工作幾年下來，小黑最大的感觸就是凌亂。由於平時需要用到大量文檔、表格、圖片、打包文件，電腦桌面永遠是亂糟糟的，有時候花費大量時間歸納整理，不出三天電腦桌面又恢復凌亂的模樣。久而久之，小黑也無心整理電腦桌面，只是不定時將大量文件整理到同一個文件夾中，以年月日期命名。
對於不堪入目的電腦桌面，小黑也曾想過找一款軟體幫忙整理，一度使用騰訊桌面整理一鍵分類。然而騰訊桌面整理只能將桌面文件分類到文件夾中，並沒有對文件進行智能分類，找起文件反而更加困難。每次在騰訊桌面整理文件夾中找文件的時候，看著一堆密密麻麻的文件，總是讓人心煩意亂。
老實說，文件整理排序、查找保存、同步分享這些功能，大部分白領工作者都避免不了的常規操作，對於工作生活有價值的數據、文件、素材，對於每個用戶來說都是無價之寶。
在長期使用文件管理軟體使用過程中，小黑髮現有不少軟體與系統技巧值得學習，掌握好了可以減少大量檢索文件的時間。人生如此美好，小黑可不想浪費時間在找文件上。
一直以來，不少蘋果的擁躉都在吐槽Windows 系統的文件管理功能，macOS 自帶標籤功能，可以分門別類的文件進行管理。打開Windows 系統資源管理器，可以看到快速訪問、onedrive，此電腦等訪問入口，所有文件都儲存在各個磁碟之中。想要快速找到某一文件，多半只能一個個文件夾挨個尋找，雖然Windows 系統自帶快速訪問功能，但是小黑實際測試發現檢索結果並不精準。
以前幾天撰寫的稿件為例，小黑希望查找之前寫作的素材。輸入關鍵詞「0119」，立馬彈出之前的文稿。然而小黑想要找到當天配圖，輸入「圖片」卻怎麼也找不到想要的文件。由此可見，快速訪問功能僅限於文字檢索。
此外，快速訪問功能還面臨模糊搜索能力差的問題。小黑想要查找電腦中與5G 有關的素材，輸入「5G」點擊回車之後，只能發現兩篇文章，其他內容一概沒有顯示。
快速訪問是微軟在Win10 上新增的功能，與此同時也取消了「庫」功能的顯示。想要使用該功能，首先需要在文件資源管理器的查看選項中選擇「顯示庫」，接著需要將不同的內容添加到庫中。
添加方法很簡單，就是選擇不同的文件夾，滑鼠右擊選擇包含庫，想要將其分到哪一個庫就分到哪一個庫。系統自帶的庫有圖片、本機照片、視頻、保存的圖片、文檔、音樂六種，用戶還可以根據需要自由分類。比如小黑新增的「我的極刻」庫、「智慧生活」庫。庫的種類與名稱都沒有限制，可以隨意設置。
Win10 上的庫功能，實際上就是macOS 中的標籤功能，通過標記庫來將文件分類。如此一來，電腦中的所有文件夾就像一個樹狀網絡一樣，有秩序的按照不同類別分成不同的庫。或許有人覺得庫功能不適用，設置文件夾同樣可以實現這些功能。其實不然，庫只是文件管理輔助工具，文件雖然顯示在庫中，但是文件本身仍然存儲在原來位置，標記成不同的庫只是為了讓用戶更加方便的找到文件。
此外，工作時常常需要在不同項目中用到同一文件，過去最簡單的方法就是複製粘貼重新拷貝一份。這樣久而久之電腦中的文件就會變得重複且臃腫。庫功能可以建立不同的子庫，同一文件可以標記到不同庫中，這樣既不用移動文件位置，又能可以在不同項目中快速找到文件。
總的來說，庫功能是微軟自帶的文件整理竅門，在處理龐雜文件時可以更加省力。不過庫功能只能標記文件夾，不能標記單一文件，這一點極大的制約了它的功能屬性，也是小黑重新尋找文件整理工具的原因之一。
Windows 系統自帶庫功能受限之外，本身還沒有自動分類功能。對於習慣於智能化軟體的小黑來說，這樣的功能顯得有些雞肋，小黑真正想要的還是那種可以自動分類的整理軟體。
在多方尋找之下，小黑髮現一款經典老牌且開源免費的文件批量整理軟體DropIt ，這是一款強大的文件分揀+加工處理工具，只需將一大堆文件拖放到它的懸浮窗口上，然後點擊開始按鈕，它就能按你預設好的「協議」(一組規則和操作)，自動化地將文件分門別類放進對應文件夾，瞬間就能幫你整理歸類好堆積如山的雜亂文件和文檔。
DropIt有一個缺點，就是沒有中文版，小黑下載安裝時發現，軟體提供十幾種語言選擇，偏偏沒有中文，無奈之下只能選擇英文版。好在安裝流程都比較熟悉，順利將DropIt軟體安裝到電腦中。
打開軟體，小黑頗為吃驚，直接顯示一個大大的箭頭，而且各個選項都是以中文形式表現，看來英文版與中文版也沒有什麼不同。在默認設置下，沒有文件分類功能，在開始分類之前需要設置自定義。
自定義文件內部有自帶額多種模板，比如擦除器、清單製作器、照片陳列室、解壓器等等，可以輔助不同類型文件一鍵整理。小黑為了體驗更多內容，選擇從頭設置一個自定義文件管理規則。點擊左下角添加可以新增全新的規則。
新增規則，首先需要設置名稱、圖標、尺寸與透明度，這些都是可以自由調節的內容。圖標頭像自帶數十種圖片，可以根據喜好自由選擇。
選好圖標之後，點擊文件257，DropIt軟體箭頭圖標直接變成新換的圖標。原來該軟體一次只能運行一種文件規則，運行時圖標也會隨之變化。
當然，完成這些還不夠，還需要添加不同類型文件的分類方式。在新建協議中，需要填寫名稱、規則、操作、目標文件夾四大類。名稱一欄可以隨意填寫；規則一欄點擊右側按鈕，系統會自動彈出不同類型文件額格式，比如圖片常用格式jpg，選擇之後會彈出一個「*.jpg」，其他類型文件與此類似。
操作一欄即文件即將發生的動作，有複製、移動、刪除、重命名等多種選擇，一次只能選用一個（前面格式一次可選用多個）。選擇好之後設置目標文件夾，也就是整理動作操作之後的文件夾，也就是Windows 庫類似的文件夾，其中庫也能充當目標文件夾。
小黑隨意在桌面上找到一個文件夾「12」，選好之後保存。接下來將規則設置為jpg文件，操作設置為移動，再將桌面文件拖往圖標出，此時jpg 格式文件會自動移動到「12」文件夾，其他格式文件顯示格式不兼容。
體驗完之後，小黑明白DropIt 在於批量自動化處理，用戶完全可以按照自己的工作需求來量身定做一套自己的「協議」。從功能屬性上來看，DropIt 還未達到自動化標準，無法智能文件分類。不過目前這個階段已經讓小黑比較滿意，針對 *.docx; *.doc; *.xlsx; *.xls; *.pptx; *.ppt; *.wps 等格式的 Office 辦公文檔，小黑可以將它們批量移動到「工作文檔」目錄裡，以文檔、表格、PPT 分類存放。
當然，按照文件格式存放遠遠談不上分類，針對文檔我們還可以通過檢測文件內容功能，篩選出文檔內容裡包含有 「合同」、「協議」、「報表」、「發票」、「項目名稱」、「通知」等關鍵字，進行更細化的分類，把它們再放進對應的文件夾去；針對圖片，也有「拍攝時間」、「解析度」、「相機」等細分選項可供選擇，可以盡情分類。
綜合來看，DropIt 提供較為細化的分類標準輔助用戶分類，用戶拖動單個文件或者文件夾，就能根據其自身屬性歸納到特定文件夾中去。如此分類之後，也有利於用戶快速查找文件。
對比Windows 自帶庫，DropIt 功能屬性顯然更加強大。除了整理文件，它還能安全刪除文件、批量打包解壓文件、自動生成清單，還能自動生成照片陳列室。此外，由於DropIt 自帶批量處理功能，還能批量處理文件格式，比如將 PSD 源文件批量轉換為 PNG 圖片，做設計的小夥伴肯定遇到大量PSD格式文件。通常來說，需要打開PS 重新保存為PNG 圖片，但是DropIt 可以通過規則修改批量轉化，不用一個一個打開 PSD再逐個保存。
Windows 系統作為老牌辦公系統，其自帶文件管理工具與第三方軟體工具都非常齊全，除了小黑介紹的幾款之外，還有素材整理神器eagle、Total Commander 協助文件管理工具、Listary 快速檢索文件工具、everything 全能搜索工具，它們之間相互配合，可以爆發出驚人的效率。
當然，回到文件管理本身，最關鍵並不是工具，而是整理思路，這些軟體工具只是減少工作量，真正決定文件分類整理效率的還是用戶自身分類邏輯。找好文件多級分類標籤、項目與思路，這才是減輕資料分類壓力最重要的事情。