2014年是中國-中東歐國家合作投資促進年。6月7日-8日，中國-中東歐國家經貿促進部長級會議在寧波南苑環球酒店舉辦。國家商務部部長高虎城、副部長鐘山以及中東歐16國國家經貿部長或代表率團出席會議。
中國-中東歐國家經貿促進部長級會議是寧波歷史上級別最高、接待規格最高、安保級別最高、外賓人數最多的一次影響深遠的國際性會議。南苑環球酒店作為此次會議的主會場，倍感榮幸，毫不鬆懈地完成了本次會議接待工作。接待這樣重大國家級別的外事會議，對於酒店而言是一次意義深遠的歷程。
涉及這麼多國家的一個大型國際性活動，酒店十分重視。為了迎接此次會議，早在今年3月份，酒店便開始定期開會，準備了最縝密、詳細的接待服務方案。同時，成立了專門工作小組，由總經理室牽頭，營銷部做好對外聯絡工作，各部門負責人落實各項準備工作。在會議前夕，幾乎每日開展一次協調會，考慮所有不定因素，並與主辦方、公安部門等保持密切溝通與協作，確保內外信息通暢。
安保工作是大型國際會議接待的重中之重，南苑環球酒店始終秉承「萬無一失、一失萬無」的理念，加強安全保障工作，確保會議安全。針對本次高規格的會議，根據組委會安保要求，環球酒店啟動最高級別的安保措施，對酒店全封閉式管理。在會議前夕，酒店所有員工統一接受政審工作，並且製作工作人員證件。同時，在酒店各主要入口安裝了安檢設備，人員進出一律接受安檢。從工作人員證件到記者的手機，從攝像設備到飲料食品，安檢人員對每一樣物品都嚴格把關，在會場外築起一道「安全防線」。
會場布置及會務準備工作在酒店全體員工認真準備下進行得井然有序。在這次部長級會議上，環球酒店的三個會議廳同時啟用，兩天時間內進行多場雙邊會談、新聞發布會。尤其是十幾場的雙邊會談，每場會談都在同一個會議廳舉行，且每場會談只間隔5分鐘。因此，宴會部通過嚴格規定程序、準確控制時間，並多次模擬演練。在緊湊的時間內，服務員更換茶水、清理會場等各項工作做得井井有條，確保了會議的有序進行。另外，宴會部特意定製了會議期間所需的專用物品，包括桌布、會議椅、會議桌等等，力求高標準完成接待工作。
另外，為強化酒店整體服務水準，酒店組織員工從服務技能、禮節禮貌等方面著手進行會前全面強化培訓，力爭在服務中處處體現熱心、耐心、細心，使與會人員時時感到方便、輕鬆、舒適。服務過程中，全體員工精神飽滿，充分展現了南苑的服務水平，為與會人員提供了一個良好的會議環境，確保了會議的圓滿召開。
後勤保障工作也不容小覷，雖然看起來都是小事，但責任重大。與會代表的生活起居，包括就餐住宿、設施保障、交通運輸、醫療衛生、文娛活動等均不容出錯。為了讓代表們吃好、住好，集中精力開好會，酒店本著「嚴密組織、精心安排、服務周到」的原則，做到分工明確，責任到人。客房部以最高規格來接待與會來賓，房間內擺放時令新鮮水果、提供現磨咖啡，更新遊泳池、健身房等設備以滿足一百多位外賓的需求。多數員工更是通宵服務以保證第一時間解決賓客需求。
在省、市各級領導的指導和全體員工的努力下，酒店圓滿完成了中國-中東歐部長級會議的接待任務，並得到參會人員的一致好評。南苑環球酒店以用心、細心、貼心的服務，交出了一份完美的答卷，彰顯了高水準的接待實力。會後，高虎城部長對酒店的服務接待工作予以了高度評價，並特意親筆寫下：「中國-中東歐國家經貿促進部長級會議於二〇一四年六月八日在寧波成功舉行」。（蔡維雅）