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以下內容來源：國家檔案局官網，經PDF整理而成，有問題請留言。錄音錄像檔案管理規範
１ 範圍
本標準規定了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求。
本標準適用於各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織(以下簡稱各單位)形成的錄音錄像檔案的管理。
２ 規範性引用文件
下列文件對於本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用於本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用於本文件。DA/T７４—２０１９ 電子檔案存儲用可錄類藍光光碟(BDＧR)技術要求和應用規範DA/T７５—２０１９ 檔案數據硬磁碟離線存儲管理規範
３ 術語和定義
GB/T１８８９４—２０１６、DA/T５８—２０１４、DA/T６３—２０１７界定的以及下列術語和定義適用於本文件。
３．１
錄音錄像文件 audioandaudioＧvisualdocument
國家機構、社會組織或個人在履行法定職責過程中採用不同記錄載體形成的以聲音或影像為主要呈現方式的信息記錄。
３．２
錄音錄像電子文件 audioandaudioＧvisualelectronicdocument
國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責過程中，通過計算機、數位化轉換等電子設備形成、傳輸和存儲的數字音頻和數字音視頻文件。錄音錄像電子文件由內容、結構、背景組成。
注:改寫GB/T１８８９４—２０１６，定義３．１。
３．３
錄音錄像檔案 audioandaudioＧvisualrecord
具有憑證、查考和保存價值並歸檔保存的錄音錄像文件。
注:改寫DA/T６２—２０１７，定義３．１。
３．４
件 item
由攝錄設備連續錄製或拍攝形成並獨立存在的錄音錄像文件，又稱為自然件。
３．５
歸檔 archiving
將具有憑證、查考和保存價值並經系統整理的錄音錄像文件及其元數據管理權限向檔案部門提交的過程。
注:改寫GB/T１８８９４—２０１６，定義３．１２。
３．６
模擬信號錄音錄像文件數字副本 digitalcopyofanalogsignalaudioandaudioＧvisualdocument
模擬信號文件或檔案經過數位化加工後形成的，存儲在磁帶、磁碟、光碟等載體上並能被計算機等電子設備識別的數位訊號文件。
３．７
模擬信號錄音錄像文件數位化 digitizationofanalogsignalaudioandaudioＧvisualdocument
依據規範要求對模擬信號錄音錄像文件進行數位化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁碟、光碟等載體上的數字音頻文件和視頻文件，並按照錄音錄像文件的內在聯繫，建立起目錄數據與數字音視頻文件關聯關係的處理過程。
注:改寫DA/T６２—２０１７，定義３．７。
３．８
原始載體 originalmedium
可追溯到的最早的錄音錄像文件記錄載體和離線歸檔載體。
示例:錄音帶，錄像帶，一次寫DVDＧR光碟，一次寫藍光(BDＧR)光碟，移動硬碟。
３．９
離線備份載體 offlinestoragemedium
以備份為目的、採用可移動存儲設備製作並脫離計算機和網絡保存的數據存儲介質。
４ 總則
４．１ 歸檔範圍
各單位在履行職能活動中形成的、具有保存價值的錄音錄像文件應及時歸檔。
４．２ 基本原則
應遵循集中管理、過程管理、便於利用、安全保密的基本原則，從技術與管理兩個方面採取措施確保錄音錄像檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
４．３ 技術支撐
應基於電子檔案管理系統對錄音錄像檔案進行集中管理和全程管理，電子檔案管理系統的建設、管理和安全防範應按照GB/T１８８９４—２０１６的要求執行。
４．４ 制度建設
應建立管理制度，明確相關部門的職責:
４．５ 保密管理
涉密錄音錄像檔案管理應遵循國家有關保密管理的規定。
５ 收集
５．１ 收集範圍
５．１．１ 記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的，具有保存價值的錄音錄像文件:
———工作活動、重要會議、外事活動、重點工程、重要人物等;———主辦或承辦的本地區政治、經濟、文化、體育與社會事業等重大活動;———上級領導和著名人物來本單位檢查、視察、調研等工作或參加與本單位、本地區有關的重大活動;———組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災害、重大事故、突發事件等。５．１．２ 記錄本地區地理概貌、城鄉建設、名勝古蹟、自然風光、民風民俗和人物宣傳的錄音錄像文件。
５．１．３ 執法部門或司法部門職能活動形成的錄音錄像文件。
５．１．４ 其他具有保存價值的錄音錄像文件。
５．２ 收集要求
５．２．１ 錄音錄像文件應客觀、系統地反映主題內容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰。
５．２．２ 經攝錄設備直接形成的具有保存價值的錄音錄像文件應收集、保存，錄像電子文件應是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動時序與客觀事實
編輯製作的錄音錄像文件應收集、保存。
５．２．３ 在保證錄音錄像電子文件真實性、完整性、可用性和安全性基礎上，應通過轉碼、複製等方式將錄音錄像電子文件採集、轉存在計算機存儲器中，經過系統整理、著錄後再歸檔:
———宜一併收集相應的數字錄像帶、一次寫光碟等記錄載體;———關於同一工作活動的錄音錄像電子文件應存儲在同一個文件夾中，應按照６．１．３的要求建立並命名文件夾;———可沿用攝錄設備、轉碼設備自動為錄音錄像電子文件賦予的計算機文件名;需手工設定命名規則的，宜參照檔號構成要素確定錄音錄像電子文件命名規則;———採用符合５．２．６要求的計算機文件格式存儲錄音錄像電子文件，不符合要求的應做格式轉換;———以同一工作活動或主題的錄音錄像電子文件為對象填寫«錄音錄像電子文件採集登記表»(參見附錄A)。５．２．４ 應對模擬信號錄音錄像文件進行數位化轉換，形成數字副本，按照６．２明確的要求進行著錄，建立目錄資料庫。模擬信號錄音錄像文件數位化轉換的前處理、信息採集、數位化成果驗收等按照DA/T６２—２０１７的有關要求執行。５．２．５ 有多件錄音錄像電子文件反映相同場景或主題內容的，應挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構圖平衡的收集、歸檔。
５．２．６ 應以通用或開放格式收集、存儲並歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP３、AAC等，音頻採樣率不低於４４．１kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP４、FLV、AVI等，視頻比特率不低於８Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。
５．２．７ 重大活動籌備、實施過程中形成的各種文字材料、重要實物等應與相應的錄音錄像文件一併收集、歸檔，包括公文、活動日程、領導講話、交流發言材料、名冊、籤名冊、座次表、宣傳冊、活動標誌、成立的臨時機構印章、證件、禮品、紀念章、場館設計圖等。
６ 整理與著錄
６．１ 整理
６．１．１ 一般要求
應歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應符合以下基本要求:
a) 以件為管理單位整理錄音錄像電子文件，整理結果應能保持錄音錄像電子文件之間的內在有機聯繫，通過規範命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數據之間的一一對應關係，便於利用和長期保存。b)應按錄音錄像文件記錄的工作活動時間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規則為其編號並標示。
６．１．２ 保管期限劃分與分類
對記錄同一工作活動和主題的錄音錄像文件統一划分保管期限，保管期限分為永久、定期３０年、定期１０年，國家或行業主管部門有專門規定的，應從其規定。可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對錄音錄像文件進行分類。
６．１．３ 存儲結構與排序
應在計算機存儲器中按分類類目(年度、保管期限)等逐級建立、命名文件夾，在最低一級分類類目文件夾集中存儲應歸檔的錄音錄像電子文件，由電子檔案管理系統或作業系統自動排序，保持錄音錄像電子文件之間的內在有機聯繫。錄音錄像電子文件存儲結構與命名示例參見附錄B。需以離線方式歸檔的，應結合計算機文件大小、載體容量等因素適時製作離線歸檔載體，將應歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數據等按原有存儲結構複製到一次寫光碟或移動硬碟，並按規則為離線歸檔
６．１．４ 文字材料的整理
重大活動籌備、實施過程中形成的文字材料、重要實物等，宜按文書檔案有關要求進行整理、編目並歸檔保存。
６．２ 著錄
６．２．１ 基本要求
對應歸檔的錄音錄像電子文件，應按照DA/T６３—２０１７的有關要求，基於電子檔案管理系統或使用ET、XLS格式通用電子表格進行著錄，對錄音錄像文件記錄的工作活動進行描述，建立目錄資料庫。應在數位化轉換過程中完成模擬信號錄音錄像文件數字副本的著錄、建立目錄資料庫等工作。６．２．２ 基本著錄項
應對每一件應歸檔的錄音錄像電子文件進行著錄，著錄格式按照DA/T６３—２０１７中相應元數據的著錄說明執行，基本著錄項與DA/T６３—２０１７的部分元數據對應關係參見附錄C表C．１，基本著錄項相關屬性描述參見表C．２。基本著錄項如下:———計算機文件名:在計算機存儲器中唯一標識錄音錄像電子文件的一個字符串，由文件名與擴展名二部分組成;———題名:能揭示錄音錄像文件中心主題的標題或名稱;———責任者:對錄音錄像文件記錄的內容負有責任的單位或個人名稱;———攝錄者:錄音錄像文件的錄製者或拍攝者及其工作單位名稱;———攝錄日期:錄音錄像文件的錄製或拍攝日期，著錄格式為yyyyＧmmＧdd或yyyymmdd;———時間長度:錄音錄像文件持續時間的數量，以小時、分、秒為計量單位，著錄格式為hh:mm:ss;———年度:錄音錄像文件形成年度，模擬信號和數位訊號錄音錄像文件數位化或轉碼的年度除外;———工作活動名稱:著錄工作活動、重要會議、重大事件等的名稱;同一項工作活動中形成的多件錄音錄像文件的著錄內容相同;———工作活動描述:著錄工作活動的主要內容，包括工作活動名稱、起始日期、地點、主要人物、主要議程或過程、結果等;同一項工作活動中形成的多件錄音錄像文件的著錄內容相同;———保管期限代碼:錄音錄像文件保管期限的代碼，永久—Y，定期３０年—D３０;———密級:錄音錄像文件的保密等級，密級分為秘密、機密和絕密等三種;———原始載體編號:記錄或存儲錄音錄像文件的原始載體編號，多個原始載體編號之間用「，」隔開;———檔案門類代碼:錄音錄像文件的檔案門類代碼，錄音—LY，錄像—LX;———參見號:與錄音錄像文件密切關聯的其他載體或門類文件材料的唯一編號;———著錄者:對錄音錄像文件進行著錄的責任人及其工作單位名稱。
７ 歸檔與管理
７．１ 歸檔
７．１．１ 歸檔時間
自錄音錄像文件形成起３個月內向檔案部門提交歸檔，最遲不能超過形成後的次年６月。
７．１．２ 歸檔方式
可採用在線和離線等兩種歸檔方式。基於電子檔案管理系統整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式歸檔;記錄或存儲錄音錄像文件、目錄數據的原始載體以離線方式歸檔。
７．１．３ 歸檔程序
按照GB/T１８８９４—２０１６中８．１給出的電子文件歸檔程序和要求實施錄音錄像文件及其元數據的歸檔，包括清點、鑑定、登記和填寫«錄音錄像文件歸檔登記表»(參見附錄D)等步驟。採用在線方式歸檔的，應基於電子檔案管理系統完成歸檔程序;以離線方式歸檔的，由交接雙方藉助專用計算機手工完成相關步驟:———清點、核實錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲的錄音錄像文件、目錄數據數量的一致性;清點、核實原始載體編號與標示、原始載體是否完好無損並可正常使用;清點、核實重大活動文字材料、重要實物的數量;———鑑定、檢測錄音錄像電子文件格式、著錄的規範性，錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計算機病毒;———以離線方式歸檔的，完成清點、鑑定工作後，應將錄音錄像電子文件及目錄數據導入電子檔案管理系統並掛接，建立錄音錄像文件與目錄數據的一一對應關係;———由電子檔案管理系統為錄音錄像電子文件賦予唯一標識符，並在管理過程元數據中記錄歸檔登記行為，採集基本結構元數據，生成固化信息;應採集的基本結構元數據應符合DA/T６３—２０１７的規定，基本結構元數據與DA/T６２—２０１７第９章所述技術參數對應關係參見表C．３;———填«錄音錄像文件歸檔登記表»，辦理歸檔手續。
７．１．４ 審核與檔號編制
完成歸檔程序後，應對錄音錄像文件的整理、著錄結果予以審核並確認，由電子檔案管理系統按預設規則自動為錄音錄像檔案編制檔號。檔號編制規則有兩種:全宗號Ｇ檔案門類代碼?年度Ｇ保管期限代碼Ｇ件號，全宗號Ｇ檔案門類代碼?保管期限代碼Ｇ年度Ｇ件號。
７．１．５ 命名
完成檔號編制後，應由電子檔案管理系統自動使用檔號為錄音錄像電子檔案重新命名，同時更新計算機文件名元數據值。
７．２ 保存
７．２．１ 存儲與備份
應與其他門類電子檔案一併規劃、設計和建設錄音錄像電子檔案及其元數據的在線存儲與備份系統，實施在線存儲與近線備份、離線備份，開展日常管理和運行維護。具體要求按照GB/T１８８９４—２０１６、DA/T３８—２００８、DA/T７４—２０１９、DA/T７５—２０１９執行。
７．２．２轉換和遷移
當出現在線存儲系統需更新換代、經檢測離線備份載體達到或超過三級預警線、錄音錄像電子檔案的存儲格式即將淘汰等需求或情況時，應對錄音錄像電子檔案或存儲載體實施轉換或遷移。具體要求按照GB/T１８８９４—２０１６第１０章的有關規定執行。
７．３ 保管
７．３．１ 載體存放
應在檔案庫房配備檔案櫃等裝具，對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體進行集中保管。除參照紙質檔案保管要求外，錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管還應符合下列要求:———保管環境溫度選定範圍:光碟１７℃~２０℃，磁性載體１５℃~２７℃，２４小時內溫度變化分別不得超過±２℃、±３℃;相對溼度選定範圍:光碟２０％~５０％，磁性載體４０％~６０％，２４小時內相對溼度變化不得超過±５％。
７．３．２ 原始載體和離線備份載體檢測
應對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體做定期檢測，當光碟參數超過三級預警線、硬磁碟出現異常情況時，應立即實施原始載體和離線備份載體轉換或更新，建立管理臺帳並歸檔保存。具體要求按照GB/T１８８９４—２０１６的有關規定執行。
７．４ 利用、統計和移交
７．４．１ 利用
利用者應在權限允許範圍內對錄音錄像檔案進行檢索和利用，未經授權不得擅自複製。記錄了人物影像、在版權保護期內的錄音錄像檔案的利用應符合國家有關規定。
７．４．２ 統計
按照國家有關檔案統計工作要求和本單位實際開展錄音錄像檔案室藏量、利用、移交等情況的統計。可按檔案門類、年度、保管期限、卷數、件數、字節數、時間長度等計量單位對錄音錄像檔案進行統計。
７．４．３ 移交
屬於國家綜合檔案館接收範圍的錄音錄像檔案，應依法按期向同級國家綜合檔案館移交。符合移交進館要求的錄音錄像電子檔案自形成之日起５年內向同級國家綜合檔案館移交，具體要求按照GB/T１８８９４—２０１６第１０章執行，同時參見«電子檔案移交與接收辦法»。
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