25歲女會計找不到文件被老闆罵哭,半小時做出文件檔案管理系統!
2021-02-24 高頓初級會計職稱
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痛定思痛，小姐姐自己做了一份文件檔案管理系統，算了算才花了半個小時，懊惱不已！其實只需幾個步驟，就可以用Excel製作出屬於自己的文件檔案管理系統。主要的思路是新建一個單獨的excel表格來管理這些文件，然後批量創建超連結，點擊超連結即可打開相應的文件。
快速添加分類名稱
下面是一份文件清單，其中包括了Excel文件，PPT文件和PDF文件。我們現在需要給每一份文件添加分類名稱：Excel/PPT/電子書。
1、添加標題行，打開篩選器
在第一行之前插入新的一行作為標題行，分別起名為「文件名」和「備註」。單擊右鍵打開篩選器。
2、篩選出所有的excel文件，輸入分類名稱
按照不同的文件類型，在篩選彈窗中輸入字符進行篩選。例如excel文件的名稱包括「.xlsx」和「.xls」字符，分別輸入對應的字符搜索即可。篩選完成後全選備註列，輸入分類名稱,下面以excel作為示範，按住」ctrl+enter」，填充所有選中的單元格。
按照類別查看文件列表
有時需要按照文件的類別分類查看文件，這時備註列就有大作用啦。點擊備註下方的三角形，彈出篩選彈窗。這裡可以查看我們前面設置好的分類名稱，勾選需要查看的文件類型，點擊確定即可。如果需要查看全部文件，選中「全選」即可。
批量創建超連結
在C列創建超連結，有了超連結，點擊即可查看對應的圖片、excel文件或者其他文件。主要用到的函數是HYPERLINK函數。我們分析一下C2的公式，就是兩個參數：=HYPERLINK("文件所處的文件夾路徑/"&A2,"點擊打開")那麼我們如何獲得自己文件所處的路徑呢？找到自己文件所處的文件夾，單擊右鍵，在彈窗中選擇「屬性」，在屬性彈窗中，複製「位置」後面的字符。
將複製到的路徑，粘貼到excel的一個單元格中，並且在路徑最後加上「/」，作為備用。我得到的路徑如下圖，紅框中「/」一定要加上：
2、&A2的含義&的作用是連接字符，因為我們經過第一步已經得到了文件所處文件夾的路徑，但是超連結必須要精確到哪個文件，所以最後要連接上文件名。A列有對應的文件名稱，所以直接連接對應單元格的值就行。
3、「點擊打開」的含義超連結會顯示成「點擊打開」這四個字，這是自定義的，如果你設置成「超連結」，在表格中，就會顯示成「超連結」，如下圖：
4、按住自動填充手柄，往下拉動，就可以自動創建超連結
批量獲得文件名清單
在桌面新建一個文本文檔，寫入「DIR *.* /B >文件名列表.CSV」代碼。如下所示：
把這個文件移動到需要獲取文件名的文件所在文件夾中，雙擊運行，就會生成一個名為「文件名列表.CSV」的文件，打開該文件，把「文件名列表.CSV」和「獲得文件名.bat」刪掉，就是文件夾所有的文件名清單。
小結
非常簡單實用的一個文件管理系統，幾乎每個人在工作中都需要用到。這個系統實現了批量獲得文件名、分類查看文件以及創建超連結的功能。同時可以根據自己公司的需求，添加新的功能，完善這個文件管理系統。此外，作為會計，大家不得不隨時修煉 excel技能！今天，院長有一套全網好評率爆表的Excel書籍送給大家，附贈8小時視頻詳解+900套辦公模板。
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目 錄
第1章 常見財務單據和統計表
1.1 銀行借款登記卡 2
1.2 往來客戶一覽表 7
1.3 收付款單據 11
1.4 部門借款單 16
1.5 差旅費報銷單 21
1.6 費用統計表 25
1.6.1 單元格引用 25
1.6.2 醫療費用統計表 27
1.6.3 日常費用統計表 31
1. 創建日常費用統計表 31
2. 使用樣式設置日常費用統計表 34
第2章 製作會計帳務表單
2.1 製作會計科目表 42
2.2 製作記帳憑證 48
2.2.1 製作通用記帳憑證 48
2.2.2 製作列印格式的記帳憑證 52
2.3 創建日記帳表單 57
2.3.1 創建現金日記帳 58
2.3.2 創建銀行存款日記帳 61
第3章 會計記帳
3.1 填制原始憑證 66
3.1.1 相關函數介紹 66
1. TEXT函數的語法和功能 66
2. ROUND函數的語法和功能 66
3. INT函數的語法和功能 66
4. REPT函數的語法和功能 66
5. LEN函數的語法和功能 67
6. LEFT函數的語法和功能 67
7. RIGHT函數的語法和功能 67
8. MID函數的語法和功能 67
9. COLUMN函數的語法和功能 67
3.1.2 填制原始憑證——現金支票 67
3.2 填制記帳憑證 72
3.2.1 相關函數介紹 72
1. VLOOKUP函數的語法和功能 72
2. SUM函數的語法和功能 73
3.2.2 填制通用記帳憑證 73
3.2.3 填制列印格式的記帳憑證 77
3.3 記帳憑證匯總 81
3.3.1 LOOKUP函數的語法和功能 81
3.3.2 製作記帳憑證匯總表 81
3.4 登記日記帳 85
3.4.1 相關函數介紹 86
1. SUMPRODUCT函數的語法和功能 86
2. INDEX函數的語法和功能 86
3. SMALL函數的語法和功能 86
4. ROW函數的語法和功能 86
5. OR函數的語法和功能 87
3.4.2 登記現金日記帳 87
3.4.3 登記銀行存款日記帳 91
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