星標【行政匯】，不錯過行政實用好文
公司在搬家時，行政往往都會遇到辦公室布局問題，是按照員工職務高低來分配位置？還是根據業務需求來劃分？又或是遵照風水來安排？這些做法都很難符合現代辦公室布局要求。
現代辦公場所布局主要目的是打造一個共享多樣的辦公室環境，既能激發員工的創造思維、提高協作和溝通效率，又能營造積極向上的工作環境和企業文化，最終提高企業創新力和競爭力。
為員工創造一個良好的辦公環境，不僅能提高員工的滿意度，還能激發員工積極性和創造力。因此辦公場所的設計和布局要實施「共享多樣的辦公環境策略」。
傳統辦公場所的局限性
在多數的傳統企業中，無論是總裁還是行政負責人在辦公室布局時，常按照職務不同而有差別地安排辦公室，會議室也是隨意分布。也有些企業家側重於風水研究，在辦公室布局時，處處按照風水理論來規劃。
▲固定座位為主的常駐辦公區佔據了絕大部分區域；以會議室為代表的合作共事區見縫插針的布局；不同等級的中層及高層管理人員有著大小不同的單獨辦公室，單獨辦公室中老闆的辦公室往往是最大的。
傳統辦公室布局主要有三方面的局限：
一是對高管人員辦公環境的關注大於對基層員工的工作環境的關注，這會導致員工在歸屬感方面的失落。
二是沒有充足的合作共事區域，會降低員工之間溝通協作的積極性和效率。
三是在辦公文化方面，屬於典型的「專制型」，即員工只需完成各自工作，決策均有高層制定。在等級森嚴的辦公環境，會強化這樣的辦公文化
如此辦公環境，由於物理隔牆較多，空間設計體現出的等級標識明顯，容易衍生本位主義，員工間易產生心靈的圍牆，只關注自己負責的工作，不願意表達自己的想法，不願意彼此交換工作經驗，缺乏溝通、互動與協作。
現代辦公場所釋放創造性
許多行政人認為，激發員工的創造性可以採取物質激勵，這種想法沒錯，但一個良好的辦公環境能夠通過提高員工的工作效率和積極性，從而幫助企業提高創造力和競爭力。
辦公環境對員工的影響主要由五方面來實現。
1.促進員工身心健康
良好的辦公環境可以支持員工在生理、心理以及認知層面的健康，使得員工處於理想的工作狀態，這對於工作效率至關重要。
2.鼓勵合作共事
溝通協作是當今工作的重要形式，越來越多的工作需要在員工之間、團隊之間相互協作來完成，一個良好的支持溝通協作的環境就能提高效率。
3.支持工作模式之間的切換
在工作中，員工既需要獨立處理各項事務，也需要與其他員工或團隊展開合作共事。一個良好的辦公環境通過合理規劃辦公空間，幫助員工實現在不同的工作模式之間的切換，而不會相互幹擾。
4.塑造企業文化
辦公環境是企業文化塑造的重要一環，能夠增強員工對企業的認同感和歸屬感。
5.激發創新
創新是一項實體活動，它取決於人與人之間的互動。因此把人們聚集到一起，這對於創新來說非常關鍵。在這個過程中，辦公環境扮演著重要角色。
現代辦公環境最本質的一點：辦公環境要能夠支持員工完成各種不同的工作任務，員工能夠根據自己的工作任務選擇工作的區域和方式。
網際網路化形態辦公模型
我-獨佔：當員工獨立工作或是思考問題時，比如構思方案，閱讀文件資料，不想受到外界的幹擾。這時就需要一個專屬的空間，能夠讓員工更加專注於個人辦公。
我-分享：當員工需要與他人合作共事，或者進行會議時，需要發表自己的想法或與同事分享信息數據，這時就需要一個可以促進團隊合作的會議空間，幫助你更有效工作。
我們-獨佔：在員工進行學習或企業培訓時，這就是一個累積知識的過程，如果培訓室可以將思考過程變得可見並且可以和他人分享時，那學習過程會更高效。
我們-分享：這是一個社交過程，同時也是一個知識互換過程。當員工與他人分享信息時，無形中也拉近了彼此的距離，讓溝通變得更加輕鬆，更易激發你的創新靈感。
一個互聯化的辦公場所為固定辦公的員工安排好固定的辦公區域，為移動辦公的員工設置可以共享的「流動辦公區域」，為個人和團隊辦公提供多種區域，方便大家使用。
這種概念所形成的現代辦公空間由原來割裂、封閉的狀態變成共享多樣的辦公環境。「多樣化辦公環境策略」具體是大力壓縮封閉的辦公位，擴大多功能共享區域。合作辦公不僅出現在嚴肅的會議中，還出現在休息區域、團隊辦公區域、項目會議室，通過一些輕鬆的非正式互動來展開。
現代辦公室規劃圖
A公司辦公面積有7萬多平方米，員工人數5000多。其CFO說：「我們不想把辦公場所布置成等級森嚴的傳統形式，而是要給員工創造一個靈活有創意的環境。」所以辦公場所沒有分成明顯的條塊，儘量在裡面融入方便交流的功能。公司在辦公樓的7層和8層間建造了「南瓜屋」廣場，在辦公區中還設有滑梯、吊椅。事後證明，這個辦公環境特別受到員工的歡迎，大家喜歡在這裡開會和非正式溝通。
作為一家網際網路創業公司,A公司還根據工作特色安排辦公空間。有的團隊工作需要大範圍大強度的溝通，公司儘量把這些團隊放在開闊的地方，以便提高溝通效率。有的研發團隊由於工作目標已經確定，不需要強烈的發散型思維，工作性質要求不受外界的幹擾，公司會安排到相對封閉幽靜的環境。對於辦公桌椅的擺放，把研發部門的一些小團隊布局成一個一個島的形狀，桌椅的布局由傳統的並排式變成十字交叉式。這種安排沒有明顯隔斷，目的也是方便大家溝通。
針對企業的建議
對於傳統式企業辦公空間，企業應把注意力從關注等級轉移到工作模式上來。按照工作模式所需要的人員和設備的支持來設計辦公空間，以下是具體建議。
01
優化置業使用
中國員工可以忍受相對密集的辦公區域規劃，這就為設計其他活動空間騰出了更多位置。更為先進的行政領導辦公區域設置可以選擇相對較小的辦公室，取消傳統的用於私人休息或者學習的功能，創造出一個適合個人辦公的空間，同時也可以作為私人辦公室來接待公司的訪客。如果領導辦公室很大，可以將辦公室規劃成幾個區域：領導個人工作區、會客區、與高管成員合作共事區等，提高空間利用效率和工作效率。
02
強化合作共事
合作共事並不一定意味著四面封閉的會議室和冗長的會議，越來越多的合作共事可能是隨時發生、持續時間不長（15-30分鐘），因此規劃不同的非正式的合作共事區域對提高員工參與的積極性至關重要。另外，自然採光及良好的通風隊員工健康很重要，將光線敞亮和通風透氣好的地方留更多的員工。
來源：《哈佛商業評論》，本文有改動