在Excel中,公式出現錯誤時,我們需要對公式進行檢查和審核,以及追蹤其錯誤產生的根源所在,以便對錯誤進行修正。
一. 更正公式中的常見問題
可以實施某些規則來檢查公式中的錯誤。這些規則不能保證工作表沒有錯誤,但對發現常見錯誤卻大有幫助。
可以使用兩種方法標記並更正錯誤:
一種是一次檢查一個錯誤(就像拼寫檢查器一樣);
另一種是在輸入數據時立即在工作表上進行檢查。
無論使用哪種方法,在找到錯誤時,都會在發生錯誤的單元格的左上角出現一個三角形( )。
可以使用 Excel 所顯示的選項來解決某個錯誤,也可以通過單擊「忽略錯誤」忽略該錯誤。如果忽略特定單元格中的某個錯誤,則該單元格中的該錯誤就不會再出現在以後的錯誤檢查中。但是,可以重置以前忽略的所有錯誤以使其重新出現。
1. 打開或關閉錯誤檢查規則
可以通過設置Excel選項來打開或關閉錯誤檢查規則。具體步驟如下:
1) 單擊「文件—>選項」按鈕 ,在「Excel 選項」對話框中,單擊「公式」類別。
2) 在「錯誤檢查規則」中,選中或清除所需要設定的規則的複選框。
2. 依次更正常見公式錯誤
如果以前已對工作表進行錯誤檢查,則除非重置這些忽略的錯誤,否則不會出現忽略的任何錯誤。
1) 選擇要進行錯誤檢查的工作表。
2) 如果要手動計算工作表,請按 F9 以重新計算。
3) 在「公式」選項卡上的「公式審核」組(圖 1)中,單擊「錯誤檢查」組按鈕。
圖 1
在找到錯誤時,將顯示「錯誤檢查」對話框。
4) 如果以前忽略了一些錯誤,則可以通過執行下列操作重新檢查這些錯誤:
① 單擊「選項」。
② 在「公式」選項的「錯誤檢查」部分中,單擊「重新設置忽略錯誤」。
③ 單擊「確定」。
④ 單擊「繼續」。
%小提示:
重置忽略的錯誤會重置當前工作簿中的所有工作表。
5) 單擊對話框右側的操作按鈕之一。可用的操作會因每種錯誤類型而有所不同。
%小提示:
如果單擊「忽略錯誤」,將標記此錯誤,後面的每次檢查都會忽略它。
6) 單擊「下一步」。
7) 繼續進行直至完成錯誤檢查。
3. 在工作表上標記常見公式錯誤並對其進行更正
1) 選擇含有錯誤的單元格。
2) 在該單元格旁邊,單擊顯示的「錯誤檢查」按鈕( ),然後單擊所需的選項。可用的命令會因每種錯誤類型而有所不同,並且第一個條目會對錯誤進行描述。
3) 重複上述兩個步驟。
%小提示:
錯誤檢查方式可以在「Excel選項」中設置,具體步驟是:
1) 單擊「文件—>選項」按鈕 ,在「Excel 選項」對話框中,單擊「公式」類別。
2) 確保在「錯誤檢查」下選中了「允許後臺錯誤檢查」複選框。
3) 要更改標記錯誤發生位置的三角形的顏色,請在「使用此顏色標識錯誤」框中,選擇所需的顏色。
二. 追蹤單元格
用追蹤箭頭可以說明工作表中公式和結果的流程,可以追蹤引用單元格或從屬單元格。出錯追蹤可以幫助追查公式中出錯的起源。
「引用」和「從屬」這兩個概念在審核公式中非常重要,用於表示包含公式的單元格與其他單元格的關係。
1. 追蹤引用單元格
1) 選擇包含需要找到其引用單元格的公式的單元格。
2) 若要顯示直接向活動單元格提供數據的每個單元格的追蹤箭頭,請在「公式」選項卡的「公式審核」組中,單擊「追蹤引用單元格」( )。示例:圖 2所示。
%小提示:
藍色箭頭顯示無錯誤的單元格。紅色箭頭顯示導致錯誤的單元格。如果所選單元格被另一個工作表或工作簿上的單元格引用,則會顯示一個從所選單元格指向工作表圖標( )的黑色箭頭。
圖 2
3) 若要標識為活動單元格提供數據的下一級單元格,再次單擊「追蹤引用單元格」。
4) 要從距離活動單元格最遠的引用單元格開始,一次移去一級追蹤箭頭,則在「公式」選項卡的「公式審核」組中,單擊「移去箭頭」旁邊的箭頭,然後單擊「移去引用單元格追蹤箭頭」( ) 。要移去另一級追蹤箭頭,再次單擊該按鈕。
2. 追蹤從屬單元格
1) 選擇要對其標識從屬單元格的單元格。
2) 要對從屬於活動單元格的每個單元格顯示追蹤箭頭,在「公式」選項卡的「公式審核」組中,單擊「追蹤從屬單元格」( ),如圖 3所示。
圖 3
3) 若要標識從屬於活動單元格的下一級單元格,再次單擊「追蹤從屬單元格」。
4) 要從距離活動單元格最遠的引用單元格開始,一次移去一級追蹤箭頭,則在「公式」選項卡的「公式審核」組中,單擊「移去箭頭」旁邊的箭頭,然後單擊「移去引用單元格追蹤箭頭」( )。要移去另一級追蹤箭頭,再次單擊該按鈕。
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要移去工作表上的所有追蹤箭頭,則在「公式」選項卡的「公式審核」組中,單擊「移去箭頭」( )。
3. 查看工作表上的所有關係
1) 在一個空單元格中,鍵入 =(等號)。
2) 單擊「全選」按鈕(行標題和列標題的交叉點),單元格的公式會定義為「=1:65536」,按Enter鍵確認,出現循環警告,繼續「確定」。
3) 再次選中該單元格,並在「公式」選項卡的「公式審核」組中,單擊兩次「追蹤引用單元格」按鈕。
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