今天帶大家一起來看看 【商務英語郵件寫作的10條建議】 更加細化地手把手來教你～
1. Start your email with greetings
有很多可以放在郵件開頭的稱呼，但是比較標準的是以下幾個：
Dear First name + Last name
Dear Mr. / Ms. Last name
Dear Mr. / Ms. First name Last name
Dear Dr. Last name
To whom it may concern
(當你不知道收件人是誰時，可以使用這個)
2. Say Thank you
如果是基於對方回復了你的郵件之後你再發送郵件的，那在郵件開頭一定要記得對對方的回覆表達感謝，也能給對方留下一個比較好的印象，例如：
Thank you for your prompt reply.
感謝您及時的回覆。
3. Be clear and precise
無論你接下來要寫的郵件內容有多複雜，一定要記住在郵件的最開頭清楚說明自己的目的，這能很好地幫助對方立刻明白這封郵件的目的，並且幫助對方節省時間抓到重點，例如：
I am contacting you as…
我聯繫您是因為…
I am writing to you in reference to/regarding…
我寫這封郵件給您是關於…
4. Save someone’s time
對郵件內容進行分段編輯是非常重要的。現代人的工作節奏都非常快，如果我們郵件密密麻麻一堆，會讓對方找不到重點，也沒有耐心看下去。所以我們需要根據自己的重點進行分段來編寫內容，讓郵件內容更加簡單明了，最好可以使用bullet-points(項目符號)，讓讀者閱讀起來更輕鬆。
5. Informal V.S. Formal
根據你郵件的收件人，在編輯郵件內容時要注意區分使用正式用語和非正式用語，舉兩個例子：
【非正式Informal】
Can you …?
【正式Formal】
I was wondering if you could…?
【非正式Informal】
Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.
【正式Formal】
I am afraid I will not be available to make it that day.
6. Everybody likes sandwiches or don’t avoid the negative
在溝通反饋中我們經常會說一個「三明治法則」，即先表達肯定，再提出建議或批評，最後提出改進方案，並且進行鼓勵和再次肯定。
那麼，如果我們需要在郵件中傳遞一些不好的消息或問題時，我們也需要遵循這個法則，即先給收件人提供一個中立的或者積極正面的信息，接下來開始闡述問題，並說明清楚引起問題的原因並且為什麼這個問題比較重要等，最後一部分提出可能的解決方案。
要知道，我們的目的並不是去隱藏問題，而是要讓收件人看到你在積極解決問題，這在職場中是非常重要的，你的態度決定一切。
7. The last vow
在郵件的結尾，要記得對收件人表示感謝，例如：
Thank you for your consideration.
謝謝您考慮這封信的內容。
(不同場景，有不同的翻譯版本)
Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.
如果您有任何問題，請及時聯繫我。
I look forward to hearing from you.
期待您的回覆。
8. Write a closing to your email
在郵件的結尾，我們要記得寫上落款，根據你和對方的關係可以選擇合適的落款，例如：
Yours sincerely, (較正式，且你知道對方的名字)
Best regards, or Kind regards,
(較正式，普遍用法)
Take care, Thank you, or Have a nice day
(不是很正式)
9. Proofread your email
我們一定不要忘了最後一步，在我們發送郵件之前一定要通篇再檢查一遍，看看是否還有拼寫或者語法錯誤，又或者是一些大小寫的問題以及用詞是否準確。檢查仔細之後再發送出去。
10. Effective practice makes perfect
商務郵件寫作不同於普通的郵件書寫，一封好的商務郵件既能體現你的專業度，也能幫助你更好地開展業務，所以我們需要不斷地進行有效練習，提升我們的寫作水平，並讓我們逐步習慣這些寫作規則。