Word 文檔與 pdf 文件可以相互轉化，既有專門的轉換工具，又可以用 Word 轉換。如果用後者，如何把Word轉成pdf呢？在 Word 中有一項導出功能 ，既可以把 Word 文檔轉成 pdf 文件，又可以把 Word 轉成 xps 文檔、Word 97 - 2003 文檔、OpenDocument 文本、純文本、模板、網頁等，應用這項導出功能就能把 Word 文檔轉成pdf文件。並且在轉換時有一定的靈活性，既可以把整個 Word 文檔轉成 pdf 文件，又可以只把部分頁轉成 pdf 文件。部分頁既可以是當前頁，又可以指定從某頁到某頁，例如從第 6 頁到 18 頁；另外，轉換時還可以設置轉換後，pdf 文件的大小和決定是否加密。以下將先介紹把整個 Word 文檔轉成pdf文件，再分享把指定頁轉成pdf文件，實例操作的 Word 版本為 Word 2016。
一、把整個 Word 文檔轉成pdf
1、用 Word 打開要轉換的文檔，單擊「文件」，選擇「導出」，「導出」下選擇第一項「PDF/XPS 文檔」，單擊「創建 PDF/XPS 文檔」，打開「發布為 PDF 或 XPS」窗口，單擊「發布」，則開始發布，發布所需時間取決於文檔大小，當前發布的文檔只有5頁，不是特別大，一會就發布完成了；由於發布時勾選了「發布後打開文件」，所以發布完成後立即打開了發布好的 pdf 文件，為確認發布頁數，操作中特意查看了「頁面縮略圖」，操作過程步驟，如圖1所示：
2、在發布 pdf 文件時，可以設置一些參數，由於這裡只是先演示發布方法，因此都用了默認設置的參數；默認情況，「頁範圍」選擇「全部」，也就是發布整個 Word 文檔，具體參數如圖2所示：
圖23、電腦中安裝有 pdf 文件閱覽器，發布時勾選了「發布後打開文件」，發布完成後才會自動打開；當然，如果沒有安裝 pdf 文件閱覽器，把 pdf 文件的默認打開程序設置為 Word 也可以打開。
二、把 Word 文檔中指定頁或當前頁轉成pdf，並加密
1、再次單擊「文件」，依次選擇「導出 → 創建 PDF/XPS 文檔」，打開「發布為 PDF 或 XPS」窗口，單擊「選項」，打開「選項」窗口，「頁範圍」有三個選項，分別為全部、當前頁和頁，如果只要求把當前頁（即顯示在屏幕的一頁）轉成 pdf，則選擇「當前頁」；這裡選擇「頁」，然後指定把 21 到 31 頁轉成 pdf；單擊「使用密碼加密文檔」，單擊「確定」，彈出「加密 PDF 文檔」，輸入兩次密碼（兩次輸入的密碼必須相同），單擊「確定」，返回「發布為 PDF 或 XPS」窗口，在文件名後加1以區別上次發布的文件，單擊「發布」，則開始發布，一會之後發布完成，操作過程步驟，如圖3所示：
圖32、由於發布時加密了文檔，因此打開時要求輸入密碼，如果密碼不對將無法打開，所以一定要記好設置的密碼。不過，由於加密等級不高，密碼很容易被破解，所以重要文件還應該採取其他更安全的加密方式。
三、發布質量與文件大小
1、把 Word 文檔轉成pdf時，「優化」有兩個選項，一個是「標準（聯機發布和列印）」，另一個是「最小文件大小（聯機發布）」。選擇「標準」時，發布後的 pdf 文件清晰一些，但文件相應的也增大；選擇「最小文件大小」時，文件小一些，但清晰度低。一般來說，「標準」的文件大小是「最小文件大小」一倍多，如圖4所示：
2、而「標準」的清晰度比「最小文件大小」的清晰度也高出一個檔次，前者幾乎沒有麻點，後者麻點比較明顯，如圖5所示：
圖53、圖5中，上圖是選擇「標準」發布的 pdf 文件，下圖是選擇「最小文件大小」發布的 pdf 文件。在發布成 pdf 時該選擇哪項，可以根據文檔內容決定，一般圖片要求清晰度高，可以選擇「標準」；如果全是文字，可以選擇「最小文件大小」，因為文字無論選擇哪項，它們的差別不大。
四、PDF 選項說明
1、符合 ISO 19005-1 標準(PDF/A(1)。ISO 19005-1 標準(PDF/A)(1)，是國際標準化組織於2005年10月頒布的，全稱為「文檔管理適合於長期保存的電子文檔格式第一部分：使用 PDF1.4(PDF/A)(1)」。
2、無法嵌入字體情況下顯示文本位圖，是指如果無法把字體嵌入到文檔裡，轉成pdf後，將用位圖顯示文本，這樣 pdf 顯示的文本與原 Word 文檔一樣。
Word 文檔與 pdf 文件的區別在於，前者中的文字可以編輯，轉換為 pdf 文件後，文字已經轉換為了圖像，不能再編輯；如果文檔要公開發布，可以把它轉為 pdf 文件，這樣在一定程度上能阻止別人複製抄襲，但不能絕對，因為 pdf 文件也可以轉為 Word 文檔，雖然沒有 Word 轉 pdf 那麼容易。