儘管《微信》《企業微信》《釘釘》等即時溝通 app 的出現提高了溝通的效率，但郵件在我們的工作、生活中還是有不可或缺的作用。
比如工作出現爭端的時候，你就可以直接甩出一封郵件。但由於或隱私洩漏，或訂閱內容過多等，我們收到的「垃圾郵件」越來越多，幹擾噪音也越來越大。那麼，我們有沒有什麼好 app 可以更好地管理郵件呢？
天吶！怎麼總是收到這些無關的工作郵件
相信你一定收到過「組內郵件」吧？比如某位同事發送一份「某 app 的調研報告」，緊接著各位領導反覆回復。或者某兩位同事就「某功能是否該排期上線」進行一番唇槍舌劍來回發送郵件。發件人也許很開心，但收件人就不一定了。不知道你的體會是如何，但我每次打開郵箱，看到如此之多與我毫無關係的郵件，我也只能刪郵件，關軟體。
除此以外，相信你也應該遇見過這些場景：
智能分類功能把非垃圾郵件歸類為垃圾郵件，導致錯過重要信息。訂閱內容過多，導致收件箱一下被塞滿了。但是如果上班看，又會降低工作效率。每次找附件時，總是需要先找對應的郵件。
我們在處理郵件時，遇到的痛點場景肯定比以上提到的還要多。《Gmail》《Outlook》《Spark》等等知名郵箱 app 都設計了一些功能幫助我們處理這些場景，但還不夠好。
這麼處理郵件，能讓你一整天保持高效
著名項目管理工具《Basecamp》開發商基於自己對郵件的理解，認為郵件管理系統絕不止於今天這樣，而是能夠更加智能地幫助我們優化工作流，提高郵件處理效率，於是他們就開發並上線了一款郵箱 app《Hey》。
自從用上《Hey》，上文提到的痛點一一都消除了。而我也根據他們對於郵件工作流的理解優化了自己處理郵件的流程，大大提高了處理郵件的效率，不再厭惡打開郵箱。
那麼，我的一天是如何處理郵件的呢？
1. 早上 10 點，開始處理昨晚的郵件
到公司之後，先點擊主頁左上角進入「The Screener」。所有第一次給你發郵件的人都會被歸入這個頁面，你可以自行判斷哪些是真正的垃圾郵件，然後點擊「No」，以後這個郵箱再給你發信息就會被自動歸入垃圾郵件。點擊「Yes」，郵件就會被放入「Imbox」。
緊接著，我就回到主頁按照以下步驟處理郵件：
把訂閱的內容全部選中之後，點擊「Move to The Feed」（移動到信息流），晚上再瀏覽。如果需要將該發件人的所有郵件均自動移入此處，則需要打開郵件，點擊聯繫人，選擇「Delivering to The Feed」（投遞到信息流）。把 iCloud 發票、機票訂單等郵件點擊「Move to Paper Trail」（移動到紙質文件）。之後，需要找相關郵件時，直接在「Paper Trail」頁面尋找即可。若需自動移入，則步驟如上條，選擇「Delivering to Paper Trail」。把不緊急的郵件全部點擊「Reply Later」（稍後回復），之後再集中處理。把無關工作郵件點擊「Ignore」（忽略）。如此，那些與你無關的郵件，你就再也不會收到提醒了。最後處理需要立刻回復的郵件。
2. 下午 2 點和下班前處理今日郵件
午覺後，整個人精神狀態比較一般，正好可以利用這個時間處理上午的郵件。於是打開《Hey》，按照上午的步驟處理新收到的郵件。接著點擊左下角的「Reply Later」的郵件，進入「Focus & Reply」（專注回復）頁面，統一回覆郵件。
這比《Outlook》的定時回復功能的優勢在於更加專注，並且集中處理能夠提高效率。
最後，下班前同樣按照上午的步驟處理完今天工作時段的郵件。
3. 晚上 10 點瀏覽訂閱內容
晚上休息前，想瀏覽下今日訂閱的內容，看看有沒有什麼值得吸收的新信息。於是就點擊頂部的「Hey」logo，進入「The Feed」頁面開始瀏覽。
在這裡你可以像瀏覽社交網站一樣瀏覽訂閱郵件，並且它還會向你展示大部分郵件內容，無需你點擊郵件進入正文瀏覽，極大地提高了瀏覽效率。
以上就是我用《Hey》處理郵件的新工作流。相比使用其他郵箱的效果而言，極大地提高了我回覆郵件的效率，同時也減少了垃圾郵件、無關郵件、訂閱內容對我專注力的剝奪。
跟 Gmail 一較高下
在吸收了《Inbox》的功能之後，《Gmail》也重新獲得了一票粉絲。但兩者相較之下，我還是更願意選擇《Hey》作為郵箱 app。
為什麼呢？我做了個簡單的對比。
1. 展示上的區別
打開主頁後，《Gmail》選擇展示全部的內容給你。你可以看到五大類場景收到的郵件，也可以側邊欄的標籤看它們的郵件。好處在於方便點擊切換，一眼了解有哪些類別的郵件。但壞處就是你的注意力會被分散。
而《Hey》是只展示「Imbox」的郵件，幫助你只專注於當前郵件，忽略垃圾郵件或訂閱郵件。另外，通過快捷鍵切換不同頁面的速度遠比點擊快。
2. 智能分類的區別
《Gmail》通過自己的算法，智能判斷垃圾郵件，但總會有被「誤殺」的。另外，它也會根據發件人和郵件內容判斷該郵件屬於哪類郵件。
《Hey》則是需要你在第一次收到該收件人的郵件時，判斷該郵件是垃圾郵件，還是普通郵件，或者是訂閱郵件，亦或是發票郵件。之後它再幫你進行智能分類。這樣能夠更加有效地提高分類成功率。不過仔細想想，其實我們可以通過《Gmail》的「規則」實現自動分類。
如此看，在智能分類上，儘管《Gmail》可以變相實現《Hey》的功能，但卻無法實現《Hey》各個頁面的展示效果。所以，為了提高郵件的處理效率，我選擇《Hey》作為我的郵箱 app。
郵件始終充滿了寶藏
郵件被視為一個古老的工具，因此很少有人願意去做這類型的創業項目。但郵件已經成為了我們生活中的水和電，特別是遇到一些嚴肅場景時，通過郵件溝通能夠更好地保護雙方的利益。
另外，我們註冊了許多服務，導致垃圾郵件過多，也就越來越難以耐心地在眾多郵件當中尋找訂閱的「寶藏」內容，比如我們喜歡的時事通訊，我們喜歡的各個網站的日報、周報等等。儘管許多公司都給出了智能識別的服務，但識別效果不盡如人意。
而《Hey》的出現，把第一次的決定權還到了我們手裡，真正地解決了垃圾郵件的問題，也幫助我們解決了工作中出現的許多無關郵件，讓我們能夠重新在郵件中「尋寶」，也讓我們的生產效率更進一步。我們又可以像以前一樣，簡單高效地與這個世界聯繫，與不同國家的人交流，體會思想的碰撞。
但要說《Hey》已經完美了嗎？並不，它還有很長的路要走，比如可以推出自定義郵件模板、自定義收件人組別等服務，幫助我們提高發郵件的效率，而不僅僅是提高收郵件的效率。
當然，《Hey》還有這些小功能，我在正文中沒有提及，但也很實用，比如屏蔽隱私追蹤、修改郵件標題、備註郵件內容、合併郵件、在「All Files」（所有文件）頁面瀏覽所有附件內容等等。
因此，1 年 700 塊的服務看起來很貴，但對於日常郵件溝通為主的職場人士來說，如果能大大減少郵件的時間黑洞，這個服務還是非常值得使用的。
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