如何使用Excel建立最規範的員工花名冊，如何更有效率的維護更新員工花名冊，成為HR效率達人，這一篇不看不行！
《員工花名冊》是每個企業中人力資源檔案最的一項，管理者可以通過它了解和掌握企業的現有人力資源情況，以便能達到知人善任的管理目標，當然這是是勞動合同法的基本要求：
勞動合同法第七條 勞動關係的建立 用人單位自用工之日起即與勞動者建立勞動關係。用人單位應當建立職工名冊備查。
大多數的HR從業者在進入工作單位中，接觸的第一個人力資源電子檔案就是《員工花名冊》了，記得第一天上崗時我的主管/辦公室主任（那時候都叫主任）就給我一個電子表格花名冊，讓我負責員工檔案的錄入及更新工作，就是根據紙質的《員工檔案表》來提取出關鍵欄位來然後錄入到Excel中，那時的我Excel操作還不是很熟練，看到主管發我的表格中那麼的「神奇」：
輸入身份證號就性別就能自動判斷男/女，提前提醒員工生日；
自動生成出生日期；
自動計算年齡；
自動計算工齡；
輸入入職時間後就能自動計算員工的入司時間（工齡）等等，
這種「神奇」成為我日後深入學習Excel的動力，直到現在還對Excel情有獨鍾。好吧，言歸正傳。
一.我們來探討下《員工花名冊》表格需要哪些欄位（列）及部分欄位類型（單元格格式）是什麼：
（1）序號：便於統計人員
（2）姓名：要注意同名同姓的員工
（3）部門：員工所屬部門
（4）崗位：現有工作崗位
（5）手機號碼：便於聯繫也便於我們做通訊錄，文本型
（6）出生日期：便於進行生日福利（激勵），日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（7）最高學歷：
（8）性別：
（9）年齡：
（10）身份證號：很重要，文本型
（11）參加工作時間：便於了解從業經驗和年休假計算，日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（12） 進公司時間：便於統計工齡及員工穩定性考評，日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（13） 合同籤訂時間：勞動合同法規定要件，日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（14） 合同終止時間：勞動合同法規定要件，日期型（自定義yyyy/mm/dd）
（15） 合同期限：勞動合同法規定要件，注意試用期規定
（16） 現住址：現有能聯繫的住所地址
（17） 身份證住址：
（18） 婚姻狀況：便於考量員工家庭情況及工作期望
（19） 緊急聯繫人姓名及聯繫方式：很重要，突發事件及時聯繫
（20） 司齡：便於員工穩定性考量及工齡激勵
（21） 備註：
（22）......
這裡的「單元格」格式就是數據在單元格中顯示的格式，叫做數據類型更好區分，有一定資料庫如MySQL基礎的同學應該都很好理解，在Excel中單元格格式有下列幾種，如下圖：
我們看到office中常用的格式以上幾種，自定義給了我們更多定義單元格格式的空間，我們在這裡需要對上述（6）（11）（12）（13）這些日期型（yyy/mm/dd）單元格格式進行操作演示：
其中的我們使用了自定義格式中的（yyyy/mm/dd）這個代表的是讓他顯示日期型格式並且年四位，月份兩位，天兩位的日期就是（1987/08/19）。其他幾個日期型欄位使用同樣的方法進行設置。
二、基礎數據的錄入
這要求我們的力資源基礎工作要做好，這些基礎數據來源於我們紙質或電子的人力資源檔案，如員工的招聘錄用階段的《求職登記表》、《員工履歷登記表》、《員工異動審批表》、員工的身份證複印件、證書複印件、技能、職稱證書等資質類文件，我們一定要注意核實這些文件的真實性，在這些檔案文件中提取我們要填寫錄用的數據。因為第一步我們已經將欄位名稱（列）確定，每一欄位（列）的數據類型（單元格格式）也確定，那麼直接錄入就可以了。
三、編寫自動計算欄位（列）的函數公式
（一）出生日期自動生成
核心函數及解析：MID() ;Date();
MID取文本字符串中從指定位置開始的特定數目的字符
語法：MID(text, start_num, num_chars)
text 要取的目標字符串
start_num 從第幾個字符開始取
num_chars 取幾個
DATE 函數返回表示特定日期的連續序列號。日期函數
語法：DATE(year,month,day)
簡單說就是將三個單獨的值並合併為一個日期
公式解析：
=DATE(MID(J3,7,4),MID(J3,11,2),MID(J3,13,2))
我們知道身份證號碼中的7—14位數字代表著出生日期，這個函數的功能首先是將身份證號中代表出生日期的文本字符提取出來，然後在將字符轉換成我們要的日期型格式。
這裡給大家分享一個小技巧來調試自己公式函數，打開數據選項卡/公式求值，可以分布調試直觀又好用：
（二）性別自動生成
核心函數及解析：VALUE();MOD();IF();
VALUE 取將代表數字的文本格式轉變成數值格式，返回值是一個數值。
MOD返回兩數相除的餘數 ，也叫「取模運算」「取餘運算」。
MOD(number, divisor)
number：被除數
divisor：除數
IF函數允許通過測試某個條件並返回 True 或 False 的結果，從而對某個值和預期值進行邏輯比較。
=IF（內容為 True，則執行此操作，否則就執行其他操作）
因此 IF 語句有兩個結果。第一個比較結果為 True，第二個比較結果為 False
公式解析：
=IF(MOD(VALUE(MID(J3,17,1)),2)=1,"男","女")
身份證的第17位代表性別，奇數為"男",偶數為"女"，我們將取得的數與2相除得到的餘數，來判斷性別，當然這裡還可以不使用取餘運算來判定數字的奇、偶性，在Excel中專門有一個函數來判斷數字的就是ISODD()那麼上述函數也可以這樣寫：
=IF(ISODD(MID(J15,17,1)),"男","女")
也可以這麼寫
=IF(ISEVEN(MID(J14,17,1)),"女","男")
這三種公式的結果都是一樣的，大家可以自己試試。
（三）年齡自動生成
核心函數及解析：TODAY();YEAR();MONTH();IF()
TODAY:該函數沒有參數，返回當前系統（當前使用的電腦）日期的序列號， 序列號是 Excel 用於日期和時間計算的日期-時間代碼。
圖中的1986/12/9日期格式與在常規格式中序列號為31755，可見在Excel中，日期和時間函數的運算是通過序列號運算的；
YEAR：返回對應於某個日期的年份。
MONTH:返回對應某個日期中的月份。
公式解析：
=(YEAR(TODAY())-YEAR(F3))+IF((MONTH(TODAY())-MONTH(F3))<0,-1,0)
這部分主要是日期函數的應用，上述公式中的計算精度到月份，若是根據天數來精確計算年齡，需要將公式重寫，大家可以試試。
使用公式求值工具看看計算的步驟吧
（四）司齡的自動計算
核心函數及解析：DATEDIF();TODAY();
DATEDIF計算兩個日期之間相隔的天數、月數或年數。
DATEDIF(start_date,end_date,unit)
start_date:要計算的起始日期；
end_date:要計算的結束日期；
unit:結果返回的類型
"Y"一段時期內的整年數。
"M"一段時期內的整月數。
"D"一段時期內的天數。
"MD"start_date 與 end_date 之間天數之差。 忽略日期中的月份和年份。
「YM」start_date 與 end_date 之間月份之差。 忽略日期中的天和年份
"YD"start_date 與 end_date 的日期部分之差。 忽略日期中的年份。
便於記憶和理解，我們可以把這個函數看成datedifferent的簡寫，就是來計算兩個日期的差，我們需要什麼樣的結果就要填入對應unit的值。
公式解析：
=DATEDIF(L3,TODAY(),"m")
（五）合同期限的自動計算
核心函數及解析：DATEDIF();MOD();INT();IF();
INT：將數字向下捨入到最接近的整數，簡稱向下取整。
其他函數都是我們介紹過的了，這裡就不加贅述了；我們先看看公式，為便於理解我將公式分段展示：
=IF(DATEDIF(起始日期,結束日期,"m")>=12, //第一次判斷
IF(MOD(DATEDIF(起始日期,結束日期,"m"),12)=0, //'第二次判斷'
INT(DATEDIF(起始日期,結束日期,"m")/12)&"年",
INT(DATEDIF(起始日期,結束日期,"m")/12)&"年"&MOD(DATEDIF(起始日期,結束日期,"m"),12)&"個月"),
DATEDIF(起始日期,結束日期,"m")&"個月")
看起來很長的樣子，這個主要是IF函數的用法，在程序語言中IF....else，D0...while這個都屬於流程控制，這麼長的公式來了那我就簡單畫個流程圖：
介紹到這裡我們基本上把花名冊中主要的函數要點都分享完畢了，其他欄位就只是編輯填充就好了！
員工花名冊建好後我們還能根據員工花名冊做更多人力資源分析工作，如人力資源結構分析等等。好吧今天就分享到這裡！
作者：HRlliang，一個會寫代碼的人力資源從業者，本文為作者原創，轉載請註明來源，謝謝。