信息技術快速發展，越來越多的物聯網技術被應用到檔案管理中來，然而傳統密集架的缺點也被逐漸暴露出來，無法滿足當前檔案管理的需求。至於為什麼要說在檔案行業中，智能密集架是被需要，而不是被選擇。看完傳統檔案架的不便之處就應當了解。
傳統檔案架普遍使用固定列式檔案架，將整理完的檔案按照分區分別存放，在架體上貼有提示標籤。或是手搖可移動列式的檔案架，檔案管理規則與固定列式檔案架相同，於檔案管理而言都存在以下共同問題。
無溫溼度控制，檔案資料的存放管理對環境有明確的要求，過高或過低的溫度，過溼或過幹的空氣環境都會對紙張纖維素造成破壞，使自己材料分解，不利於檔案資料長久保存。查找困難，傳統檔案室的檔案材料分區分類存放，查找時要先到區找到類別，再翻閱檔案查找需要的那份檔案。如檔案數量大的情況，查找就十分困難，嚴重影響工作效率。盤點複雜，定期盤點是檔案工作者頭疼的難題，根據檔案清單，對照紙質檔案一個個對比，工作量大且容易出現疏漏。防盜性差，傳統檔案室遇借閱人員較多，現場混亂且管理人員不足時，容易造成檔案丟失。
智能密集架是集手動、電動、電腦控制於一體的智能化網絡密集架，可實現遠距離操作，宏觀自動化架體控制。三種傳動方式各自獨立，互不影響。具有自動控制、內容感知、安全防護等功能。
安全防護，智能密集架集成溫溼度檢測模塊，對檔案室的溫溼度進行實時檢測，當溫溼度超出閥值，會發出溫溼度調節提醒，如連接溫溼度設備，可實現檔案室溫溼度自動調節。此外智能密集架以冷軋鋼板材質根據相關標準設計生產，具有防塵、防鼠、防火、防震、防盜的功能。
智慧化管理，智能密集架系統中融入的物聯網、大數據、雲計算等技術，可實現檔案資料的無序存放有序管理，對檔案管理進行智能化盤點，同時可通過相關控制系統將檔案管理數據情況以可視化形式展現，有助於檔案管理人員進行整理，且簡化了盤點流程，節省人力。
在密集架的採購中，很多人因為價格或其他方面會將智能密集架作為被選擇項，然而價值這件事情有時候是價錢無法衡量的。在社會、科技的發展中，智能密集架於檔案行業而言是趨勢、是需求，它所呈現的價值遠遠大於它的價格。