新經濟形勢下，企業如何做好降本增效？
疫情衝擊下，任何一家企業可能都要重新思考「降本增效」的重要性。
如果我們只關注「降本」，很容易聯想到「降薪」「裁員」「削減福利」等一系列看起來並不美好的事物，況且治標不治本。但如果我們聚焦「增效」，或許能釜底抽薪，命中問題要害。
企業增效，關鍵在於調度好每一位員工的工作積極性，並通過合理的工作安排，減少企業內無效溝通、重複溝通所浪費的時間成本，從而人效最大化，即企業產能最大化。
企業中的低效時間滲透在平時工作中的方方面面：員工本地寫好一份文檔；打開微信發送；領導收到文檔，查看、修改、確認；員工再次修改。這樣的流程每天都會上演，而且是
集腋成裘，員工每天花費在傳輸文件、查找文件、內容匯總、文件傳輸上的時間並不是個小數目。對於一家 10000 人規模的企業來說，每天至少要耗費 90 分鐘的無效時間，這直接導致企業每年需要付出將近 800 萬元的無效成本。
如果再考慮到像文件洩漏這樣的安全問題，企業付出的成本會更大。所以，從長遠角度看，企業需要一個合適的團隊協作工具，來提升團隊跨部門、跨地域的工作效率，並在保證數字資產安全的前提下，將企業內部知識庫打造成團隊決策的智慧大腦。
石墨文檔，較早感知協同價值的團隊工具
早在 6 年前，石墨文檔就注意到企業協同辦公中的效率難題，開始打磨產品、不斷功能上新，希望幫助企業優化工作流程，提升工作效率。
如今，石墨文檔羽翼豐滿，上線了支持 400 餘種公式的表格，方便統計數據的表單，適合企業跨部門協作的團隊空間等，並針對企業個性化需求，提供私有化部署服務。
2020 年，遠程辦公風口將至，石墨憑藉多年的技術與經驗積累，在眾科技巨頭的紛紛入場下，仍保有自己的一席之地。
全產品矩陣，滿足企業流程化辦公需求
石墨文檔發展至今，已有產品線包含文檔、表格、表單、幻燈片、思維導圖、白板、團隊空間等，基本可以滿足企業辦公場景中的常見需求。
1. 文檔：離線保存，多人編輯
石墨文檔，支持多人在線協作編輯，從而告別郵件、IM 軟體多次傳輸文件煩擾；毫秒級實時多端同步，方便員工隨時隨地開展工作；自動保存文檔編輯歷。史，隨時可追溯查看歷史版本。
石墨還提供了對公文寫作更加友好的「文檔專業版」，可以滿足更高的格式與排版需求，讓公文寫作與出版物編輯等專業化工作變得簡單。
2. 表格：完美兼容 Excel，權限精細化管理
石墨表格，完美兼容本地 Excel 文件，導入導出流暢無損，無格式混亂；提供的 6 大函數類別，400+公式，基本可以覆蓋 90%主流辦公軟體；支持單元格鎖定，可根據不同協作者開放不同層級的查看/編輯權限；支持篩選視圖，協作者可獨立篩選數據而不互相干擾。
藉助石墨表格，企業可以極大簡化「多地多人多部門的統計、收集、匯總、驗算」等繁瑣工作，並可靈活搭建企業所需系統。
石墨還提供了可以和表格雙向打通的表單，適用於活動統計、員工年終考察、公司滿意度調查等多種數據收集場景，配合數據可視化分析，企業的信息收集、管理與分析變得更加靈活便捷。
3. 團隊空間：集中存儲，企業外腦
石墨團隊空間，提供企業雲盤功能，支持上傳大多數格式文件，並支持 Office、pdf、圖片、音視頻、txt、markdown 等多種格式文件的在線預覽，方便項目組資料共享。
團隊空間中，還可通過組織架構，一鍵為團隊空間添加企業成員，方便部門內及跨部門協作。
同時，「千人千面」的權限體系可以助力企業實現文件、成員權限的精細化管理，確保高效協作，防止信息洩露。
4. 幻燈片、思維導圖、白板：常用功能，應有盡有
石墨還提供支持多人協作的幻燈片，團隊成員可通過二維碼、連結分享給觀眾，無論身在何方，演示時觀眾只需打開電腦、手機、Pad 等設備就能實時同步播放，即使遠隔萬裡也如同在一個會議室面對面交流。
石墨思維導圖支持多人協作思維碰撞，編輯、修改過程中可實時看到其他協作者標記。
石墨白板讓遠程會議更加高效便捷，多位成員通過音視頻連線，圍繞一個話題各抒己見，邊聊邊寫，邊聊邊畫，討論思路與結果同步呈現。
安全，企業數字資產的重中之重
石墨文檔擁有更多企業專屬功能和更高安全權限管控，適用於對組織管理、文件安全有較高要求的團隊 / 企業。
1. 操作日誌，多維度掌握文檔細節
惡意修改、刪除文件，這些頻出的文件危險事件，企業要如何防範？一個多角度、細顆粒度的文件動態查詢機制就顯得必不可少。
企業高級版中的「操作日誌」可以幫助企業實時查詢文件的操作動態。
企業創建者和管理員在後臺可以查詢某一時間段的所有操作日誌。
也可以查詢某一操作（如創建文件、收藏文件、移動文件等）的所有操作日誌。
除此之外，操作日誌還可以查詢某一員工、某一文件的所有操作日誌。同時，通過多維度累加，企業創建者還可以全維度查詢某一員工在某段時間，對某一文件進行的某一操作的所有日誌。
2. 訪問者水印，截圖可追責
社交媒體上頻發的企業文件截圖，給企業聲譽和運營產生了巨大影響。開啟石墨文檔中的訪問者水印，可以防範內部員工惡意截圖傳播，當員工截圖或拍照轉發內部文件時，圖片會帶有員工信息水印，有利於防止資料外洩，也可以保護企業智慧財產權。
除了明顯水印，石墨還提供雙重水印機制，即使避開明顯水印截圖，也會在圖片中植入肉眼不可見水印，這樣不僅能起到警示作用，也可在事情發生後，方便追責。
3. 高危操作，實時預警
即將跳槽到競對的員工，離職前惡意導出大量敏感文件，以供之後使用；在職員工日常工作時，將重要企業文件備份，洩漏給外部客戶；非銷售組員工拿到了核心銷售策略及內部定價規則……
這些場景可能正在發生，或是在不久的將來。
保護企業數字資產，除了需要精細化的文件權限管理，還需要對文件的操作記錄、頻次等進行實時監控，這樣才能在全流程上，避免出現員工有意無意洩露企業文件等安全事故。
石墨文檔提供的「文件安全預警」功能，可以幫助企業實時監控文件異常狀態，短時間員工大量複製、導出企業文件等異常操作，企業會自動收到郵件通知，降低損失。
除了導出文件數量外，「文件預警」還可以對其他具體事件進行設定，比如列印文件數量、開啟共享開關數量、移動空間文件數量等。
無論是員工的正常還是異常操作，只要當天操作事件數量到達企業預設閾值，系統就會發送郵件提醒企業創建者或管理員，及時響應，控制企業文件外洩。
4. 公開連結加密分享
設置文檔公開分享時，可在石墨中設置「需要密碼訪問」或「僅限企業成員訪問」，從而實現文檔的定點定向傳輸，並可有效杜絕內部文檔外洩。
管文件，更是企業管理學
憑藉多種精細化的權限設置，以及對企業組織架構的打通，石墨除了可以管理文檔，還可以滿足基本的企業員工管理需求。
1. 離職交接不再難，一鍵接管重要文件
現代企業，管理上有兩大重點，一是對員工的管理，二是對數字資產的管理。大部分傳統企業，數字資產與員工密不可分。當有員工離職時，人員交接不當就會導致交接文件冗雜、被交接人員難以整理，增加時間成本。
對此，石墨文檔企業高級版中的的「一鍵交接」就顯得十分便捷，可以更好幫助員工整理文件、減少對接時間，同時保證文件歸屬於企業，不會隨離職而被員工帶走。
簡單來說，石墨的離職交接邏輯是：企業交接人發起交接，只需一個連結即可將離職員工文件轉移到公司相關負責人手中。
在這一過程中，交接人可以看到離職員工的文件情況：
交接人可以將離職員工的重要文件轉移到到負責人帳號，同時離職員工帳號會自動清空這些文件。
2. 樹形結構，文件層級一目了然
隨著企業文件不斷增加， 難免會出現文件雜亂，各種堆疊的情況，很容易讓人找東西時無從下手。
石墨企業高級版中的樹形結構，提供的文件層級脈絡，可以讓各種文件堆放一目了然，企業文件管理更為清晰。
利用樹形結構，企業可以規範文件管理，員工按照空間目錄即可快速定位所需文檔和內容。
對於企業管理者來說，也可以根據項目優先級、文件重要程度、參考價值等對團隊空間的文件和文件夾進行排序。
石墨的樹形結構還提供預覽模式，用戶可直接在左側的空間目錄點擊文件夾或文件，右側實時預覽，查看文件內容。
3. 效能看板，可視化分析企業效率
每位老闆都應及時關心自己企業的運轉情況，尤其是效率方面。
通過石墨文檔企業高級版中的效率看板，企業管理員能夠了解企業帳號的歷史累計數據、熱門文章等信息。更關鍵的是可以實時查看全公司使用石墨文檔的情況，這為企業管理者深入了解團隊提供了便捷。
通過效能看板，企業可以直觀看到藉助協同文檔節省下來的時間和效率提升情況。
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