普通外貿業務員如何寫出一封專業級的外貿郵件?

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微信公眾號：外貿充電站（ID：Trade2016）

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郵件是外貿工作中接觸最多，也是最重要的東西。然後對於很多人來說確經常把握得不好，容易導致出現很多錯誤。下面的郵件是根據一位殿堂級外貿老溼分享整理總結而來，相信大家看完後會對自己的郵件寫作有一個全新的認識。

01｜Prewriting: 寫郵件前需要考慮的問題

Purpose: 你寫這封郵件的目的是什麼，你能為客戶帶來什麼？

Consider who you're emailing : 你要發給誰, 此人的地位是什麼，你們的關係如何？

Subject: 這封郵件的主題是什麼？能否吸引客戶打開閱讀？

思路：分幾段，怎麼寫，主要用哪些句型。如何用最簡潔的語言突出你的優勢？

語氣：直接or委婉 ？

正文該如何寫？

關聯知識：高回復率的開發信真的有萬能模板嗎？

02｜發郵件後的3種處理方法

  

1.進垃圾箱可能的原因：

  

2.改進方法：

郵件中儘量不含有spam敏感詞（不知道spam詞是什麼的可以百度）

注意檢查字體拼寫

郵件中超連結不要太多

附件不超過3M

使用多IP位址發送: 可以使用科學工具切換IP位址

使用多種郵箱發送: gmail, hotmail, outlook,企業郵箱

要有針對性：不要群發，一對一發送，尊重客戶

嘗試不同的模板，不同的郵件，不要用同一模板發送N個客戶

通過郵箱有效性驗證工具，在發送前檢查郵箱是否真實存在

關聯知識：開發信總是沒有回覆的原因和對策

Remark: 亂碼，很多客戶的電腦顯示不了中文，郵件帶中文容易亂碼，不要用「宋體」去寫英文。

技巧：用自己的郵箱給自己的另一個郵箱發：

– 如果發送後，在收件箱收不到，垃圾箱也收不到，那則可能被攔截了。

– 如果可以發，也可以收，客戶沒有回覆你，則是你的郵件可能沒有被客戶打開或不夠吸引人，嘗試從主題和正文去改進。

03｜主題寫法：（以開發信為例）

  

普通主題，已過時：

  

主題的進階寫法:

寫郵件前花大量時間去做客戶和市場調研，要去做客戶群體的細分，要有針對性地發郵件。

寫上讓客戶感興趣的主題: 突出郵件目的，核心，中心。

例：

Re: An idea help you to get your next 100 customers

How to take more profit from growing market in 2016

Re: Jacky called you just now ! 

Always test different approaches to see what works best

郵件不是死的，每個客戶感興趣的點不一樣，主題要多變，內容要多變，思維方式也要多變。關聯知識：開發信標題寫的好能讓打開率暴漲

04｜郵件正文

 

注意問題

use "you", "your" instead of I, we, us ,our

Do not use 「Not」 「No」等否定詞

Don’t write email too long

Don’t focus on features, focus on the value you bring

Don’t use active voice(主動語態) too much

結尾call to action

Always be personalizing

Test, automate and scale

 

1.字體

Don’t use 「宋體」

Don’t use Multi-color，不要用太多顏色

Don’t use strange or special fonts，不用特殊字體

Pay attention to the Capital letter (大寫字母），當強調的時候才能大寫，當專有名詞時首字母大寫，句子開頭時首字母大寫

Choose normal or regular fonts in business emails

Adjust the size for appearance ( 11號，12號）

常用字體：

time New Roman、Calibri、Arial、Contury Gothic、Comic Sans MS、Lucida Handwriting

切記千萬不要用「宋體」去寫英文！！

 

2.標點

英文中沒有」《》」, 英文中只有引號；

標點符號後，必須打一個「空格」，再加單詞

Please keep one space after the English punctuation

No chevron(書名號）,instead

Please use full stop（句號）when you finished one sentence

Don’t use so many exclamation mark(感嘆號）

Don’t use Chinese punctuation(中文標點符號）when typing via computer

 

3.主動語態與被動語態

Active voice: place extra emphasis on showing good will, showing sincerity, show application,Show apology, etc (側重主觀上的內容：誠意，感謝，道歉）

Passive voice: focus on the real situation, the objective issues, the professionalism, the announcement, etc側重客觀存在的事實或一定會出現，發生的事情

寫一些特定郵件的時候，一定要多用被動語態：

 

4.郵件正文：(以開發信為例）

正文，核心內容，把該說的說清楚，3-5句話內，每句話不要太長

Value And Benefits Statement，價值展示，你能為客戶帶來什麼.

Cites previous clients to demonstrate credibility 引用之前做過客戶做證明.

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Hi xxx,

Nice day.

I『m writing to recommended you our top-rated LED lamp in the Europe and I have a idea that can help you to get your next 100 customers.（表明你能為客戶帶來什麼）

I recently used this idea to help some client( xxx in France), ( xxx in Netherlands ), ( xxx in Italy)（行業大客戶或潛在客戶的競爭對手）and they got a good benefit.

Please feel free to contact us and I can share this idea with you. ( Call to action )

Best regards,

xxxxxx

Your name

Your title

Your company name in detail

Your address in detail

Your telephone number and fax number

Your email address

Your company website

例▼

XXXXX

Sales Manager
-

ABC Printing Factory

Address: xxx Zone,xxx District,Guangzhou,Guangdong,China,

Mobile No.:+86-13xxxxxxxxx

Tel:+86-20-xxxxxxx   Fax:+86-20-xxxxxxx

Email:  

Website:  www.xxx.com 

純文字的籤名檔有很大的局限性，細心的人去對比專業的外貿公司或者國外客戶時候，會看到郵件籤名檔設計的很形象。在這個顏值即正義的年代，設計一個美觀高大上的郵件籤名，一定可以讓客戶對你印象深刻。關聯知識：老外貿都在用的8個實用小工具

最後附上自己一年前的郵件，報價，圖片，段落，思路等等很多都存在問題。正所謂有對比才顯示出區別，即使過去很差，很爛，但只要通過努力不斷進步才是最重要的。

結尾：郵件的修煉，是一個長期的過程，需要不斷地反思，不斷總結，不斷專研，不斷換位思考，不斷比較別人的，比較各個老外的寫法，然後去總結思路，總結原因，不斷去思考去改進。

希望這篇文章對大家能有些許啟發和幫助，thanks！！

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