excel表格搞定所有計劃總結

2022-01-14 forcode奇想錄

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本表格由forcode設計,用於代替紙質版的年計劃、年總結,月計劃、月總結,日計劃、日總結,而且,只需要一張excel工作表。


這個excel計劃總結表有諸多優點:

一、方便篩選回顧:

很多人設計的excel表格方便列印,卻不方便篩選資料和回顧,筆者因為有統計學背景,會從數據統計、篩選角度來思考問題,特意設計成每一個計劃只佔一行,計劃跟總結緊挨著方便對照,年計劃、月計劃、日計劃共存於同一個數據表,使用計劃「類別」這個變量來區分,而不是年計劃單獨一個表格、月計劃單獨一個表格,每個月的日計劃再單獨一個表格,那樣年計劃總結、月計劃總結、日計劃總結都割裂分散在不同的表格中,不方便對照、回顧。

二、良好的擴展性:

所有計劃用一張表格解決,設計模型非常簡潔,可擴充性非常棒,基本上你這一生每一年、每個月、每一天的計劃總結情況,都可以全部容納在這一張表格裡,每年365個日計劃總結、12個月計劃總結、1個年計劃總結,合計378行,十年也不過3780行。想一想你十年裡工作、生活會經歷多少變遷,全都可以在這個表格裡篩選回顧。

三、記帳功能:

甚至,你的每日開支,都可以在累計開支這一列來記錄,具體開支明細可以使用「插入批註」功能,寫在累計支出那個單元格的批註裡。如果你像forcode一樣沒有每天記帳的習慣,也可以刪掉「累計支出」這一列。

四、日記功能:

你也可以在最後一列的備註裡記錄今天的主要活動、心得、見聞、隨感等私人日記。

五、表格截圖保存:

你可以很方便地將某一行或某幾行選中之後截圖保存,那實際上就是一個單獨的計劃表,方法是選中需要截圖的某幾行幾列表格,然後ctrl+C複製,然後打開附件的畫圖,然後粘貼,然後選擇保存為gif格式圖片體積會比較小,比如你可以將2017年1月的月計劃總結和該月每天的日計劃總結單獨保存成一張圖片或列印成一個pdf文件、或列印成紙質版。

六、批註功能:

excel每個單元格都可以右鍵插入批註,使用這個功能,也很方便備忘很多資料,只是不會被列印出來罷了。

七、單元格超連結:

excel支持文件內超連結,如果年度計劃或月度計劃總結非常長,一個表格無法容納,可以單獨新建一個工作表,然後將該單元格連結到單獨的工作表。

八、靈活運用首行的篩選功能:

1、在設置了日期列之外,特意還增加了年份、月份這兩列,並不是多餘的,而是可以在篩選中只選定特定年份、月份,隱藏其他年月的計劃總結,比如你可以只顯示2017年1月的計劃總結,其他全部隱藏。

2、檢查回顧年度、月度計劃完成情況。比如在「類別」中只選擇年計劃、月計劃,就可以隱藏所有日計劃,方便回顧年度計劃、月度計劃的完成情況,比如你可以將全年月計劃、月總結篩選出來,然後保存成圖片或列印出來。

3、當你使用這個表格幾十年之後,你可以篩選只顯示年計劃總結,那將隱藏所有月計劃、日計劃,你可以回顧過去幾十年裡每年年初制定的計劃、每年年底寫的總結,一定會感慨良多吧?!

九、配合TXT記事本備忘長文:

本計劃總結表建議與一個純TXT格式的記事本結合使用、相互印證,因為excel表格不適合記錄大段長文。筆者(微信訂閱號:forcode奇想錄)過去七八年裡,養成了一個習慣:用notepad+打開一個TXT文件來記錄每天寫的文字、工作中需要用到的文本資料。

該記事本最上方是置頂的待辦事項,每一行記錄一個待辦事項,待辦事項完成之後就剪切到當日的記事中,不再出現在頂部的未完成事項清單中。然後待辦事項列表下方就是每一天的記事,一般使用六位數的日期加冒號單獨一行來開始一天的記錄,最新的記錄放在最上方,舊的記錄不斷往下延伸。

類似這樣的格式:

待辦事項1

待辦事項2

待辦事項3

待辦事項4

……

170109:

文本資料1

文本資料2

文本資料3

……

170108:

文本資料1

文本資料2

文本資料3

……

這樣,基本上我一年裡寫的文字、保存的文字片段都在本地一個txt記事本裡,需要的時候使用notepad+的搜索功能就很快可以找到,比什麼專門的task管理軟體、evernote之類的方便多了。再使用某個文件夾同步軟體同步到雲端,在外面也很方便隨時調用。

十:如何制定目標計劃

其實,筆者(微信號:forcode奇想錄)在初中的時候,就有每天、每月、每年做計劃總結的習慣,筆者在初中時是一個計劃性非常強的人,當時是買一本厚厚的日曆,每天撕一張的那種,然後在日曆背面上半頁寫日計劃,下半頁寫日總結,然後還給每一天的自己打分,月計劃、年計劃則另外單獨一個筆記本記錄,純手工的。

我的經驗是,做計劃宜粗不宜細,計劃太細就變成一種枷鎖了,計劃趕不上變化。而且,計劃沒有全部完成,也無需過分自責焦慮

我初中的時候每天晚上都會反思一天的所作所為,吾日三省吾身,每次都自責自己沒有完成計劃,而我制定的計劃任務量又過高,這基本上註定了我每天都活在失敗當中,這導致我高中之後,乾脆完全放棄掉制定計劃、寫總結這個好習慣,變成一個懶散的人。到大學之後,生活就更加沒有節制,經常通宵上網,每天只吃一兩頓飯……

其實,我們不可能制定出一個完美的計劃,我們的目標可能會過高,所以,當計劃沒有被100%地執行,並不必過分自責。

制定目標的時候,最好是一個踮起腳就能夠得到的目標


計劃不宜太滿,每天計劃事項佔據的時間,不應該超過3~4小時,其他時間應該是靈活安排的,這樣會更加可行、更少挫折感,也就更容易長期堅持下去了。

每天、每月、每年的總結,不需要太全面龐雜,其實只是提供一個每天10-20分鐘的反思生活工作的時間,這種反思對於我們選擇正確的人生方向、工作方向非常重要,很多時候,成功並不是靠埋頭苦幹,更多地取決於選擇,一個正確的選擇,說不定可以將產出提高几百倍。

這個計劃總結表就是一個工具,工具是幫助我們改善效率的,不應該成為我們的枷鎖,它可以幫助我們生活得更有目標感,更有計劃性,更多思考、自省,從而活得更成功、更有意義!

點擊文末的「閱讀原文」連結,可以下載此excel表格模板。

——forcode於2017年1月9日

本文首發微信訂閱號:forcode奇想錄


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