作為招標代理從業人員，在編制有標的額的各類採購文件過程中，報價表的編制是無論如何也繞不開的一道坎。一份好的報價表，既能準確傳達出招標人的意圖，也能讓投標人在響應時沒有理解上的障礙，同時也體現出代理人員的業務水平。那麼如何讓自己編制的報價表不在各參與主體那裡「掉價」呢？這是我們必須認真思考的一個問題。
目前大家普遍會遇到的項目報價模式，大概分為三種，報總價、報單價、報折扣。也有少部分項目會兼具兩種或以上報價模式的情況，但也適用本文討論的基本規則。
示例1：報總價模式報價表
採用報總價的項目主要是需求明確，有具體數量的，並且跟預算金額完全相關。從項目屬性來講，貨物類、服務類項目居多。比如有個項目要採購一套成品軟體，無疑採用報總價的模式是最恰當的，投標人報價也很容易。再複雜一點，就是一個項目採購內容不止一項，且每一項都有不同的數量，這類項目依然是用報總價的模式，只是需要各項內容單價與各自數量匯總合計得出總價。
報單價的項目一般是框架採購類，只有預估數量或根本沒有數量或只有各項工作內容權重，只能根據具體的工作事項來進行報價。比如某軟體開發類項目，需要採購高級、中級兩類開發人員，無工作數量，這個時候就只能讓投標人去針對各類人員報單價了。又比如一個項目需要採購處理一個年度的工單的供應商，但是這個工單數量是只能根據實際發生的數量來算，做報價表時就無法報全年總價了，只得選擇報工單單價（元/條）了。
報折扣在運營商裡一般也是施工框架類項目，比如設備安裝施工項目，有工程量清單，便可以在工信部通信[2016]451號概預算定額基礎上報折扣了。
當然，折扣報價在不同的招標人那裡，呈現形式會不一樣，有的是報下浮率，有的是報優惠率，有的是xx%off，有的要求打折，還有的要求報折扣率，各自含義不同甚至截然相反，但本質上都是折扣，數值上都是百分比。讓人遺憾的是，實踐中我們發現經常有人將折扣跟折扣率混為一談，弄出很多不應該的低級錯誤。其實折扣率簡而言之就是折扣的比率，跟xx%off、下浮率、優惠率的意思是一樣的，折扣就是打折，80%就表示打八折。
結合招標代理工作中遇到的一系列問題以及相關經驗的總結，筆者認為一份好的報價表應該符合以下三個原則。
即我們接到任何一個項目委託後，應當第一時間判斷出項目屬性及類別，再據此選擇對應的報價模式。報總價類項目一般都容易識別，最可能出現理解偏差的是有很多報價項的服務類項目，如有預估數量，理論上可以針對每一項工作內容報價，但站在價格評分的角度，最後只能匯總一個價格分，這時就要引入權重的概念了，即針對每一項工作內容大概所佔多寡，設置對應的權重。另外如果每項採購內容都有最高限價的時候，譬如採購一批辦公桌椅，招標人對市場行情進行調研，結合項目實際，了解到了每一類桌子或椅子的最高價格，同時為了防止供應商根據採購內容利潤、數量的不同進行不平衡報價，那麼就可以通過給定的報價清單進行折扣報價。
反過來講，一個項目採購內容幾十上百項，若還用報總價模式就有待商榷了；抑或某個項目就買一套技術成熟的通信設備，你讓人家報優惠率，原則上沒有錯誤，但總歸顯得代理人員業餘。總之，如何準確選擇項目的報價模式是代理機構項目負責人必須具備的基本素質，一方面需要仔細甄別項目的屬性或特點，一方面也需要合理利用認真挖掘招標人給定的需求材料。若再進一步，則完全可以反向引導招標人正確提交項目的前期材料了。
本文討論的報價表都是指用Excel編輯的表格。邏輯清晰具體就是表格的橫向、縱向等內在關係必須一目了然。比如如下報價表，屬於單項匯總的報總價模式，報價內容、單位、數量、匯總等一應俱全，單元格格式也預先設置了，公式連結也已做好。已經儘可能將投標人報價時可能出現錯誤的點給提前規避了。
以往我們在開標過程中就發現，用word編輯的報價表或者用Excel編輯但未做公式連結的報價表，就有單位能把匯總價格給算錯或出現偏差，要麼先報總價再反推單價導致出錯，要麼是單項匯總漏項，五花八門。輕則增加評審工作量，得進行算術性修正澄清，重則相關投標人喪失資格。這也是為什麼報價表儘量要用Excel編制的原因。
報價表格做好後，還有很重要的一個步驟，那就是備註說明的撰寫，這是對報價表格如何填錄的一個解釋或項目報價注意事項的提示，充當著投標人理解報價的文本指南。備註說明寫好了，往往能起到畫龍點睛的功效。那麼應當注意些什麼呢？
筆者認為備註說明至少須涵蓋下述幾個點：
即哪些內容能動哪些內容不能動。報價表格中一般都會有事先填好的工作內容、數量、單價、單位、增值稅稅率等條目，在內容過多的時候，就必須提醒投標人，既有的內容是不能修改或刪減的，空著的是需要其填報的。
一般以含稅價、不含稅價、稅金等三者間轉換關係的居多；還有的就是報折扣類項目的結算規則。比如某項目要求報折扣，那麼最好舉例說明一下：若所報折扣為55.00%，則表示打5.5折。多說一句，凡是要求報百分比的項目，切記不要舉50%這個例子說明。
對於設有最高限價的項目而言，這是一個實質性條款，報價表中必須註明。
用Excel編制的報價表，通過單元格格式設置基本可以引導投標人正確填錄，但架不住有的單位喜歡另起爐灶自己重新做一份，結果要求填阿拉伯數字的人家填漢語數字大寫，特別是目前還要求提交紙質標書的項目，有單位直接手填價格；要求是百分比形式的人家填成小數點。基於此，我們有必要再以文本的形式將這些內容一併註明。如涉及保留小數點的，建議寫「報價至多保留到小數點後兩位」，而不要寫「報價保留到小數點後兩位」，很明顯前者餘地更大。
除了上述四點，還有的項目招標人也會有一些特別的要求比如費用結算方式及其內部財務管理制度等，或者國家部委層面的相關規章制度，比如施工類項目的安全生產費提取等。可以視實際情況進行補充。但備註說明內容不管多少，最忌諱的是寫長難句或者夾雜太多專業術語，刻意增加理解上的障礙有違招投標的立法精神。
毫不誇張的說，報價是大部分採購項目的核心，也是我們在代理工作中應當重點關注的焦點，而編制一份合理得體、通俗易懂的報價表，無疑會給項目的順利推進提供積極助力。相信通過本文的初步介紹，廣大同仁都更有信心編制出一份讓招標人滿意、讓投標人愜意，也讓我們自己中意的報價表！