如何整理記錄日程工作中的流程?

　　工作流是企業業務中非常重要的部分，日常企業運營過程中的工作都和流程密切相關。

　　流程是企業為了實現某些業務目標而必須執行的可重複任務，並且若正確的執行，它們將使企業或組織顯著提高效率，為企業帶來更好的效益。

　　

　　但是，要真正充分利用工作流，需要對其流程在每一個階段進行詳細的整理和記錄，此篇文章會講解如何整理記錄日程工作中的流程。

　　那麼什麼是工作流程？

　　術語「 工作流 」被許多謎團包圍，與大多數企業流行語一樣，它通常與其他術語混淆。

　　例如，工作流與流程或過程有何不同？工作流不僅僅是一組順序的任務（這是一個過程）–這僅僅是其中的一部分。工作流還應回答「 誰？」和「 何時？」做這個任務。

　　工作流管理通過分析，在不同情況下對工作流程進行建模、執行、監控、優化的流程並不斷對其進行優化，從而端到端地改進流程管理，始終將企業核心業務流程最優化為目標進行設計。工作流不是一項一次性任務，而是一項涉及持續性流程重新設計的持續活動。

　　

　　為什麼要編制工作流程？

　　現在你可能在想：「整個事情看起來很簡單，記錄下來有什麼意義？」 ，下面以幾個方面的內容來講講整理和記錄工作流的影響：

　　先以入職流程做個說明

　　每當公司新進新員工時，都需要教他們如何準確地在崗位上執行工作流程…

　　流程步驟的順序是什麼？組成工作流程的任務是什麼？誰負責什麼任務？崗位負責的任務需要執行哪些內容？每個任務的截止日期是什麼？如果公司中只有一個工作流程，這將非常簡單。但是，這種情況幾乎是不可能的事情。不必時刻監控員工的工作，確保他們做的事情都是正確的，只需查看相關工作流程文檔即可。這有助於他們更快地加快工作速度，並節省員工及其主管的時間。具有結構化的員工入職工作流程可以將員工保留率提高多達25％。

　　

　　工作流程標準化

　　如果沒有文檔化的工作流程，員工大概率將會略有變化地執行該流程。意思是，由於沒有固定的方法來執行工作流，因此他們會按照自己的意願去做。通常這種方式會因無規則而導致執行低效，時常發生扯皮。

　　例如，如果對於任何給定的流程任務都沒有規定的截止日期和交付內容，則員工最終可能會花費比所需時間更長的時間（使整個工作流程變慢）。或者，某些員工可能有一種更高效的方法來執行工作流，而這需要更少的時間或產生更多的輸出，該種方式本應該被採納並推廣。具有記錄在案的工作流程為執行流程建立了最佳實踐，可確保流程以最高效率完成。標準化流程和工作流程可以提高您的生產率，產品質量甚至員工士氣。

　　

　　改進與優化

　　除非企業或組織進行持續的流程改進，否則工作流程可能沒有達到預期的效率，或需要經過一些改進即可達到預期效益。

　　記錄了工作流程後，將大大簡化分析工作流程，查找改進並持續實施不足之處，如果流程中有很多步驟和任務負責人，那麼這一點就顯得尤為重要。將工作流程放到紙上可以使各崗位更好地了解如何改進或優化流程。例如，您可能意識到可以完全省略某個處理步驟，那些操作步驟之間可以整合在一起完成。

　　

　　保存專有技術

　　對於沒有文檔化工作流程的組織或企業，其內部知識庫會變得不穩定。例如，如果關鍵員工離職，會發生什麼？甚至更糟的是，有幾名員工（一直在處理給定的流程）同時離職，這些工作該如何交接給其他人員或新員工，只是口頭的工作交接在日後必定會遇到一些問題。最終會失去有關如何執行該工作流程的知識以及正確執行該工作流程的任何最佳實踐。因此，必須從頭開始解決所有這些問題，從而避免浪費時間、精力和金錢。

　　但是，將工作流程記錄在案，可確保永遠不會發生這種情況，交接崗位人員或新員工可參照流程彙編手冊快速上手操作，保證業務正常運轉。

　　如何通過3個簡單步驟記錄工作流程？

　　通過上面內容的講解，現在知道了為什麼應該記錄工作流程，讓我們繼續了解「如何記錄工作流程？」：

　　流程圖：使用筆和紙或某種繪圖軟體創建流程圖。創建過程流程圖非常簡單，只需繪製一個流程圖，每個塊都包含一個任務，定義好任務中的崗位角色、辦理時間、辦理輸出和相互之間協同性等。

　　

　　step＃1：確定工作流程和步驟

　　如果您只是從工作流程文檔入手，則應該選擇最核心的工作流程（即影響最大的工作流程）。雖然掌握了記錄方式後，記錄工作流程似乎更快，更容易，但是與長期從事該流程工作的經驗豐富的員工協商總是一個更好的方式，業務線上的經辦人員才擁有對流程梳理工作最高的話語權，梳理之後的流程是否順暢及好用。畢竟，他們是知道執行工作流的最佳方法的人。

　　然後，列出工作流所包含的確切任務，包括所有重要信息-誰負責每個步驟，每個任務的截止日期應該是什麼以及可能有助於完成任務的任何小細節。

　　step＃2：邀請相關同事進行討論

　　梳理和記錄流程並不是一個人紙上談兵就行，確定好流程文檔規範後，需要先根據現有資料整理記錄流程。整理好流程初稿後需要將文檔發送給各崗位員工進行討論，流程定義、環節定義、工作屬性等是否符合實情。每一個整理流程都應該讓其崗位人員參與進行詳細討論，不斷優化內容。

　　step＃3：創建工作流程模板

　　經過反覆的討論修改之後，已經對流程細節有很好的掌握，接下來就需要根據這些明確的信息進行流程模板建模。將流程屬性、流程環節、崗位人員和流程表單等信息整理成流程模板，模板中會詳細定義整個流程過程，模板定義好之後可以讓接觸的人員快速了解流程功能及定義。記錄好的流程模板需要在後續工作中不斷的修改完善，保證流程文檔的內容都是最新。

　　

　　監控和改善工作流程

　　在完成工作流文檔的記錄後，可能會認為現在應該可以再也不用管流程相關事情了。但其實並不是，文檔化只是第一步–要充分利用工作流程，需要不斷監控其性能並盡一切可能改善優化。

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