談Excel在會計工作中的應用

關鍵字：財務人員 Excel 應用

摘要：財務人員熟練掌握Excel軟體就是掌握了一種強有力的工具，對工作會有莫大的好處，利用Excel的現有公式，不懂編程的人員也能設計出符合單位要求的自動處理文件，向領導提供各種財務分析資料，大大降低工作強度，遇到新情況修改也方便，如生成「由憑證自動到報表」文件，建立報表自動匯總文件，口曲紙自動生成文件，日常帳務資料的輔助核算。

目前很多單位已經應用專門的會計核算軟體了，但仍有不少單位雖然有了微機但因種種原因還在從事手工核算，筆者認為Excel軟體對這些單位而言能在很大程度上減輕其工作量，即便是對已經用了專門化軟體的公司，財務人員熟練掌握Excel軟體也可以說是掌握了一種強有力的工具，對工作會有莫大的好處。因為它在表格建立，頁面設置，特別是數據的自動計算和統計上極為便利，而且易學易用，是「天然」的財務工具。利用Excel的現有公式，不懂編程的人員也能設計出符合單位要求的自動處理文件，向領導提供各種財務分析資料，大大降低工作強度，遇到新情況修改也方便。在此筆者將自己平時對它的一些應用介紹如下，大家可從中體會到它的強大功能和實用性。

一、 生成「由憑證自動到報表」文件。      

通過該文件，財務工作中的「憑證發生額匯總表」、「科目匯總表」、「資產負債表」、「損益表」、甚至「現金流量表」都只需輸入憑證而一次性自動全部產生，而且和手工帳務處理能緊密結合。步驟如下：  

1、以本單位的帳務處理流程為例，建立現收、現付、銀收、銀付、轉帳「憑證發生額匯總表」，為操作方便每張表格佔用一張工作表。在下方任一科目合計數欄建立求和公式，再將其複製到其它每一科目的合計數欄，電子表格將自動更新公式內容。在表格的最右邊再建一個分借貸方的合計數欄，以便驗算平衡，操作方法類同於表格下方的合計。為了檢查起來直觀方便，可通過條件格式設置「借」不等於「貸」時為某種顏色。只要建好一對借貸方，把絕對引用改為相對引用，其它用格式刷刷過即可。                                                                                                                                

需注意的是科目可一次性建全，不用時隱藏，也可按需要增加，但不要刪除，以免引起以後公式引用的麻煩。插入一行時要在合計數上方倒數第一行以上插入，這樣合計公式自動包括新插入行，不過插入列時公式需修改（點擊含有公式的單元格，再點擊公式編輯框修改即可）。  

2、根據統一的「科目匯總表」結合本單位特點建立現收、現付、銀收、銀付、轉帳五張「科目匯總表」，也即五張工作表。在它和「憑證發生額匯總表」合計數之間建立對應關係，方法是點擊某單元格，按「=」，再打開與之對應的「憑證發生額匯總表」某科目合計數單元格，點擊「√」即可。再建「合併科目匯總表」（也即以上五表的相加，建公式操作方法類同，只是多幾個「+」號）、期初科目餘額表、期末科目餘額表。邏輯關係是：期末=期初+合併 。

說明幾點：

1）    「科目匯總表」只需建好一張，其它利用工作表複製再重命名即可。「期初餘額表」數據最初需手工輸入，到下期可利用選擇性粘貼將上期末數據粘貼過來（只粘貼數值，不包括公式），也可設公式引用上期數。輸入數據時借方科目出現貸方餘額的或反之都以負數表示。期末餘額表需按照各科目屬性也即借方還是貸方來建公式。         

2）    為遵照出表慣例，出了負數的「期末餘額表」，可利用選擇性粘貼將數據另複製一張，稍作調整即可，也可用IF函數建公式調整。    

3）    建立「資產負債表」、「損益表」，同樣各佔一工作表。通過公式將「資產負債表」與「期末餘額表」連接起來即可，其中還能和債權債務表建立公式來調整預收、預付款項，以得出符合會計準則要求的資產負債表。損益表取數公式設為取轉帳憑證發生額中「收入的借方」、「成本的貸方」合計數也即最終結轉到利潤科目額。「損益表」中的本年累計數可設為本期加上期數公式，第一次上期數可在該表一邊某列手工輸入，而下期累計直接設上本期的累計數加下期當期數公式即可。「資產負債表」、「損益表」自身需建立勾稽關係公式。                                                     

 4、建立「現金流量表」。這張表相對來說麻煩一些。筆者的方法是在「憑證發生額匯總表」中建一摘要欄（列印時隱藏）以「現金流量表」行次為摘要，如某憑證發生額需填列在現金流量表第11行次，則該憑證的摘要即為11。再在「憑證發生額匯總表」旁通過「數據透視表」來實現自動分摘要匯總，其摘要數按升序排列。在「數據透視表」與「現金流量表」之間通過GETPIVOTDATA函數建立引用關係，就能自動將「數據透視表」中符合「現金流量表」某行次的數據過入。        

由於GETPIVOTDATA函數有一定的缺陷，最好在「憑證發生額匯總表」摘要列自合計行以下自上而下填列所有可能摘要數，借或貸方發生額填為0。這樣「數據透視表」對這些以行次數為摘要的匯總就都有了，函數的引用就不會出錯。當某張憑證涉及兩個以上摘要數時，在下方調整即可，不影響正常的憑證匯總。輸完新憑證後，注意用滑鼠右鍵點擊「數據透視表」來更新數據。   

5、建立債權債務表。該表可結合月末對帳，平帳工作來進行，將各債權債務科目建一張工作表，每張表反映該科目下各明細子目，及其借貸方累計（自第一筆起）發生額，餘額按借貸方相減公式設置，利用IF函數又能得出借方餘額和貸方餘額，底部設好合計額，這樣每到月底對照明細帳修改發生額，很快就能得出餘額合計數以便與總帳數（期末科目表）核對。因一般單位應收、應付款帳戶通常在每月而言都是長期掛帳未變的多，變動的少，因此比起手工相加對帳要快而準確得多。這些表稍加調整就是債權債務表，況且有了借貸方累計發生額就能得出很好的直觀的收付款比例資料，還可根據需要添加一些反映其他情況如「決算情況」等的列進而得出更多有用資料。

二、建立報表自動匯總文件。                                   

隨著公司的發展有些單位也會出現更小的三級單位，會出現報表匯總的新情況，利用電子表格就能在覆核下級單位報表平衡關係的同時自動匯總，這些和前敘「匯總科目表」與各明細科目表間的關係相同，在此不再多敘。

三、日常帳務資料的輔助計算。                                                                                                                             舉個例子，如和某單位對帳需列出對帳單，在輸入日常帳面數據後，

可以利用自動篩選功能很快查找到符合某一條件的記錄。如原始數據因某種原因歸屬不同明細科目而對帳時需合在一起，則把它們複製到一塊再按時間排序即可得到一份以時間為序列的完整對帳單。還可以利用「數據透視表」極為方便地分類匯總，按摘要、憑證類別、有無收據等等，方便快捷地為領導提供數據。其他如工資分配，各項費用的計提更不在話下。此外，Excel可通過設置打開權限、修改權限密碼來保護上述文件。

四、口曲紙自動生成文件

       手工核算情況下，如果一個單位帳戶較多，口曲紙手寫起來是相當費勁的，而且也不是很美觀，現在市面上有一種帶背膠的紙張，一般是A4大小，利用它我們可用電腦列印出口曲紙。

以前筆者見過AUTOCAD程序畫出的口曲紙，但這種口曲紙雖然比較美觀，但輸入和修改起來太麻煩。其實利用EXCEL通過公式應用可將電腦中已有的科目資料自動引入生成口曲紙，速度很快。方法是設一張口曲紙工作表，將某單元格外邊框設成藍或紅色，依口曲紙格式將其外圍單元格行寬，列寬縮小成比較滿意的樣式再用單元格格式中的圖案設為藍或紅色，示意圖如下：

設好一個其他複製即可。然後根據頁面大小情況進行調整。至於公式可在另外一張工作表上複製上所有明細科目，並專設一粘貼區，在口曲紙和粘貼區間建立公式，設好滿頁標記，這樣想要哪些明細科目的口曲紙，把這些明細科目粘貼到粘貼區即可，公式會自動將其引入到口曲紙上。

除以上所講，Excel軟體還有許多值得研究、學習的內容，比如宏、圖表。筆者目前還準備對上述憑證處理方法進行改進，準備利用會計分錄登記本式的方法，用自動篩選和GETPIVOTDATA函數自動生成報表，並能顯示出各帳戶明細帳情況。筆者建議財務人員都來學習和應用Excel軟體，相信它一定會給您的工作帶來意想不到的驚喜。