近日，省住建廳聯合縣檔案局到平陽分中心開展檔案省二級複評認定工作，平陽分中心順利通過檔案省二級複評的考核工作。
今年以來，為了不斷強化檔案綜合管理目標，努力實現檔案工作規範化、科學化、現代化，平陽分中心從多個方面狠抓檔案管理工作：
一、加強綜合管理，確保管理規範有序
為進一步加強檔案管理，分中心黨組多次召開專題研究部署，強化組織領導、明確責任分工，落實工作到位。成立檔案管理工作領導小組和保密工作領導小組、檔案鑑定銷毀領導小組、檔案清查領導小組、檔案管理網格圖等。綜合檔案室配備了分管領導1名，檔案室主任1名，專職檔案管理人員1名，兼職檔案管理員人員3名。領導小組制定了詳細的檔案達標工作計劃，將檔案管理工作納入目標考核體系，納入領導責任制，納入年度工作計劃，與業務工作同部署、同實施、同考核，做到年初有計劃、年終有總結。同時，積極派人參加市中心的檔案管理培訓，專門組織人員到檔案管理先進的兄弟單位取經。
二、加強制度建設，促進檔案管理規範
根據《浙江省住房公積金檔案管理辦法》《浙江省住房公積金檔案管理目標考核認定辦法》要求，分中心檔案領導小組對檔案管理辦法、分類方案經過多次討論，重新修定了《分中心檔案管理辦法》《檔案分類方案》《分類立卷說明》和《檔案室工作職責》《檔案管理辦法（試行）》及《檔案室管理制度》14項與《數字檔案室電子文件歸檔的管理辦法》等9個制度。做到制度領航、責任護航，明確檔案工作規範有依據。
三、加強隊伍建設，提高管理綜合能力
為提高檔案管理人員的綜合素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，平陽分中心將思想作風好、工作紮實認真、工作責任心強的人員調整充實到檔案工作崗位上，安排了專職和兼職檔案員，並設檔案管理AB崗。在此基礎上，堅持採取多種有效形式組織學習和培訓，專門開展《檔案法》的學習和測試活動及消防安全演練等舉措。
四、加強設施建設，改善檔案管理條件
近年來，隨著公積金業務量的不斷上升，原有的庫房檔案存放已達飽和的前提下，今年分中心又增建了一個檔案庫房，現分中心共有2有個庫房，面積分別為40平方米和93平方米。對庫房內的硬體設施對照標準全面進行整改，在庫房內原有配置溫溼度計、空調、去溼機、滅火器等設施設備的基礎上，增添了專用殺蟲劑、滅菌器、吸塵器、鞋套等。對庫房的牆面進行重新粉刷，把庫房的所有窗戶進行遮光處理，進行滅火器及時換充年檢，實行工作人員換鞋入庫，做到檔案裝具規範標準、數量充足，嚴格落實「八防三無」措施，有效改善了檔案管理。
五、對照考核標準，規範業務管理到位
按照達標考核的要求，採取嚴格對標規範管理。
1.業務檔案精準分類。一是對業務檔案按類別分類，門類齊全，設有歸集檔案、貸款檔案、提取檔案、其他檔案四個二級類目，在二級類目下再開設三級類目。二是Y1歸集檔案下設四個三級類目：繳存類、變更類、基數調整類、簡訊服務類。三是Y2貸款檔案下設五個三級類目：個人住房貸款類、貸款項目管理類、保障房項目貸款類、貼息貸款類、結清類。四是Y4其他檔案下設兩個三級類目：行政執法類、風險預警管理類。
2.檔案年限重新調整。根據《浙江省住房公積金檔案管理辦法》和財政部、國家檔案局第79號令《會計檔案管理辦法》的要求，我們對《分中心檔案保管期限表》進行了修改，規定了公積金歸集和公積金提取檔案由原來的「永久」改為「30年」，會計檔案中的總帳、明細帳和會計憑證等由原來的「15年」改為「30年」，於2016年度開始實施。
3.加強檔案信息化管理。我們充分運用市中心業務檔案系統的資源優勢，發揮計算機在檔案管理中高效、快捷、信息存儲量大、自動檢索等功能。採取電子化管理檔案的方式，利用計算機編制檔案卷內目錄和案卷目錄，實現藏室檔案計算機條目式管理,根據實際需要通過案卷目錄、全引目錄等檢索工具對檔案資料進行查閱和利用。每年在網上申報年審材料，按要求將文書30年以上的檔案進行掃描，實現數位化管理。2019年，市中心統一開發了新業務系統與檔案系統有效掛接，實現了業務檔案電子數位化管理。
4.注重編研開發利用。檔案管理的最終目的是提供利用，分中心綜合檔案室在加強檔案管理規範的同時，我們利用現有檔案，編寫了《全宗介紹》、《組織沿革》、《大事記》等編研材料，先後編制了各種載體的全引目錄、歸檔目錄、科技檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等，還將分中心歷年來的獎牌等收入檔案室保管。對檔案開發利用，做到清晰規範、準確檢索、價值利用、挖掘資源、查詢方便、借閱便利等綜合管理與服務。
5. 強化檔案日常管理。為做好檔案管理的日常工作，主要有四方面：一是加強檔案收集、整理、保管、鑑定、統計、移交等各個環節管理工作。收集和整理做到齊全完整、分類清楚、編排有序，無當年積存零散文件；文件歸檔和保管做到歸檔範圍明確、保管期限準確、檔案完整安全；在鑑定統計和移交上做到數據準確、及時上報、全面移交；各類檔案在次年的6月底基本完成歸檔工作，並及時編號歸檔入庫，做到管理有序、安全保密。二是做好庫房檔案安全工作，不僅做好常規的庫房溫溼度記錄（溫度控制在14度—24度之間、溼度控制在45度—60度之間），隨時根據庫房溫溼度的變化利用空調和除溼機對庫房溫溼度進行控制；又定期對檔案實體和庫房進行安全檢查並做好記錄，若發現問題，及時採取必要措施進行保護，做到符合檔案「八防三無」要求。三是做好全宗卷內容的收集工作，根據全宗卷「八大類」的要求，在全宗卷的檔案整理、檔案統計、檔案收集、檔案保管和檔案利用方面都有材料延續性收集和補充。四是做好檔案利用工作，檔案借閱和查閱的登記遵循逐級審批，嚴格規範管理，做到事事有章可循。在分類、整理、鑑定工作過程中，認真對照分類方案及保管期限表，做到高標準、嚴要求，保證卷內目錄清晰、案卷整齊美觀、標題合理規範，實現檔案工作標準化、規範化和科學化。
【來源：平陽分中心】
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