不知道同學們有沒有過這樣一個經歷，自己把PPT做得特別好看了，發言稿也倒背如流了，但上臺演示的最終效果卻是不如人意：
明明我已經做好了字體效果，為什麼現場都是「宋體」？
電腦上看著字體挺大的，為什麼投影出來那麼小？
電腦上看PPT是全屏的，為什麼投影的時候怎麼會有黑邊？
其實在演示過程中出現的種種問題，都是因為我們錯誤地認為做好了一份PPT等於準備好了一次演示。
那麼，要做好一次演示，我們的PPT該如何準備？
很多同學為了讓演示效果更佳，會花費很多精力在PPT的製作和發言稿的準備身上，這是合乎情理的，畢竟一份好的PPT能給你的演示增色不少：
精緻的PPT更能吸引觀眾的注意力
但是不是在電腦上看著好看的PPT，現場投影也會這麼好看呢？答案就是不一定了。
實際上，電腦屏幕看到的PPT效果很有可能和投影/觀眾看到的效果大相逕庭，下面我們細數下演示向PPT經常會遇到的小陷阱：
1.幻燈片尺寸與投影幕布尺寸
可能大家平時打開PPT會很少考慮幻燈片尺寸問題，都是打開了就直接做內容。
但實際上PPT是有比例尺寸的，常見的比例有寬屏16:9和標準4:3。
當然PPT還可以針對不同的用途設置其他尺寸，在菜單欄【設計】——幻燈片大小中就可以進行具體設置：
那麼16:9和4:3具體有些什麼不同呢？
我們先來看下在高度相同的情況下，兩者的區別：
可以看到，16:9會比4:3更長，也就是說16:9能夠容納更多內容，同時更方便我們去做圖文的排版。
實際上，16:9是當前最適合演示的尺寸比例，很多電腦屏幕的解析度都是以16:9作為基礎的，這也是我們現在打開PPT，默認比例是16:9的原因。
雖然16:9是最適合的演示尺寸，但不表示我們的演示PPT就一定要做成這個尺寸。
PPT要做成什麼尺寸，關鍵是看現場投影幕布的尺寸，這裡小醒目建議大家先去了解下現場情況再去做PPT，不然比例錯了就會事倍功半了：
因為比例不對而出現的「黑邊」
2.引起觀感不適的文案
以逐字稿為基礎製作PPT是很多同學的慣用思路，但是，大家有沒有想過，逐字稿的內容那麼多，我們該放哪些到PPT上？文案以怎樣的方式呈現更容易讓觀眾接受？
在解決這些問題之前，我想先給大家簡單普及一下關於演示的兩個小數據：
一是觀眾的有效集中注意力時間一般情況下只有20分鐘，也就是說每一段演示的時長控制在20分鐘內為最佳。
二是觀眾能接受的語速通常在200字/分鐘左右，也就是說20分鐘的演示你需要準備大約4K字的逐字稿。
普及這兩個數據，是希望能夠幫助大家以後在準備演示的時候對於演示內容的多少心裡有個底，讓演示達到恰到好處的效果。
回到問題上，如果我們手上有一份4K字的逐字稿，我們該如何讓它轉變成PPT呢？
大家看上面兩張圖，你會選擇看文字版還是圖表版呢？
我想大多數人會選擇圖表版，圖表版不僅更簡潔，信息點突出，而且不會引起觀感不適，這也是很多人倡導做PPT要堅持「字不如表，表不如圖」的原則。
除了這個原則外，我們還可以對一大段文字進行「要點整理」。
意思是說，我們要學會提煉文字內容，把要點放在PPT上，把沒那麼重要的內容直接通過口述形式呈現，這樣就能達到觀眾在看PPT和聽演示者發言中找到一個平衡點：
從上面的對比圖可以看出，文字數量的多少會直接影響觀眾的觀感體驗。
一般情況下，在16:9的PPT中，小醒目建議每頁幻燈片不超過150個中文字符或200個英文字符；而在4:3的PPT中，則不超過80個中文字符或150個英文字符。
適當的留白不僅讓排版有多種選擇，也方便觀眾抓住信息點。
除了字數外，影響觀感體驗的還有字號、間距以及行距。
字號在投影上也是有講究的。很多時候，我們自己在電腦屏幕上看的話可能14-20號字就可以看得清楚且舒服。
但換作演示場地的話，考慮到觀眾的遠近以及投影的質量，字號的選擇一般會比較大一些，這裡小醒目建議選擇18-24號字或以上會更穩妥。
另外在排版的時候，很多同學都知道標題的字號會比正文的字號要大，但在具體設置上會比較隨意。實際上，PPT中關於標題與正文的字號是有說法的，那就是正文字號*1.5=標題字號，比如下面這個例子：
當然了，字號的選擇不是恆定不變的，因為文字數量的多少甚至字體的選擇也會影響字體的大小，大家要具體問題具體分析，最好能到演示現場進行調試。
字體的間距和行距則比較好理解，我們先看一個我們平時PPT做出來的文案效果：
這是常規間距，單倍行距時候的效果，可以看到這種效果會讓文案看起來非常擁擠，不利於觀眾閱讀。
所以在演示中，我們一般會把行距設置為稀疏（或字符間距加寬3磅），行距設置為1.5倍：
這樣看起來比之前精緻、舒展多了，當然間距和行距也不是越大越好，因為過大的間距和行距會影響排版以及觀眾的閱讀效率。
3.字體亂碼
我想有不少人都遇到過這種情況，明明自己已經選好了字體，但經過U盤拷到演示用的電腦字體就變樣了：
原因很簡單，就是因為演示的電腦缺失某個字體，這也是不少同學做PPT會忽略的一個雷區，解決方法有很多，這裡介紹3種：
①將字體嵌入文件。
這是PPT文件保存選項自帶的功能，在菜單欄【文件】——選項——保存，勾選「將字體嵌入文件」，保存成功後的PPT不管帶到哪裡都不怕字體亂碼了：
有時候嵌入字體文件並不是百分百可以的，因為字體存在版權，不過不用怕，我們還有下面兩招。
②拷貝字體文件。
字體文件一般默認是在C:\Windows\Fonts上的，只要到這個文件夾找到PPT上用過的字體，拷貝下來到演示電腦上安裝就好了。
③將文字位圖化或矢量化。
除了拷貝字體文件外，我們還可以直接對字體「動刀」。位圖化就是把文本框複製後，右鍵或者Ctrl+Alt+V選擇性粘貼為圖片格式：
矢量化則是先插入一個覆蓋文本框的矩形，然後選中文本框和矩形，在菜單欄【格式】——合併形狀，選擇相交：
需要注意的是，位圖化或矢量化後的文字都不能再作內容修改，相當於把字體效果和文案一起固定下來了。
以上就是同學們在製作演示PPT時，只注重美觀，而比較容易忽略的一些要點，把關好這些細節，能讓你的演示效果錦上添花。
除了上面提到的幾個雷區，其實PPT裡面還有很多方便我們演示甚至能夠提高演示效果的功能，只是我們平時比較少接觸，所以沒太注意，下面我們來盤點下那些神奇的演示小技巧：
1.演示者視圖
當我們的逐字稿在好幾千字的時候，是不是一定要花很多時間去背呢？答案當然是不需要，因為在PPT中有一個能讓你神不知鬼不覺看著讀稿的功能，那就是演示者視圖：
菜單欄【幻燈片放映】——使用演示者視圖
勾選了這個功能之後好像沒什麼變化？別急，我們接著勾選菜單欄【視圖】——備註，這時候我們發現在幻燈片的下方出現了備註欄：
看到這裡可能有同學會疑惑，就算我們把逐字稿分頁的內容填進去，幻燈片放映還是看不到備註啊，正常情況下的確是這樣的，那是因為我們的電腦沒有連接投影設備，但當我們按下Alt+F5，就會出現：
這個界面簡直不要太爽，既可以看到講稿，也可以看到下一頁的內容，有種觀覽全局的感覺。用了這個視圖，以後就可以光明正大又不尷尬地讀稿了！
2.排練計時
可能有不少同學都使用過這個功能，這是能夠讓PPT實現自動翻頁的功能：
點擊菜單欄【幻燈片放映】——排練計時，我們就會進入放映模式，和平常放映不同的是，我們發現左上角有一個計時器：
左邊是本頁幻燈片耗時，右邊是總耗時，當我們結束放映模式時會彈出一個對話框，問我們是否保留幻燈片計時，如果選擇「是」，那麼在PPT頁間切換中我們就可以看到排練計時為我們自動設置了自動換片時間：
當然這個自動換片時間很生硬，而我們演示是靈活的，所以設置自動換片時間的意義不大。排練計時最關鍵的作用就是讓自己對於演示時間和效果大概有個底。
3.快捷鍵和螢光筆
在放映模式下，其實有很多方便我們講解的小功能，比如「+」和「-」能夠放大和縮小幻燈片，「B」讓屏幕變黑，「W」讓屏幕變白等等：
另外，PPT還有螢光筆功能，讓我們能夠在演示過程中對於重點進行突出標記，其中Ctrl+P是筆畫較細的畫筆，Ctrl+I是筆畫較粗的畫筆：
還有很多關於放映模式下的快捷鍵，大家可以在放映模式下按F1去查看：
關於一次演示要做好的準備，當然遠遠不止上面提到的雷區和小技巧，像著裝、發言、肢體語言等等都是演示需要注意的事項，但總歸一句話就是你要以自信的姿態和清晰的邏輯讓在場的觀眾為你動容。
希望大家看完這篇文章能有所收穫，我們下期再見。
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