一紙公文,令出如山。政府機構、大中型企事業單位,從決定、指示、通知、通報到請示、報告、批覆、函……
如何通過有效公文管理,推進各類事務高效執行、規範管理甚廉潔行政,是公司領導及其大秘們重點考量,涉及普通員工的大事!
你肯定不希望一紙重要任命籤署走到腳軟……
你肯定不希望一份紅頭文件列印弄錯編號……
你肯定不希望一張去函文字改動就你不知……
老闆們當然希望,組織或公司內的公文像一道道聖旨一樣有力!使命必達,閃電執行!
聖旨一樣的公文有哪些要點?
電視上皇帝「靈感」一竄,對身邊大臣或太監說:「來人,擬旨。」
這不對!唐為例,一份聖旨是這麼回事:中書省的中書舍人們針對某事各寫一道聖旨(初稿),其領導中書令(或中書侍郎)會選一道寫得最好的加以修飾,形成真正的聖旨(熟稿),然後給皇帝蓋個章(皇帝如有不同意見,可用紅筆寫在聖旨的空白處),然後再交給門下省審查蓋章,最後再交給尚書省(相當於國務院)執行。事涉重大,地偏路遠的,送達聖旨大多要快馬加鞭……
是的!程序很重要,因為是「奉天承運」;速度很重要,因為是「皇帝詔曰」。
雖說針對傳統手工作業的公文流轉中低效率、少監督、欠管理的弊病,通過電子化手段有所改善,但PC時代的公文管理顯然已經不符合我們的期望!
移動互聯時代,「公文管理」必須能根據公文性質、內容、重要性、緊急程度等諸多因素進行靈活處理,同時在流程規範上進行平衡;同時也需要通過移動技術完善催辦、督辦等功能,提供類紙化體驗,進一步杜絕拖沓,提速公文流轉;而流程跟蹤監督、統計查詢也是必須要考慮的。
不止15種公文,領導要求,立馬起草
小劉所在大型國企,下轄十幾家子公司,平常與上面集團來往事務也多,作為領導大秘,免不了幫起草各種公文。
公司OA公文模塊號稱支持15種格式,很強大!某天,領導緊急要起草一個函,恰恰不在系統之列,怎麼辦? IT部和供應商都搞不定!
小劉同學推薦他使用一套公文管理系統(政務版),內置公文屬性欄位,審批操作控制項,提供多樣化表格模板,靈活定義稿紙,能根據企業要求快速定製不止15種格式,多版式快速響應領導要求。現在,領導想來個「聖旨」的格式,都能配置出來……
批註、套紅、籤章……移動公文早通過
公司辦年會,請來德高望重老領導宣讀先進表彰決定。偏偏一紙紅頭文件,走了5天還差個老總籤字……老爺子火大了,結果可想而知……事後,張主任從IT部得知,如果公文模塊提前升級部署,系統能支持移動籤批、催辦手寫、批註,甚至語音,都可以讓公文早點通過;更不用說什麼套紅、籤章等等,都可以很快搞定,不至於現在麻煩……
公文一條龍管控,在線修改多稿隨便查
小吳文秘專業到公司實習,師父交待他上公文系統上體驗一下:
這裡涵蓋了發文、收文、內部請示主要公文業務,包括發文擬稿、審核、會籤、編號、清稿、套紅、蓋章、分發、發文轉收文、發文上報、列印等;收文籤收與登記、轉發文、傳閱等;文件在線編輯,痕跡保留、修訂記錄一目了然(原始稿、痕跡稿、清稿、最終稿),方便追溯與查閱;公文交換中心,交換類型自定義,發文上報、來文籤收、退回、退文狀態跟蹤一清二楚。
很多重要公文從發起到存檔,每個環節與版本都可查閱,甚至領導們的批註。尤其是一份重大表揚通報公文,兩處重要領導修改,格局一下變大!看多了,還真覺得學到了一些東西!後來,小吳的實習成績非常突出!
在眾多的政府機構、各類層級複雜的大中型企事業單位,如何讓「公文流轉」這齣重頭戲輕鬆上演,推進高效執行力,服務更便捷!藍凌一體化辦公平臺EKP之公文管理(政務版),帶你體驗全新、靈活、高效、全生命周期可控的公文管理體驗,舉重若輕之間,讓你發出移動互聯時代的企業聖旨!
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