excel批處理技巧：如何製作文件檔案管理系統

在工作中，人事、財務和庫管經常需要管理很多表格檔案。如果不去整理的話，急需使用時會大半天找不到文件。其實只需幾個步驟，就可以用Excel製作出屬於自己的文件檔案管理系統。主要的思路是新建一個excel批量生成文件名稱來管理這些文件，然後批量創建超連結，點擊超連結即可打開相應的文件，主要效果如下圖：

一、快速添加分類名稱

下面是一份文件清單，其中包括了Excel文件，PPT文件和PDF文件。我們現在需要給每一份文件添加分類名稱：Excel/PPT/電子書。

1.添加標題行，打開篩選器

在第一行之前插入新的一行作為標題行，分別起名為「文件名」和「備註」。單擊右鍵打開篩選器。

2.篩選出所有的excel文件，輸入分類名稱

按照不同的文件類型，在篩選彈窗中輸入字符進行篩選。例如excel文件的名稱包括「.xlsx」和『.xls』字符，分別輸入對應的字符搜索即可。篩選完成後全選備註列，輸入分類名稱,下面以excel作為示範，按住」ctrl+enter」，填充所有選中的單元格。

3.重複步驟2，分別對ppt文件和pdf文件進行篩選

二、按照類別查看文件列表

有時需要按照文件的類別分類查看文件，這時備註列就有大作用啦。點擊備註下方的三角形，彈出篩選彈窗。這裡可以查看我們前面設置好的分類名稱，勾選需要查看的文件類型，點擊確定即可。如果需要查看全部文件，選中「全選」即可。

三、批量創建超連結

在C列創建超連結，有了超連結，點擊即可查看對應的圖片、excel文件或者其他文件。主要用到的函數是HYPERLINK函數。

1、在C2單元格中輸入公式

我們分析一下C2的公式，就是兩個參數：

=HYPERLINK("文件所處的文件夾路徑/","點擊打開")

那麼我們如何獲得自己文件所處的路徑呢？

找到自己文件所處的文件夾，單擊右鍵，在彈窗中選擇「屬性」，在屬性彈窗中，複製「位置」後面的字符。

將複製到的路徑，粘貼到excel的一個單元格中，並且在路徑最後加上「/」，作為備用。我得到的路徑如下圖，紅框中「/」一定要加上：

2、的含義

&的作用是連接字符，因為我們經過第一步已經得到了文件所處文件夾的路徑，但是超連結必須要精確到哪個文件，所以最後要連接上文件名。A列有對應的文件名稱，所以直接連接對應單元格的值就行。

3、「點擊打開」的含義

超連結會顯示成「點擊打開」這四個字，這是自定義的，如果你設置成「超連結」，在表格中，就會顯示成「超連結」，如下圖

4、按住自動填充手柄，往下拉動，就可以自動創建超連結

注意點：

1、所有的文件都必須要在同一個文件夾中，不然就不能用自動填充功能；

2、如果點擊超連結之後，彈出安全提示彈窗，請點擊確認授權，因為不同軟體進行了連結，所以會出現這個彈窗。

操作是不是非常簡單，但是效果非常震撼？

當然，如果你需要按照前面的步驟在Excel表格中管理文檔，首先需要一份文件清單。公司裡有成百上千的文件，難道需要一個個輸入嗎？這樣的效率超低而且非常容易出錯，如果名字錯誤，那連結就會失效。

最後，告訴大家一個快速提取文件名到excel的方法，不管有多少文件，一鍵獲得所有文件名。

四、批量獲得文件名清單

在桌面新建一個文本文檔，寫入「DIR *.*  /B >文件名列表.CSV」代碼。如下所示：

點擊「文件」-另存為「獲得文件名.bat」文件。

把這個文件移動到需要獲取文件名的文件所在文件夾中，雙擊運行，就會生成一個名為「文件名列表.CSV」的文件，打開該文件，把「文件名列表.CSV」和「獲得文件名.bat」刪掉，就是文件夾所有的文件名清單。

注意點：

1、必須把「獲得文件名.bat」文件放到需要獲取文件名的文件所在文件夾中；

2、如果想獲得文件夾A中所有文件名，但是文件夾A中又有文件夾B,必須將「獲得文件名.bat」再複製到文件夾B下，雙擊運行，這樣才可以獲得所有文件名。

3、這個只適合windows系統

五、小結

非常簡單實用的一個文件管理系統，幾乎每個人在工作中都需要用到。這個系統實現了批量獲得文件名、分類查看文件以及創建超連結的功能。同時可以根據自己公司的需求，添加新的功能，完善這個文件管理系統。

知道了原理，趕緊動手試試，不要讓自己的文件管理混亂哦，不然查找真的不方便