距離 OmniFocus 2 發布近四年,歷經三個多月的公開測試,老牌任務管理工具OmniFocus終於迎來正式更新,發布了 OmniFocus 3 for iOS。
在新版 OmniFocus 中,開發者做出了不少遵從用戶呼聲的改變,上下文改為多標籤,增加提醒功能等。但這些改變是會讓 OmniFocus 成為更受用戶喜愛的任務管理工具;還是因此失去自己特色,而被 2Do、Things 等後起之秀超越?
這不僅是 OmniFocus 開發者要思考的問題,也是你要作出的選擇。不過在討論這個問題之前,先讓我們一起來看看,OmniFocus 3 有哪些新功能。
如果你對 OmniFocus 還不熟悉,可以先行閱讀《手把手教你入門 OmniFocus(附最全面的資源匯總)》一文。
從裡到外,OmniFocus 3 的五大改變
在《最知名的 GTD 應用 OmniFocus 要更新 3.0 了,搶先看看有哪些新功能》一文中,根據開發者透露的消息,對為 OmniFocus 3 規劃的新特性做了詳細介紹。
在已經上線的版本中,儘管文中提到的功能沒有全部一次性出現,但標籤、提醒、新的重複機制等核心功能已經可以使用。林林總總的新功能新特性,可以歸納為OmniFocus 的五項根本性改變。
1. 全新的多標籤系統
無論其他變化多麼巨大,對於 OmniFocus 的用戶來說,最為關切的絕對是多標籤系統的出現。
在 OmniFocus 2 中沒有像 2Do、Todoist 一樣的標籤(Tag),而是上下文(Context)。「上下文」對應的是動作應該被執行的情景,可以是地點、時間或者執行動作的人。受到GTD 理念的影響,在 OmniFocus 近十年的歷史中,每個動作都只能被分配一個上下文。
在 OmniFocus 3 中,上下文將改名為標籤,並且和其他任務管理工具一樣,每個動作可以不受限制的分配的標籤。
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給動作添加多個標籤
如果你是 OmniFocus 2 的用戶,資料庫中原有的上下文將自動轉為標籤。在標籤窗口中,可以逐個為動作添加標籤。由於目前 Mac 版的 OmniFocus 3 還沒有上線,動作的第一個標籤將在 OmniFocus for Mac 中作為上下文。
2. 更強大的自定義透視篩選規則
用戶之所以不滿意單一的上下文,就是在自定義透視中很難靈活地根據上下文篩選動作。隨著多標籤系統的出現,自定義透視的篩選規則也將完全改變。
在 OmniFocus 2 中,是通過「過濾」、「聚焦」、「上下文選擇」等方式來定製自定義透視。在 OmniFocus 3 中,對動作的篩選統一放在「篩選規則」中。
自定義透視中的篩選規則設置
在「篩選規則」中你自由添加多條新規則,最後同時作用,達到篩選動作的目的。
例如想挑出沒有標記、但已經開始的動作,來檢查它們是否需要進一步執行,或者乾脆刪除掉,就可以將規則「無標籤」和「有推遲日期」相結合。
規則主要分為兩類:直接起篩選作用的規則,以及邏輯短語規則。前者比較好理解,上文出現的「無標籤」和「有推遲日期」都屬於這類,它們直接根據動作的屬性進行篩選。而所謂邏輯短語就是:
全部以下內容
任何以下內容
無以下內容
這三條規則。邏輯短語的作用在於,所有規則都可以嵌套在這三條邏輯短語中,從而產生不同的篩選效果。
假設我們現在想挑出的是沒有標記、而且沒有截止日期的動作,但現成的規則中沒有「無截止日期」這一條,就可以把「有推遲日期」放在「無以下內容」中,兩條規則合成一條,達到挑出無推遲日期動作的目的。
如果對 2Do 或者 Todoist 熟悉,就會明白其實 OmniFocus 3 的篩選規則,就是將 2Do 或者 Todoist 中的純文本語法規則,變成一條條可以直接用的規則。讓用戶像自由搭建樂高積木一樣,去拼出最終想要的效果,而又不用接觸相對難學的文本語法。
3. 更加符合 iOS 11 風格的界面
標籤和篩選規則是 OmniFocus 內核的改變,在視覺和界面設計上,OmniFocus 3 也做出了不小的變化。
最容易感知的是視覺風格上改變。 相比 OmniFocus 2,新版設計中更強調通過字體字重來區分層級。這對於以列表為主要內容的 OmniFocus 來說,在視覺和內在含義上形成了很好的呼應。
在界面設計上,OmniFocus 3 盡力在向 iOS 11 原生應用的設計靠攏。在界面中下拉顯示搜索框(之前是點擊搜索按鈕),將界面中的功能按鈕從上方儘可能統一移到下方工具條中。這些都是 iOS 原生應用通用的設計風格。
這種界面設計上的風格統一,也延續到了 iPhone 和 iPad 之間。
在 OmniFocus 2 for iPad 中,透視界面和大綱界面作為固定欄,動作界面會以一種特殊的排版格式,作為浮動窗口。而在新版設計中,大綱欄和動作界面作為固定欄,透視界面會以浮動的形式出現。但是三者更合理的分配了窗口比例,使得在 iPad 和 iPhone 上,三欄的內容布局看上起都是一致地。
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iPad 中的三欄設計
OmniFocus 2 for iOS 的界面設計還有一點為人詬病,那就界面中顯示的信息太少,導致層級過長,想從透視界面進到動作界面要多次的點擊,不像 2Do 一樣,界面保存清爽的同時,需要的操作步驟儘可能的少。在 OmniFocus 3 中各個界面的層級也在儘量減少,例如在項目透視中,會一併顯示動作組和動作,而 OmniFocus 2 中的動作組單獨佔了一級界面。
除了設計上的變化,界面的功能性也被優化。在 OmniFocus 中,你終於可以批量編輯動作。有專門的批量編輯模式,啟動後選中多條動作,就可以一次性修改它們的屬性。
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批量編輯動作
而在動作界面中,可以自定義界面中出現的動作。例如「持續時間」往往是用的較少的屬性,就可以選擇不顯示,保證界面的簡潔和精煉。
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自定義檢查器
4. 姍姍來遲的提醒功能
在更新《OmniFocus 入門與進階》教程中,有不少讀者提問,有什麼辦法可以讓 OmniFocus 到點提醒執行某個動作。又發現有不少用戶,在沒有它法的情況下,錯誤地將截止日期設置為提醒時間。
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添加自定義通知
在 OmniFocus 3 中,動作界面中新增了「通知」屬性,終於可以為每個動作單獨設置鬧鐘提醒,不僅不需要佔用截止日期,而且可以一口氣設置多個鬧鐘。在你為動作設置截止日期時,會跟 OmniFocus 2 一樣自動設定一個提醒。除此之外時提前時間的提醒和自定義提醒。
帶地圖的提醒信息彈窗
提醒窗口也小有改進,提醒觸發時的系統彈窗中,會顯示地圖,方便用戶直接查看。
5. 更簡單易懂的重複設置
OmniFocus 的功能一向以細緻強大聞名,但有時提供了過多的選項,反倒會讓用戶的學習成本無謂的升高。動作屬性中的重複就是這樣一個例子。
在 OmniFocus 2 中重複的類型被分為「定期重複」、「完成後再次推遲」和「完成後再次到期」三種,三者都會修改動作的推遲至和截止日期,但具體使用時又有所不同,極易讓人用的一頭霧水。
重複動作設置界面
而在 OmniFocus 3 中,不再需要選擇重複的類型,而是簡單地基於四個問題,引導用戶做出設置:
是否重複?
重複的間隔時多長?
在一個周期中的哪幾天出現?
完成動作後,日期是根據完成的時間修改,還是計劃的時間修改?
通過這樣引導式的設置,用戶不再需要提前思考好動作到底該怎麼重複,減少了誤用重複類型的可能。
如何評價 OmniFocus 3 for iOS
儘管有著諸多變化,但論及 OmniFocus 的基本設計哲學,仍然是一個以列表(項目)為框架,以透視為主要應用方式的任務管理工具。
正如在《最知名的 GTD 應用 OmniFocus 要更新 3.0 了,搶先看看有哪些新功能》一文中我曾寫道:
從 OmniFocus 2 到 3,不變的是它對透視(Perspective)的重視。
縱觀 OmniFocus 3 的變化趨勢,可以看出它改變的內在動力在於用戶的呼聲。用戶在其他工具中習慣了多標籤系統,就難以接受單一的上下文;用戶習慣了被動式的通知提醒,就不再能接受 OmniFocus 所希望的主動檢查清單的使用方式。
對於開發者來說,用戶對功能的需求當然不能置若罔聞,就像建築師不能僅考慮整體美學,而忽略的居住者的實際體驗。但由此而來的問題是,用戶的需求能不能真正反映產品的設計哲學?
在 OmniFocus 3 身上,我們看到了用戶被賦予了更多的「自由」:分配標籤的自由,自定義透視的中篩選的自由,設置鬧鐘提醒的自由。
用戶可以更靈活運用這些工具,但同時也有濫用它們的風險。標籤會不會因為數量增多變的難以整理?篩選條件會不會變的過於複雜,讓人難以上手?可以自行設置提醒,會不會讓 OmniFocus 太過打擾正常的工作流程,甚至出現鬧鐘太多嫌煩,反倒讓鬧鐘失去了應有的約束力。
不過在我看來,對於 OmniFocus 這樣一款重量級的任務管理工具,給予用戶靈活使用的空間是頭等大事。
從 2Do、Things 和 Todoist 的發展軌跡來看,它們在功能性上已經趕上或者超越了 OmniFocus,形成了一套事實上的任務管理工具的通用模型。如果 OmniFocus 不遵循這套通用模型,相當於不尊重用戶已經養成的使用習慣和任務管理理念。所以 OmniFocus 3,其實是一次主動轉變。如果有人能乘著時光機去到一兩年後,再回望這次 OmniFocus 3 的發布,會發現各家任務管理工具的設計哲學,在這個時間點開始逐漸靠近。
過於靈活的工具可以導致出現被濫用的風險,但是對於工具型應用來說,滿足用戶的實際需求的重要度,遠大於產品經理構想的理想使用流程。即使我認為單一上下文有可以思考動作的執行場景,沒有提醒會逼著我去主動檢查列表,在 OmniFocus 3 中我一樣可以保存之前的習慣。但在必要時,又能利用新特性帶來的好處。
升級價格
OmniFocus 3 和之前一樣,將採取免費下載試用 14 天,內購解鎖標準版或者專業版的銷售模式。
新用戶內購標準版的價格是 258 元,專業版則是 388 元。
如果你是在去年 10 月 18 日1,也就是 OmniFocus 官方宣布 OmniFocus 3 之後購買的 OmniFocus 2 for iOS,將獲得免費升級。如果是在此日期之前,則需要以折扣價付費更新。具體是升級到標準版 128 元,升級專業版 198 元。
購買建議
對於已經是 OmniFocus 2 的用戶,我強烈建議升級到 OmniFocus 3。即使很長一段時間內,繼續使用 OmniFocus 2 不會影響到你目前的工作流,但是 OmniFocus 3 帶來的新功能,會讓使用效率有進一步提升的可能性。
而對於尚未入手的用戶,更看重的可能是它和其他任務管理工具的對比。正如之前所說,目前的 2Do、Things、Todoist 等工具和 OmniFocus 在功能性上有著趨同的趨勢,所以要將重點放在特色功能上。
Things 有著精美的界面和易上手的特性,Todoist 的過濾和協同功能是它不同於其他工具的地方,而 2Do 則兼顧了設計美感和功能,而且早已加入 Setapp。如果你已經是 Setapp 會員,就能剩下一大筆購買費用。
那 OmniFocus 最大的買點呢?在功能層面有數不完的點,經過幾年在任務管理上的實踐,以及對任務管理工具的了解,我發現在這個領域,不管你想實現什麼樣的需求,OmniFocus 總會有相應的功能滿足你的需求。在長遠是時間線上來看,能省去了不少切換應用的時間。
正是這份對它的信賴,才讓我一直願意使用 OmniFocus,堅持任務管理。
關於《OmniFocus 入門與進階》教程
如果你想通過 OmniFocus 進行系統的任務管理,由我寫作的付費教程《OmniFocus 入門與進階》(限時 7 折)將帶你:
了解 GTD 中收集、釐清、整理、回顧和執行的流程,並且每一步都在 OmniFocus 中化作實際的操作;
解析 Mac & iOS 版 OmniFocus 應用本身的所有功能;
介紹 OmniFocus 與 AppleScript 和 URL Schemes 的結合使用。
這份教程在今年四月已經完結,故全部以 OmniFocus 2 為基礎進行講解。隨著 OmniFocus 3 的更新,將以此教程為基礎進行更新。
在之前的公告中,我們承諾「在 OmniFocus 3 教程發布前的三個月內購買 《OmniFocus 入門與進階》的讀者,可免費升級到 OmniFocus 3 教程」。但 OmniFocus for Mac 此次並沒有一併更新,也還沒有開啟內測。
考慮到 OmniFocus for Mac 的內測所需時間(作為參考,OmniFocus 3 for iOS 的內測時間超過了三個月),以及教程所需的內容準備時間,OmniFocus 3 教程很難在從今日起的三個月內開始更新。為了讓各位讀者更加放心的購買,我們決定:
從今天開始,所有購買《 OmniFocus 2 入門與進階》的讀者都可以免費更新到 OmniFocus 3 教程;
在這之前購買的讀者,都能以 3 折的優惠價格升級到 OmniFocus 3 的教程。
對於還沒購買過教程的讀者,簡單來說就是你現在可以放心點此前往購買(現正 7 折特惠中),先開始了解和熟悉 OmniFocus,等到 OmniFocus 3 教程更新時將自動獲得新教程。
希望 OmniFocus 3 的到來能讓我們的任務管理效率更上一層樓!