩選就可以。
如果中間沒有空行隔斷，滑鼠放在任意有數據的單元格，按ctrl+A就可以全部選定數據，但是有隔斷之後，就不能了。
不僅是篩選，在寫公式時也一樣，對於數據源，保持數據之間的連續性很重要。
如果確實需要將數據分隔開，可以將單元格邊框加粗、改變單元格填充色等等來實現。
第五、勿添加多餘的合計行
一張規範的數據源表格，不應該有下圖的那些合計行。一邊輸入數據，一邊合計求和，方法是不可取的。
數據源還有隨時增加、刪除的可能性，所以合計也會隨之變動。
正確的做法是，先錄入數據，然後再合計。源數據表為一張表，匯總表為另一張工作表或其餘區域，匯總可以使用函數、數據透視表等完成。
第六、同類型數據儘量使用一張工作表
不在同一張工作表，篩選、排序、引用和匯總，難度增大不少，非常不利於操作。
如下圖所示，所有數據放在一張工作表裡面，按月份篩選、匯總，都很容易實現。
儘管幾十幾百字符的長公式或者一段VBA代碼能完成多表合併，不過前提還是得看數據源零散到什麼程度。因此，實際應用，沒必要自己為自己設置障礙和難題。
第七、同一單元格記錄一個屬性
如下所示，A列同一單元格的所有數字相加。
解決這個題目，用了一個很長的數組公式：
=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))
三鍵結束，得到結果。
如果將上面的數據源規範下，如下圖所示，不同屬性的數據記錄在不同的單元格。求和就變得非常非常簡單，=SUM(D2:F2)，得到結果。
特別是剛接觸excel，對一些技能還沒有駕馭能力時，儘量地將數據源規範化，雖然都是很小的問題，也可以節約很多工作時間喲。當然了，對於工作表的美化，各自情況又不同，不過最好是保證一份源文檔是標準規範的，這樣遇到不同情況的後續處理相應要簡便一些。
＊＊＊＊部落窩教育－excel去重技法匯總＊＊＊＊
原創：胡萍/部落窩教育（未經同意，請勿轉載）